Замовлення постачальнику: як оформити закупівлю товарів

Коли потрібне замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику створюють, коли ви домовилися про закупівлю товару, сировини чи послуг. Документ фіксує умови: що, скільки, за якою ціною і до якої дати. Він не змінює залишок на складі: товар з’явиться після надходження. Платежі за замовленням можна запланувати в платіжному календарі. Загальну послідовність дій — від замовлення до оплати — описано в огляді процесу закупівлі.

Приклад. Дистриб’ютор електрообладнання закуповує в українського заводу партію LED-прожекторів на 84 000 грн. Менеджер створює замовлення в гривні, вказує склад і дату поставки та планує дві оплати: аванс і доплату після отримання.

Перед початком

Перевірте, що є:

• постачальник і договір — див. Додавання постачальника;
• товари або послуги в довіднику — Товари та послуги;
• склад, а для безготівкової оплати розрахунковий рахунок компанії.

Як створити замовлення постачальнику

Документ створюють трьома способами.

• З розділу «Закупки». Відкрийте Закупки → Замовлення постачальникам і натисніть Створити.

• Зі списку замовлень покупців. У розділі Продажі → Замовлення наведіть курсор на потрібне замовлення й оберіть іконку «Замовлення постачальнику».

  

• З відкритого замовлення покупця. Натисніть Створити на підставі й оберіть «Замовлення постачальнику».

У двох останніх способах договір і замовлення покупця підставляються автоматично.

Як заповнити секцію «Головне»

Секція «Головне» відкривається першою і містить основні реквізити.

Поле	Що вказати
«Номер документа»	присвоюється після збереження, можна ввести свій
«Внутрішній номер»	за замовчуванням дорівнює номеру документа, можна змінити
«Дата створення»	поточна дата, редагується
«Постачальник»	контрагент з типом «Постачальник»; якщо немає, введіть назву й натисніть Створити у списку
«Договір»	підставляється основний договір постачальника; для замовлення з замовлення покупця — договір замовлення
«Організація»	юридична особа, на яку оформлюється прихід і розрахунки
«Склад»	куди надійде товар
«Проєкт»	якщо закупівля належить проєкту; інакше залиште значення з договору
«Прайс лист»	якщо ціни зафіксовані в прайсі; інакше залиште порожнім
«Курс прайсу»	потрібен, якщо прайс у валюті, а оплата в гривні; для гривні 1
«Курс обліку»	курс для розрахунку управлінської собівартості
«Кількість днів резерву»	скільки днів тримати резерв; 0 — безстроково
«Товар / ОЗ»	оберіть Товар для звичайної закупівлі; ОЗ — для основних засобів
«Автор», «Відповідальний менеджер»	хто створив і хто веде закупівлю
«Дата відвантаження»	планова дата надходження товару на склад

Як прив’язати закупівлю до замовлення покупця

Закупівлю прив’язують до замовлення покупця, щоб товар надійшов одразу в резерв під цього клієнта.

1. У полі «Замовлення покупця» оберіть замовлення, під яке купуєте товар. Для різних замовлень у різних рядках увімкніть перемикач «Замовлення в табличній частині» — у таблиці з’явиться колонка «Замовлення».
2. Якщо замовлення покупця не вказувати, товар надійде як вільний залишок і не буде зарезервований.

Як налаштувати оплату

Секція «Оплата» визначає, як і коли ви платитимете постачальнику.

1. Наведіть курсор на секцію «Оплата», натисніть Редагувати.
2. У «Тип взаєморозрахунків» оберіть Безготівковий (вкажіть розрахунковий рахунок) або Готівка (каса чи картка).
3. Відмітьте «Додати в платіжний календар», щоб запланувати витрату — див. Платіжний календар.
4. У «Відтермінування» оберіть Без відстрочки, Повна (одна дата оплати) або Часткова (кілька платежів у різні дати). Кнопки «Повна» і «Часткова» додають рядки для вказання умов.
5. Збережіть зміни.

Обрати можна тільки рахунки й каси, додані в довідники. Тип розрахунків не обмежує спосіб фактичної оплати.

Як додати товари

Позиції додають на вкладці «Товари, послуги».

1. Натисніть Додати і оберіть товар у рядку або введіть код, артикул чи відскануйте штрихкод у полі пошуку.
2. Якщо товару немає в довіднику, натисніть Створити у списку номенклатури.
3. Вкажіть кількість і ціну. Сума рахується автоматично, кількість автоматично стає резервом.
4. За потреби оберіть «Напрям діяльності» та «Проєкт» для рядка.

Великі списки завантажують з Excel кнопкою Імпорт — див. Завантаження позицій з Excel. Перемикачі «ПДВ» і «Ціна без ПДВ» над таблицею визначають, чи ціна вже з податком — див. ПДВ у замовленні постачальнику.

Колонки таблиці:

Колонка	Що означає
«Номенклатура»	назва товару або послуги
«Кількість»	обсяг замовлення
«Доступний залишок»	скільки товару зараз на складі
«Резерв»	кількість, зарезервована в цьому замовленні
«Ціна»	ціна за одиницю за прайсом або договором
«Знижка», «Сума знижки»	знижка постачальника у відсотках і сумою
«ПДВ», «Сума ПДВ»	ставка й сума податку
«Сума»	вартість рядка з урахуванням знижок і податків
«Напрям діяльності», «Проєкт»	аналітика, може відрізнятися в кожному рядку

Як налаштувати вигляд документа

Зайві колонки й поля можна приховати. Натисніть значок шестірні в правому верхньому куті таблиці: «Таблична частина» керує колонками, «Налаштування секцій» — полями в блоках «Головне», «Оплата», «Інше». Для кожного поля секції два перемикачі: лівий вмикає поле в режимі швидкого перегляду (згорнута секція), правий — у повному перегляді.

Що відбувається після збереження

Після збереження замовлення отримує статус «Новий»; його можна змінювати вручну («В роботі», «Підтверджено» тощо). Секція «Інше» дає змогу додати «Коментар» і необмежену кількість посилань, наприклад на специфікацію чи файл на диску. Меню «три крапки» у верхній лівій частині документа відкриває додаткові дії, зокрема створення пов’язаних документів.

Далі за замовленням створюють надходження товарів і послуг та оплату постачальнику. Усі документи видно на вкладці «Зв’язки» замовлення.