Zlecenie produkcyjne: od zamówienia klienta do wyprodukowania

Zlecenie produkcyjne to wewnętrzny dokument, który zamienia zamówienie klienta na plan produkcji: jaki wyrób wykonać, w jakiej ilości, z jakich materiałów, jakimi operacjami i do kiedy. W Bimp tworzy się je z zamówienia klienta przyciskiem „Create based on” (utwórz na podstawie), a materiały z magazynu rozchodowuje się później, przy zaksięgowaniu montażu.

Handlowiec przyjmuje zamówienie na 40 szafek biurowych i pisze w komunikatorze do brygadzisty: „Jest 60 metrów płyty, wystarczy?”. Brygadzista odpowiada po godzinie, a odpowiedź opiera się na pamięci. W zleceniu produkcyjnym odpowiedź widać od razu: potrzeba 72 m², stan 60 m², brak 12 m². Dalej w artykule pełny wzór takiego dokumentu z arytmetyką. Firma jest umowna.

Czym zlecenie produkcyjne różni się od zamówienia klienta?

Zamówienie klienta utrwala „co, ile i za ile”. Zlecenie produkcyjne opisuje „jak i z czego”: w nim jest specyfikacja, materiały, operacje, magazyn produkcyjny, planowane daty i osoba odpowiedzialna. W obiegu produkcyjnym nazywa się je też zleceniem wytwórczym i istota jest ta sama.

Powiązanie między dokumentami zachowuje zakładka „Links”, więc ze zlecenia produkcyjnego widać, dla którego klienta je utworzono. Dla produkcji kaskadowej jest przełącznik „Create production orders”: automatycznie tworzy podporządkowane zlecenia na półprodukty.

Są dwa typy operacji. „Assembling” (składanie) wytwarza nowy towar, a jego koszt składa się z materiałów i operacji. „Repair” (naprawa) nowego towaru nie tworzy: koszt części zamiennych i prac dodaje się do kosztu istniejącego wyrobu. Dalej omawiamy składanie.

Jak wygląda wzór zlecenia produkcyjnego?

Umowny producent wytwarza szafki biurowe i dostał zamówienie od dealera: 40 sztuk po 500 zł, razem 20 000 zł. Poniżej nagłówek dokumentu, produkcja i operacje. Pola odpowiadają lewemu panelowi i zakładkom zlecenia produkcyjnego w Bimp.

Zakładka „Operations” pokazuje prace według etapów specyfikacji. Normę czasu i koszt operacji system bierze ze specyfikacji, a suma równa się ilości pomnożonej przez koszt.

Kontrola: 0,5 + 0,4 + 0,8 + 0,2 = 1,9 godziny na wyrób, 1,9 × 40 = 76 godzin. Koszt 25 + 20 + 40 + 10 = 95 zł na wyrób, 95 × 40 = 3 800 zł.

Jak policzyć materiały i koszt zlecenia?

Materiały Bimp oblicza ze specyfikacji: norma na wyrób mnoży się przez ilość w zleceniu. Zakładka „Materials” pokazuje zapotrzebowanie, cenę, kwotę i stan na magazynach, więc porównanie z dostępnością odbywa się w jednym miejscu.

Zapotrzebowanie na płytę to 1,8 × 40 = 72 m², na okleinę 9 × 40 = 360 m, na prowadnice 3 × 40 = 120 par. Suma materiałów 2 880 + 432 + 1 080 + 480 + 240 = 5 112 zł.

Planowany koszt wytworzenia partii równa się materiałom plus operacjom: 5 112 + 3 800 = 8 912 zł. Na jedną szafkę to 8 912 / 40 = 222,80 zł. W Bimp dla składania cena jednostki w zakładce „Products” liczy się właśnie tak, jako suma kosztu materiałów i operacji. Zysk brutto zlecenia według planowanego kosztu wynosi 20 000 - 8 912 = 11 088 zł, czyli 55,4% przychodu, przed rozliczeniem kosztów wydziałowych i administracyjnych.

Co zrobić, jeśli brakuje materiałów?

W przykładzie płyty potrzeba 72 m², a w magazynie jest 60 m². Brak to 72 - 60 = 12 m². Jedna szafka zabiera 1,8 m², więc dostępnej płyty starcza na 60 / 1,8 = 33 szafki (33 × 1,8 = 59,4 m²), a siedem szafek zostaje bez płyty. Dla nich potrzeba 7 × 1,8 = 12,6 m², a 0,6 m² reszty pokrywa część tej kwoty, więc dokupić trzeba 12 m².

Takie wyliczenia zwykle robi się, gdy zakład już stoi. W zleceniu produkcyjnym robi się je przed startem. Są trzy drogi:

1. Dokupić 12 m² i wpisać zakup do planu przed 18.11.
2. Zastąpić płytę analogiem, jeśli specyfikacja dopuszcza zamianę: w kolumnie „Analogue” otwiera się panel z dozwolonymi zamiennikami, priorytetami i stanami. Dla kilku wierszy naraz jest działanie „Other actions → Replace with analogues”.
3. Podzielić zlecenie na dwie partie: 33 szafki startują od razu, 7 czeka na płytę.

