Gemeinkosten verteilen: drei Schlüssel und ein Beispiel mit 12 Produkten

Wer Gemeinkosten verteilen will, teilt die Monatssumme der Fertigungsgemeinkosten (Hallenmiete, Strom, Gehälter der Meister, Bewachung) mit einem Verteilungsschlüssel auf die Produkte auf, zum Beispiel nach Menge, Materialkosten oder Fertigungsstunden. Vom Schlüssel hängt ab, wie viel jedes Produkt trägt. Im Beispiel unten bekommt ein Hocker mit 12,50 EUR Material 15,00, 3,75 oder 3,00 EUR Gemeinkosten, ein Kleiderschrank mit 245 EUR Material 15,00, 73,50 oder 72,00 EUR.

Das Beispiel ist fiktiv: Eine Schreinerei mit 12 Mitarbeitern stellt 12 Produktarten her und hat im Monat 6.000 EUR Gemeinkosten.

Wie funktioniert die Verteilung der Gemeinkosten auf die Herstellkosten?

Die Einzelkosten stehen im Moment der Fertigung fest. Das Brett, die Beschläge und der „Piecework pay“ des Monteurs gehen über die Stückliste direkt ins Produkt. Hallenmiete, Licht, das Gehalt von Werkleiter und Meistern, Schmierstoffe, Arbeitskleidung, Bewachung und Müllabfuhr lassen sich so nicht zuordnen, weil sie die ganze Halle betreffen. Sie werden zuerst über den Monat gesammelt und dann auf die Produkte verteilt. Dieser zweite Schritt ist die Verteilung.

In der deutschen Kostenrechnung heißt das Zuschlagskalkulation. Der Gemeinkostenzuschlag wird als Prozentsatz auf eine Bezugsgröße berechnet, etwa auf die Fertigungslöhne, das Material oder die Maschinenstunden, und meist im Betriebsabrechnungsbogen den Kostenstellen zugeordnet. Nach HGB gehören angemessene Teile der Fertigungsgemeinkosten zu den Herstellungskosten, Leerkosten durch Unterauslastung dagegen nicht. Das ist die allgemeine Systematik. Wie ein bestimmter Betrieb Schlüssel und Normalauslastung festlegt, klärt er mit Steuerberater oder Buchhaltung. Im Beispiel unten wird die gesamte Summe nach der tatsächlichen Ausbringung verteilt, ohne Trennung in fixe und variable Kosten.

Welche Verteilungsschlüssel für Gemeinkosten gibt es in der Werkstatt?

Jeder Schlüssel liefert einen Satz, mit dem die Kennzahl des Produkts multipliziert wird. Die Monatsproduktion umfasst 400 Stück, Material für 20.000 EUR und 1.000 Arbeitsstunden. Nach Menge teilt man 6.000 EUR durch 400 Stück und erhält 15,00 EUR je Produkt, unabhängig von der Größe. Nach Materialkosten ergibt sich ein Zuschlag von 0,30 EUR je Euro Material (6.000 / 20.000), also ein Materialgemeinkostenzuschlag von 30 %. Nach Arbeitsstunden sind es 6,00 EUR je Stunde (6.000 / 1.000).

Die Menge passt zu Produkten ähnlicher Größe und ähnlichen Arbeitsaufwands, etwa zu Stühlen eines Modells. In einem Sortiment vom Hocker bis zum Schrank belastet sie kleine Produkte genauso wie große. Die Materialkosten binden die Gemeinkosten an den Preis des Produkts, doch teures Material braucht nicht zwangsläufig mehr Arbeit. Eine Furnierfront kostet mehr als Spanplatte, Maschinen und Menschen sind damit aber gleich lange beschäftigt. Die Arbeitsstunden liegen näher an dem, was Miete, Strom und Meister tatsächlich verbrauchen: an der Zeit, die ein Produkt in der Halle verbringt. Dafür braucht man eine Stundenerfassung je Produkt. In Betrieben mit schwerem Maschinenpark übernimmt der Maschinenstundensatz diese Rolle.

Welche Eingangsdaten braucht man, um die Hallenmiete auf 12 Produkte zu verteilen?

Die Gemeinkosten des Monats bestehen aus fünf Positionen.

Ausbringung, Material und Arbeitsstunden je Produkt.

Was ergibt sich bei den drei Schlüsseln?

