Як розрахувати замовлення постачальнику: кришки за день до розливу

Компанія умовна. Усі дії в Bimp - справжні функції продукту.

Щоб зрозуміти, як розрахувати замовлення постачальнику, потрібна одна формула: мін. залишок плюс резерви плюс швидкість попиту на період планування, мінус залишок на складі й мінус поставки в дорозі. У Bimp цю цифру показує колонка «Необхідно закупити», і закупівельник не звіряє залишки вручну. Умовна «Карпатська Крапля» прийшла до цього після того, як лінія розливу простояла півтори зміни без кришок.

Що сталося в «Карпатській Краплі»?

«Карпатська Крапля» розливає лимонади й соки, у штаті 35 людей, продукцію беруть торгові мережі та дистриб’ютори. Скляну пляшку, кришку й етикетку привозять три різні постачальники. Кришки їдуть три тижні, тобто 21 день.

Закупівельник вирішував, що замовляти, за таблицею залишків і власним відчуттям. У таблиці стояло 38 000 кришок, і цифра виглядала достатньою. Лінія витрачає 4 000 кришок на день, отже запасу вистачало на 9,5 дня. Постачальник привозить за 21 день, тож замовлення з таким залишком приїхало б уже після зупинки. Лінія стала за день до запланованого розливу.

Умовні втрати такі. Лінія працює в дві зміни й дає 4 000 пляшок на день, а півтори зміни простою забрали 3 000 пляшок. При відпускній ціні 14 грн недовипуск склав 42 000 грн виручки. Водночас на складі лежить півроку етикеток: 720 000 штук проти споживання 4 000 на день, тобто 180 днів. Етикетка коштує 0,60 грн, і в цьому запасі заморожено 432 000 грн. Дефіцит і надлишок виникли з однієї причини: кількість визначали на око.

Як розрахувати замовлення постачальнику за мін/макс і швидкістю попиту?

У Bimp потреба рахується за формулою з довідки:

Необхідно закупити = Мін. залишок + Резерви + (Швидкість попиту × Глибина планування) - Фізичний залишок - Очікувані поставки

Глибина планування дорівнює кількості днів від сьогодні до дати «Планувати по». За замовчуванням це 31 день. Далі шість кроків, які пройшов закупівельник «Карпатської Краплі».

Крок 1. Параметри в картці товару

У картці кришки (Склад → Товари та послуги) відкривають секцію «Планування». Закупівельник вносить «Швидкість попиту в день» 4 000, «Страховий запас, днів» 5 і «Термін доставки, днів» 21. У секції «Облік» стоїть «Мін. залишок» 20 000, це ті самі 5 днів попиту (4 000 × 5), і «Макс. залишок» як рівень повного поповнення. Якщо швидкість лишити нульовою, Bimp візьме її з продажів за попередній місяць. Докладно в довідці Планування закупівель.

Крок 2. Розрахунок на дату

Закупівельник відкриває Закупки → Планування закупок і вибирає дату «Планувати по». Звіт показує по кожному товару постачальника, залишок, резерв, доступний залишок і колонку «Необхідно закупити». Резерви і товар у дорозі враховані автоматично. Для трьох позицій «Карпатської Краплі» (резервів немає, глибина 31 день, попит 4 000 на день, тобто 124 000 за період) вийшло так:

Для кришки: 20 000 + 124 000 - 38 000 = 106 000 штук. Для пляшки: 30 000 + 124 000 - 90 000 - 60 000 = 4 000. Для етикетки: 20 000 + 124 000 - 720 000 = -576 000. Від’ємний результат означає, що запас перекриває і мінімум, і 31 день попиту, тож замовляти немає чого.

Крок 3. Замовлення постачальнику з Excel

Закупівельник фільтрує звіт за постачальником кришок і експортує його в Excel. У Закупки → Замовлення постачальникам він створює замовлення постачальнику і на вкладці «Товари, послуги» натискає «Імпорт». Файл завантажується з Excel, а колонки зіставляються з полями «Номенклатура», «Кількість» і «Ціна». Кришки по 0,45 грн на 106 000 штук дають 47 700 грн (106 000 × 0,45).