Rezerwacja przypisuje materiały do zlecenia. W zakładce „Materials” wypełnijcie kolumnę „Reserve” ręcznie albo włączcie w ewidencji przełącznik „Product reservation (Production order)”, a rezerwa ustawia się automatycznie. Rezerwacja jest możliwa tylko w granicach stanu i przy dostępnej partii, więc 60 m² płyty rezerwuje się, a pozostałe 12 m² zostaje brakiem. Rezerwę można ustawić wcześniej, prosto z zamówienia klienta dokumentem „Stock reservation”, jak opisuje artykuł „Reserving materials” (pomoc dostępna po angielsku).

Jak przekazać materiały na produkcję i uruchomić wytwarzanie?

Zapiszcie zlecenie, kliknijcie „Create based on” i wybierzcie „Stock transfer” (przesunięcie zapasów). Bimp utworzy dokument, w którym magazyn wysyłający to magazyn materiałów, magazyn odbierający to wydział produkcyjny, a zakładka „Goods” jest wypełniona materiałami zlecenia. Ilość do przesunięcia równa się planowi minus to, co już przesunięto, więc powtórne przesunięcie nie dubluje wydania, a materiały można wydawać częściami, zmieniając ilość.

Dalej są dwie drogi startu. Jeśli rejestrujecie produkcję jednym dokumentem, tworzycie na podstawie zlecenia „Assembly”: rozchoduje materiały i przyjmuje na magazyn gotowe szafki. Jeśli chcecie widzieć, na jakim etapie jest każdy wyrób, tworzycie „Production task” (zadanie produkcyjne): przedtem w zakładce „Products” klikacie „Create batches”, a produkcja rozbija się na wiersze po jednej sztuce. Prowadzenie etapów szczegółowo opisuje artykuł „Production tasks”. Jak śledzić je codziennie, opisuje osobny poradnik o kontroli realizacji zleceń produkcyjnych.

Data zakończenia w zleceniu to data planowana. Faktyczną produkcję rejestruje montaż i tych dwóch pojęć nie warto mieszać w planach sprzedaży.

Jak załadować do zlecenia wiele wyrobów naraz?

Gdy w jednym zleceniu są dziesiątki pozycji, ładuje się je z Excela. W nowym zleceniu w zakładce „Products” kliknijcie „Import” i wybierzcie plik według szablonu „Production order import template”. W pliku jest pięć kolumn: „Product”, „Specification”, „Modification”, „Quantity” i „Unit”.

Nazwy towarów i specyfikacji muszą zgadzać się z nazwami w Bimp co do znaku, inaczej wiersz się nie załaduje. Jeśli specyfikacji w pliku nie wskazać, system doda tylko wyrób bez składników. Po imporcie sprawdźcie zakładkę „Products”: pod każdym wyrobem rozwinięta jest lista jego materiałów. Opis kolumn i typowe błędy są w artykule „Loading products into a production order from Excel”.

Jak zrozumieć, że zlecenie wykonano?

Podsumowanie według zleceń daje raport „Production Progress”. Pokazuje dla każdego zlecenia produkcyjnego, ile zamówiono, wyprodukowano, zostało do wykonania i wysłano. W przykładzie po pierwszym tygodniu liczby mogłyby być takie: zamówiono 40, wyprodukowano 33, zostało 40 - 33 = 7, wysłano 0. Kolumna „Produced” wypełnia się zaksięgowanymi montażami, więc dopóki dokumentu nie zaksięgowano, gotowe szafki w raporcie się nie pojawią.

Dla klienta ten raport daje podstawę do rozmowy o terminie: 33 szafki są gotowe do wysyłki, 7 czeka na płytę. Handlowiec podaje dwa terminy zamiast jednego niedokładnego.

Co Bimp robi, a czego nie

Bimp to ukraińska chmurowa ERP dla producentów, a zlecenie produkcyjne w niej tworzy się w „Production → Production orders” albo z zamówienia klienta. System dociąga wyroby, materiały i operacje ze specyfikacji, liczy zapotrzebowanie i cenę, pokazuje stany na magazynach, ustawia rezerwę, proponuje analogi, tworzy przesunięcie materiałów na produkcję i przygotowuje dane do montażu lub zadań produkcyjnych. Szczegółowo o polach i zakładkach mówi artykuł pomocy „Production order”. W zamówieniu klienta jest pole „Priority” (High, Medium, Low), które przekazuje się do produkcji dla ustalenia kolejności.

Granice są takie. Zlecenie produkcyjne samo nie rozchoduje materiałów i nie przyjmuje wyrobu, robi to montaż. Normy, ceny operacji i skład wyrobu biorą się ze specyfikacji, więc błąd w normie trafi do wyliczenia zapotrzebowania. Zamiana materiału działa tylko z tymi analogami, które wskazaliście w specyfikacji. Automatycznego harmonogramu obciążenia zakładu w zleceniu nie ma: daty rozpoczęcia i zakończenia ustala człowiek.

W przykładzie zlecenie na 40 szafek dało trzy odpowiedzi przed pierwszym cięciem płyty: potrzeba 72 m² płyty przy stanie 60 m², planowany koszt wytworzenia 8 912 zł (222,80 zł za szafkę) i 7 wyrobów bez materiału. Im dokładniejsza specyfikacja, tym te liczby są pewniejsze.

Często zadawane pytania