Jedes Produkt wird mit dem Satz des Schlüssels multipliziert. Für den Hocker sind das 15,00 EUR nach Menge, 12,50 × 0,30 = 3,75 EUR nach Material und 0,5 × 6 = 3,00 EUR nach Stunden. Für den Kleiderschrank 15,00 EUR, 245 × 0,30 = 73,50 EUR und 12 × 6 = 72,00 EUR.

Die Probe läuft über die Summe. Nach Menge: 400 × 15,00 = 6.000 EUR. Nach Material: 20.000 × 0,30 = 6.000 EUR. Nach Stunden: 1.000 × 6,00 = 6.000 EUR. Jeder Schlüssel gibt dieselben 6.000 EUR weiter, nur der Empfänger wechselt.

Beim Hocker fällt der Unterschied sofort auf. Nach Menge trägt er 15,00 EUR Gemeinkosten bei 12,50 EUR Material, die Gemeinkosten sind also höher als das Material. Nach Material sind es 3,75 EUR (30 % auf das Material), nach Stunden 3,00 EUR (24 %). Beim Schrank addiert der Mengenschlüssel 15,00 EUR zu 245 EUR, etwa 6 %, während Material und Stunden 30 % und 29,4 % ergeben. Im Monat bekommen 60 Hocker 900, 225 oder 180 EUR, 8 Schränke 120, 588 oder 576 EUR.

Welcher Schlüssel verzerrt in so einer Werkstatt am wenigsten?

In diesem Sortiment liefern Material und Stunden bei fünf Produkten denselben Betrag oder weichen um höchstens 2,1 % voneinander ab: bei beiden Stühlen, beim Sideboard, beim Bett und beim Schrank. Auseinander laufen sie bei Tischen und kleinen Produkten. Der Esstisch trägt nach Material 30,00 EUR, nach Stunden 36,00 EUR, der Schreibtisch 36,00 und 42,00 EUR. An diesen Produkten wird länger gearbeitet, als der Wert ihres Materials vermuten lässt.

Der Wechsel von der Menge zu den Stunden nimmt Hockern und Wandregalen 1.290 EUR ab. Nach Menge tragen sie 60 × 15,00 + 50 × 15,00 = 1.650 EUR, nach Stunden 60 × 3,00 + 50 × 3,60 = 360 EUR. Die übrigen 1.290 EUR verteilen sich auf die zehn anderen Produkte. Das gilt für diese Werkstatt, in der der Arbeitsaufwand der kleinen Produkte deutlich unter dem Durchschnitt liegt. Bei einheitlichem Sortiment rücken die drei Schlüssel zusammen.

Wie beeinflusst der Verteilungsschlüssel den Preis von Hocker und Schrank?

Angenommen, die Werkstatt bildet den Preis aus Herstellkosten (Material und Gemeinkosten) plus 30 %. Der Fertigungslohn bleibt außen vor, damit die Rechnung übersichtlich bleibt. Beim Mengenschlüssel betragen die Herstellkosten des Hockers 12,50 + 15,00 = 27,50 EUR, der Preis 27,50 × 1,3 = 35,75 EUR. Nach Stunden sind es 12,50 + 3,00 = 15,50 EUR und 20,15 EUR Preis. Der Preis nach Menge liegt um 15,60 EUR oder 77 % über dem Preis nach Stunden.

Beim Schrank kehrt sich das um. Nach Menge sind es 245 + 15 = 260 EUR Herstellkosten und 338,00 EUR Preis. Nach Stunden betragen die Herstellkosten 245 + 72 = 317 EUR. Verkauft die Werkstatt den Schrank zum Preis aus dem Mengenschlüssel, beträgt der Aufschlag auf die Kosten nach Stunden (338 - 317) / 317 = 6,6 % statt der geplanten 30 %. Der Hocker zum Mengenpreis brächte 131 % Aufschlag auf die Kosten nach Stunden, (35,75 - 15,50) / 15,50.

Die Wahl des Schlüssels wird damit zur Preisentscheidung. Der Hocker verliert gegen die Konkurrenz, weil er zu teuer kalkuliert ist, und der Schrank geht fast zu Selbstkosten über die Theke.

Was ändert sich, wenn die Halle nicht ausgelastet ist?

