Gdzie jest teraz wyrób: kontrola realizacji zleceń produkcyjnych bez odpraw

Kontrola realizacji zleceń produkcyjnych oznacza, że o każdym wyrobie wiadomo trzy rzeczy: na jakim jest etapie, w jakim statusie i czy mieści się w planie. W Bimp te dane daje zadanie produkcyjne (Production task) na każdy wyrób, a sumę „zamówiono - wyprodukowano - zostało” pokazuje raport „Production Progress” (postęp produkcji).

Kierownik produkcji rano zbiera brygadzistów, żeby ustalić, gdzie jest partia szafek dla dealera. Wychodzi dwadzieścia minut rozmów, a do obiadu część odpowiedzi jest już nieaktualna. Poniżej jeden przykład przekrojowy: partia 40 szafek na czterech etapach, tabela statusów, liczenie i lista zaległości. Firma jest umowna.

Jak sprawdzić, na jakim etapie jest wyrób, bez odprawy?

Każdy wyrób prowadzi osobne zadanie produkcyjne (ZP): dokument na jeden wyrób z jedną serią, który przechodzi etapy specyfikacji. Na każdym etapie jest osoba odpowiedzialna i status. Gdy brygadzista zmienia status, Bimp rejestruje czas, a kierownik produkcji widzi to w dzienniku bez telefonów.

Dziennik otwiera się w „Production → Production task”. Zadania są pogrupowane według dokumentów źródłowych: według zamówień klientów (z numerem, priorytetem i liczbą serii w pracy) oraz według „Order for free stock” (zamówienia na wolny zapas). Jest wyszukiwanie i filtry według dat, statusów, etapów, osób odpowiedzialnych i zamówień. Zakończone zadania są ukryte, przywraca je przełącznik „Completed orders”.

Co skonfigurować, żeby etapy były widoczne?

Przed pierwszym zamówieniem trzeba przygotować katalogi i specyfikację:

W przykładzie specyfikacja „Szafka 3 szuflady” ma cztery etapy: krojenie, okleinowanie, montaż, pakowanie. Dla statusów warto utworzyć własny „Waiting for materials” i nadać kolory: w dzienniku z setkami wierszy kolor odróżnia pracę od przestoju szybciej niż słowa. Nowy status powstaje jako nieaktywny, więc włączcie „Active” i „Use for the Production task document”, inaczej nie będzie go na liście.

Partię rozbija się na pojedyncze wyroby. W zleceniu produkcyjnym kliknijcie „Create batches”, a produkcja stanie się wierszami po 1 szt. z własnymi partiami i seriami. Potem „Create based on → Production task”. Dla 40 szafek Bimp utworzy 40 zadań, po jednym na serię. Szczegóły konfiguracji i kroków opisuje artykuł „Production tasks” (pomoc dostępna po angielsku).

Jak wygląda tabela statusów partii 40 wyrobów?

Rano 21.11 stan partii jest taki. Etap, na którym stoi wyrób, to pierwszy etap bez statusu „Completed”.

Liczymy według etapów. Krojenie: 7. Okleinowanie: 5 + 4 = 9. Montaż: 4 + 2 + 4 = 10. Pakowanie: 2 + 2 = 4. Gotowe: 10. Suma 7 + 9 + 10 + 4 + 10 = 40, wszystkie wyroby uwzględniono.

Procenty: gotowe 10 / 40 = 25%, w pracy na etapach jest 30 wyrobów, czyli 75%. Przez krojenie przeszły 33 wyroby (9 + 10 + 4 + 10 = 33), a 7 stoi na pierwszym etapie: zabrakło płyty i w tym miejscu stoi status „Waiting for materials”. Skąd wzięło się akurat 7, wyjaśnia artykuł o zleceniu produkcyjnym: płyty wiórowej starczało na 33 szafki, a na 7 brakowało 12 m².

Jak policzyć, co jest opóźnione?

Do opóźnienia potrzebne są terminy. Planowana data startu i zakończenia stoi w zleceniu produkcyjnym i w zadaniu produkcyjnym, a terminy dla etapów ustawcie jako wewnętrzny harmonogram zakładu. W przykładzie jest on taki: krojenie do 19.11, okleinowanie do 20.11, montaż do 23.11, pakowanie do 24.11. Faktyczny start i koniec etapu Bimp zapisuje sam, gdy status staje się początkiem lub zakończeniem etapu.

Porównujemy harmonogram z tabelą na 21.11:

Opóźnienie na krojeniu: 21 - 19 = 2 dni, na okleinowaniu 21 - 20 = 1 dzień. Opóźnionych jest 7 + 9 = 16 wyrobów, czyli 16 / 40 = 40% partii. Jest też druga kontrola. Według harmonogramu na 21.11 wszystkie 40 wyrobów miało już przejść krojenie i okleinowanie, a za montaż i dalsze etapy odpowiada 10 + 4 + 10 = 24 wyrobów. Różnica 40 - 24 = 16 zgadza się z opóźnieniem.