Залишок 38 000 вистачає лише на 9,5 дня, а доставка триває 21 день. Тому з одного розрахунку закупівельник робить два замовлення: термінова партія 60 000 штук з доставкою за 7 днів і основна на 46 000 штук за 21 день. Разом 60 000 + 46 000 = 106 000. На сьомий день запас становитиме 38 000 - 7 × 4 000 = 10 000, з термінової партії стане 70 000, і до приїзду основної лінія має чим працювати.

Крок 4. Назви постачальника

Постачальник називає кришку «КР-38 золото», а в базі вона «Кришка 38 мм». Зіставлення створюють на вкладці «Номенклатура постачальника» картки товару. Колонку «Назва товару постачальника» вмикають у замовленні через значок шестірні, і менеджер отримує накладну, яку можна звірити без перекладу (Номенклатура постачальника).

Крок 5. Планова дата й статус

У шапці замовлення поле «Дата відвантаження» містить планову дату надходження на склад. Для термінової партії це сьомий день, для основної двадцять перший. Статус замовлення змінюють вручну: «Новий», «В роботі», «Підтверджено», тож по кожному замовленню видно, на якому воно етапі (Замовлення постачальнику).

Крок 6. Звіт про виконання замовлень

Звіт «Аналіз надходжень за постачальниками» порівнює замовлене й отримане та показує, що ще очікується. Постачальник кришок недопоставив частину основної партії. Недопоставка видна в рядку замовлення (Аналіз надходжень за постачальниками).

Що власник бачить у звітах?

У звіті «Планування закупок» власник дивиться на колонку «Необхідно закупити» по всьому асортименту. Позиції з плюсом чекають замовлення, позиції з мінусом нічого не потребують. За нашою таблицею до замовлення йдуть кришки (106 000) і пляшки (4 000), а етикетки ні.

У звіті «Аналіз надходжень за постачальниками» на кінець місяця лежать два замовлення на кришки по 0,45 грн:

Перевіримо суми. Замовлено 27 000 + 20 700 = 47 700 грн, що збігається з розрахунком 106 000 × 0,45. Отримано 27 000 + 13 500 = 40 500 грн, або 90 000 шт. Недопоставка 16 000 шт на 7 200 грн (16 000 × 0,45) і є зобов’язанням постачальника, яке закупівельник уточнює того ж дня.

Етикетки перестають заморожувати гроші. Потреба на них з’явиться, коли залишок опуститься до 144 000 штук (20 000 + 124 000). З 720 000 це станеться за (720 000 - 144 000) / 4 000 = 144 дні, і лише тоді звіт покаже плюс.

Що це дає

Закупівля на виробництві напоїв залежить від довгих термінів доставки скла, кришок і етикеток. Тому розрахунок на 31 день уперед і поставки в дорозі дають закупівельнику більше, ніж залишок у таблиці на сьогодні.

Закупівельник отримує цифру, яку можна перевірити арифметикою, і підставу для розмови з власником: чому замовлено саме 106 000. Власник бачить дефіцит заздалегідь, за тиждень і більше до розливу. За умовними цифрами одна зупинка коштувала 42 000 грн виручки, а надлишок етикеток тримав 432 000 грн. Обидві суми закупівельник побачив би в звіті до того, як вони виникли.

Як обирати страховий запас і точку замовлення, розібрано в статті Як правильно закупувати матеріали. Якщо закупівля залежить від норм витрат на вироби, пригодиться матеріал про норми витрат матеріалів. Функції закупівель зібрані на сторінці модуля «Закупівлі», а Bimp - українська хмарна ERP для виробників, у якій вони працюють поруч зі складом і виробництвом.

Межі сценарію

Сценарій показує розрахунок за мін/макс залишками й швидкістю попиту. Потреба за специфікаціями виробів у цьому розрахунку не рахується: Bimp бере залишок, резерви, швидкість продажів і поставки в дорозі. Швидкість попиту в картці задають вручну або Bimp бере її з продажів попереднього місяця, тому перед літнім піком для лимонадів її варто переглянути. Створення замовлення постачальнику з розрахунку йде через експорт в Excel та імпорт, окремої кнопки в довідці немає. Постачальника, термін доставки й ціну кришок у прикладі вигадано, цифри потрібно замінити своїми.

Часті питання