Onde está o produto agora: controlo da execução das ordens de produção sem reuniões

O controlo da execução das ordens de produção significa saber três coisas de cada produto: em que etapa está, em que estado e se cumpre o plano. No Bimp, estes dados vêm da tarefa de produção (“Production task”) de cada produto, e o total «encomendado - produzido - restante» mostra-o o relatório “Production Progress”.

De manhã, o chefe de produção reúne os mestres para saber onde está o lote de móveis de arrumação para o distribuidor. Saem vinte minutos de conversa, e ao almoço parte das respostas já está desatualizada. Abaixo fica um exemplo fictício, de ponta a ponta: um lote de 40 móveis em quatro etapas, a tabela de estados, o cálculo e a lista do que está em atraso. A empresa é fictícia.

Como saber em que etapa está um produto sem reunião?

Cada produto tem a sua tarefa de produção (PT): um documento para um produto com uma série, que percorre as etapas da lista de materiais (“Specification”). Em cada etapa há um responsável e um estado. Quando o mestre muda o estado, o Bimp regista a hora, e o chefe de produção vê-o no registo, sem telefonemas.

O registo abre-se em “Production → Production task”. As tarefas estão agrupadas por documentos de origem: por encomendas de clientes (com número, prioridade e número de séries em curso) e por “Order for free stock” (encomenda para stock livre). Há pesquisa e filtros por datas, estados, etapas, responsáveis e encomendas. As tarefas concluídas ficam ocultas, e um interruptor volta a mostrá-las.

O que configurar para as etapas se verem?

Antes da primeira encomenda é preciso preparar os catálogos e a lista de materiais:

No exemplo, a lista de materiais “Móvel de arrumação com 3 gavetas” tem quatro etapas: corte, orlagem, montagem, embalagem. Para os estados, vale a pena criar um estado próprio, “Waiting for materials”, e definir cores: num registo com centenas de linhas, a cor separa o trabalho da paragem mais depressa do que as palavras. Um estado novo é criado inativo, por isso ligue “Active” e “Use for the Production task document”, senão não aparecerá na lista.

O lote divide-se em produtos individuais. Na ordem de produção (“Production order”) clique em “Create batches”, e os produtos passam a linhas de 1 unidade, com lote e série próprios. Depois, “Create based on → Production task”. Para 40 móveis, o Bimp cria 40 tarefas, uma por série. Os pormenores da configuração e dos passos estão no artigo “Production tasks” (tarefas de produção).

Como fica a tabela de estados de um lote de 40 produtos?

Na manhã de 21.11 o estado do lote é este. A etapa em que está o produto é a primeira etapa sem o estado “Completed”.

Contas por etapas. Corte: 7. Orlagem: 5 + 4 = 9. Montagem: 4 + 2 + 4 = 10. Embalagem: 2 + 2 = 4. Prontos: 10. A soma 7 + 9 + 10 + 4 + 10 = 40, todos os produtos estão contados.

Percentagens: prontos 10 / 40 = 25%, em curso nas etapas 30 produtos, ou seja, 75%. Pelo corte passaram 33 produtos (9 + 10 + 4 + 10 = 33), e 7 estão na primeira etapa: faltou aglomerado, e nesse ponto está o estado “Waiting for materials”. De onde saem exatamente esses 7 explica o artigo sobre a ordem de produção: para 33 móveis o aglomerado chegava, e para 7 faltavam 12 m².

Como calcular o que está em atraso?

Para o atraso são precisos prazos. A data planeada de início e de fim está na ordem de produção e na tarefa de produção, e os prazos por etapa definem-se como calendário interno da oficina. No exemplo é este: corte até 19.11, orlagem até 20.11, montagem até 23.11, embalagem até 24.11. O início e o fim reais da etapa regista-os o próprio Bimp, quando o estado passa a marcar o início ou a conclusão da etapa.

Compara-se o calendário com a tabela de 21.11:

Atraso no corte: 21 - 19 = 2 dias, na orlagem 21 - 20 = 1 dia. Estão em atraso 7 + 9 = 16 produtos, ou seja, 16 / 40 = 40% do lote. Há uma segunda verificação. Pelo calendário, a 21.11 todos os 40 produtos já deviam ter passado o corte e a orlagem, e da montagem em diante estão 10 + 4 + 10 = 24 produtos. A diferença 40 - 24 = 16 coincide com o atraso.