Dwa zadania produkcyjne w statusie „Paused” na montażu terminu jeszcze nie przekroczyły, ale warto otworzyć je w pierwszej kolejności: pauza zostawia materiały w rezerwie i nie przesuwa wyrobu dalej. Przyczynę pokaże historia zmian statusów w karcie zadania z czasem i autorem.

Co pokazuje raport „Production Progress”?

Dziennik odpowiada na pytanie „gdzie jest wyrób”, raport odpowiada na pytanie „ile łącznie”. Zbiera dla każdego zlecenia produkcyjnego kolumny „Ordered”, „Produced”, „Remaining” i „Shipped”. „Produced” bierze się z zaksięgowanych montaży: gdy ZP dostaje status „Product”, Bimp tworzy montaż wyrobu gotowego.

Dla partii z powyższymi statusami raport na 21.11 pokazałby takie liczby.

Zostało 40 - 10 = 30 i to suma wyrobów na wszystkich niezakończonych etapach (7 + 9 + 10 + 4 = 30). Z tego raportu handlowiec mówi dealerowi, że dziesięć szafek jest gotowych do wysyłki, a trzydzieści w pracy, i podaje datę z uwzględnieniem opóźnienia. Opisy filtrów i grupowań są w artykule „Production Progress”. Dla produkcji na zamówienia klientów w raporcie jest osobny przełącznik, który odcina wewnętrzne potrzeby zakładu.

Co dalej robić z zaległościami?

Dla każdej grupy zaległości jest własne działanie, a liczby z tabeli podpowiadają priorytet. Siedem wyrobów na krojeniu czeka na płytę: potrzeba 7 × 1,8 = 12,6 m², a po uwzględnieniu reszty 0,6 m² trzeba kupić 12 m². Dopóki płyta jedzie, zakład pracuje, bo dziewięć wyrobów na okleinowaniu i dziesięć na montażu daje front robót.

Dziewięć wyrobów na okleinowaniu opóźnia się o jeden dzień. Rozstrzyga to zasób ludzki: jeśli na etap przeniesie się jeszcze jednego pracownika, zaległość się skraca. Montaż z dwoma zadaniami w pauzie kierownik produkcji otwiera pierwszy, bo stoi za opóźnionymi etapami, a każdy dzień przestoju tam przesuwa wysyłkę całej partii. Wniosek wynika z dwóch wierszy dziennika i jednego wiersza raportu, bez zbierania ludzi w jednym pokoju.

Jak prowadzić kontrolę codziennie w dziesięć minut?

Rytuał składa się z czterech kroków:

1. Otworzyć dziennik i przefiltrować zadania ze statusami „Waiting for materials” i „Paused”. To lista przestojów, każdy ma przyczynę i osobę odpowiedzialną.
2. Przefiltrować według etapu, który według harmonogramu już miał się zakończyć. W przykładzie to krojenie i okleinowanie: 16 wyrobów.
3. Otworzyć raport „Production Progress” i uzgodnić „Remaining” z tym, co obiecano klientowi.
4. Zapisać te ustawienia jako szablon raportu, żeby jutro otworzyć go jednym kliknięciem.

Odprawa po tym toczy się o decyzjach: dokupić płytę, przenieść dwie osoby na okleinowanie, przesunąć datę wysyłki. Zbieranie statusów z niej znika. Podobny rozbiór na innym wyrobie, z półproduktami i wymianą braków, jest w przypadku demonstracyjnym o ewidencji produkcji według etapów.

Co Bimp robi, a czego nie

Bimp to ukraińska chmurowa ERP dla producentów, a zadanie produkcyjne w niej prowadzi wyrób przez etapy specyfikacji. System rejestruje osobę odpowiedzialną i status każdego etapu, czas startu i końca, historię zmian, a przy statusie „Completed” lub „Semi-finished” nalicza płacę akordową i tworzy montaż. Dziennik daje filtry według etapów, statusów i osób odpowiedzialnych, raport pokazuje zamówiono, wyprodukowano, zostało i wysłano. Ogólny przegląd możliwości jest na stronie Bimp.

Granice są takie. Dziennik i raport pokazują stan, a terminy dla etapów i sam fakt przestoju zestawia człowiek: osobnej kolumny „Opóźnione” nie ma, jej rolę pełni porównanie harmonogramu z bieżącym etapem, a własne statusy w rodzaju „Waiting for materials” dają zrozumiałą przyczynę. Raport „Production Progress” liczy sztuki i nie rozkłada ich według etapów, dlatego etapy ogląda się w dzienniku. Status zmienia pracownik i jeśli zakład nie oznacza etapów na bieżąco, dziennik zostaje w tyle za rzeczywistością. Zadania produkcyjnego nie można usunąć, tylko anulować, więc twórzcie je wyłącznie na potrzebne wiersze.

W przykładzie ze 40 wyrobów kontrola sprowadza się do czterech liczb: 10 gotowych, 30 w pracy, 16 opóźnionych, 7 z nich czeka na materiały. Właśnie te liczby kierownik produkcji widzi rano bez żadnego telefonu.

Często zadawane pytania