As duas tarefas de produção em “Paused” na montagem ainda estão dentro do prazo, e convém abri-las primeiro: a pausa mantém os materiais reservados e não faz avançar o produto. A causa mostra-a o histórico de alterações de estado no cartão da tarefa, com a hora e o autor.

O que mostra o relatório “Production Progress”?

O registo responde à pergunta «onde está o produto», e o relatório responde a «quantos ao todo». Reúne, por cada ordem de produção, as colunas “Ordered (Qty)”, “Produced (Qty)”, “Remaining (Qty)” e “Shipped (Qty)”. A coluna “Produced” vem das montagens registadas: quando a tarefa recebe o estado “Product”, o Bimp cria a montagem (“Assembly”) do produto acabado.

Para o lote dos estados acima, o relatório de 21.11 mostraria estes números.

Restam 40 - 10 = 30, e é a soma dos produtos em todas as etapas inacabadas (7 + 9 + 10 + 4 = 30). A partir deste relatório, o comercial diz ao distribuidor que dez móveis estão prontos para expedir e outros trinta em curso, e indica a data tendo em conta o atraso. As descrições dos filtros e dos agrupamentos estão no artigo “Production Progress report” (relatório do progresso da produção). Para a produção sob encomenda de clientes, o relatório tem um interruptor à parte, que exclui as necessidades internas da oficina.

O que fazer a seguir com o que está em atraso?

Cada grupo de atrasos tem a sua ação, e os números da tabela indicam a prioridade. Sete produtos no corte esperam pelo aglomerado: são precisos 7 × 1,8 = 12,6 m², e, descontando o saldo de 0,6 m², há que comprar 12 m². Enquanto o aglomerado não chega, a oficina trabalha, porque os nove produtos na orlagem e os dez na montagem têm trabalho à frente.

Os nove produtos na orlagem atrasam-se um dia. Resolve-os a mão de obra: se for deslocado mais um trabalhador para a etapa, o atraso diminui. A montagem, com duas tarefas em pausa, o chefe de produção abre-a primeiro, porque vem depois das etapas em atraso, e cada dia de paragem aí empurra a expedição de todo o lote. A conclusão tira-se de duas linhas do registo e de uma linha do relatório, sem juntar pessoas numa sala.

Como fazer o controlo da execução das ordens de produção em dez minutos por dia?

O ritual tem quatro passos:

1. Abrir o registo e filtrar as tarefas com os estados “Waiting for materials” e “Paused”. É a lista das paragens, cada uma com causa e responsável.
2. Filtrar pela etapa que já devia ter terminado segundo o calendário. No exemplo são o corte e a orlagem: 16 produtos.
3. Abrir o relatório “Production Progress” e confrontar “Remaining” com o que foi prometido ao cliente.
4. Guardar estas definições como modelo de relatório, para amanhã o abrir com um clique.

A reunião passa então a tratar de decisões: comprar mais aglomerado, deslocar duas pessoas para a orlagem, adiar a data de expedição. A recolha de estados sai dela. Uma análise semelhante noutro produto, com semiacabados e substituição de refugo, existe no caso demonstrativo sobre a contabilização por etapas.

O que o Bimp faz e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e a tarefa de produção conduz o produto pelas etapas da lista de materiais. O sistema regista o responsável e o estado de cada etapa, a hora de início e de fim, o histórico de alterações, e com o estado “Completed” ou “Semi-finished” apura a remuneração à peça e cria a montagem. O registo oferece filtros por etapas, estados e responsáveis, e o relatório mostra encomendado, produzido, restante e expedido. A visão geral das funcionalidades está na página inicial.

Os limites são estes. O registo e o relatório mostram o estado, e os prazos por etapa e o facto de haver paragem compara-os uma pessoa: não existe uma coluna “Em atraso”, o seu papel é cumprido pela comparação do calendário com a etapa atual, e os estados próprios, como “Waiting for materials”, dão uma causa clara. O relatório “Production Progress” conta produtos e não os reparte por etapas, por isso as etapas veem-se no registo. O estado muda-o o trabalhador, e se a oficina não assinalar as etapas a tempo, o registo fica atrás da realidade. Uma tarefa de produção não se pode eliminar, só cancelar, por isso crie-as apenas para as linhas necessárias.

No exemplo dos 40 produtos, o controlo resume-se a quatro números: 10 prontos, 30 em curso, 16 em atraso, 7 deles à espera de material. São estes os números que o chefe de produção vê de manhã sem um único telefonema.

Perguntas frequentes