Gemeinkosten hängen nicht von der Ausbringung ab: Miete und Bewachung sind auch in einem ruhigen Monat in voller Höhe fällig. Angenommen, es werden 750 statt 1.000 Stunden geleistet, die Gemeinkosten bleiben bei 6.000 EUR. Mit den tatsächlichen Stunden steigt der Satz auf 6.000 / 750 = 8,00 EUR je Stunde, und der Hocker bekommt 0,5 × 8,00 = 4,00 EUR statt 3,00. Die Herstellkosten je Stück sind wegen des Leerlaufs der Halle gestiegen.

Für den fixen Teil der Gemeinkosten gilt in der Praxis die Verteilung bei Normalauslastung. Beträgt die normale Kapazität der Halle 1.000 Stunden, bleibt der Satz bei 6,00 EUR je Stunde. Auf 750 geleistete Stunden werden 750 × 6,00 = 4.500 EUR verteilt, die nicht verteilten 6.000 - 4.500 = 1.500 EUR gehen als Leerkosten in den Aufwand der Periode. Der Hocker trägt in diesem Monat weiter 3,00 EUR, und der Leerlauf steht in einer eigenen Zeile. In den Beispielen oben galt die gesamte Gemeinkostensumme als nach der tatsächlichen Ausbringung verteilt.

Welche Vorlage für die Gemeinkostenrechnung eignet sich?

Die Tabelle, aus der der Controller die Summen für den Beleg übernimmt, enthält eine Übersicht je Monat. Die Zeile des Hockers sieht beim Stundenschlüssel so aus.

Der Satz wird einmal berechnet: Gemeinkostensumme geteilt durch die Summe der Bezugsgröße. Die übrigen Zeilen füllt man genauso, und die Endsumme muss mit der im Monat aufgelaufenen Summe übereinstimmen.

Wie lassen sich Gemeinkosten in Bimp verteilen?

Zuerst werden die Kosten ohne Bezug zu einem Auftrag gesammelt. Unter Finance → Other cash operations legt man „Other expenses“ an, aktiviert den Schalter „To cost price“ und wählt eine Kostenart vom Typ „Cost price“, etwa „Work in progress“. Die Rechnung von Vermieter oder Energieversorger kann auch über den „Goods receipt“ (Waren und Dienstleistungen) mit dem Schalter „Accounting“ gebucht werden. Die Beträge erscheinen im Bericht „Accumulated cost“, die Wege im Einzelnen stehen im Artikel Kostenerfassung.

Danach wird unter Warehouse → Cost allocation der Beleg angelegt. Im Feld „Allocate to“ wählt man „Produced goods“ und gibt „Period“ und „Warehouse“ an. Auf dem Tab „Products“ holt die Schaltfläche Fill die Produkte, auf dem Tab „Costs“ die noch nicht verteilten, den Herstellkosten zugeordneten Kosten. Die Schaltfläche Allocate bietet den Schlüssel „By amount“ oder „By quantity“, füllt die Spalte „Costs amount“ und zeigt unten im Fenster „Allocated“ und „Accrued“. Der Schlüssel „Materialkosten“ aus dem Beispiel entspricht logisch dem Schlüssel „By amount“, weil teurere Produkte einen größeren Anteil erhalten.

Ist die verteilte Summe ungleich der Kostensumme, lässt sich der Beleg nicht buchen. Nach dem Buchen schreibt Bimp die aufgelaufenen Beträge von den Sammelkonten auf die Herstellkosten der produzierten Erzeugnisse um, das Ergebnis zeigen die Berichte „Accumulated cost“ und „Gross profit“. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Artikel „Cost allocation“. Wie die Gemeinkosten in die Gesamtrechnung passen, beschreibt der Beitrag zur richtigen Berechnung der Herstellkosten, und einen Überblick gibt die Seite zur Kostenrechnung in der Fertigung.

Was leistet Bimp, und was nicht?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen. Es sammelt indirekte Kosten, verteilt sie mit dem Beleg „Cost allocation“ nach Betrag oder nach Menge und verlangt, dass die verteilte Summe mit der aufgelaufenen übereinstimmt. Weitere Schlüssel bietet der Beleg nicht, deshalb rechnet der Controller die Verteilung nach Arbeits- oder Maschinenstunden in einer Tabelle. Die Trennung in fixe und variable Kosten, die Normalauslastung und die Wahl des Schlüssels schlägt das System nicht vor. Diese Entscheidungen treffen Controller und Buchhaltung.

Was zeigt die Rechnung an 12 Produkten?

Dieselben 6.000 EUR Gemeinkosten landen je nach Schlüssel unterschiedlich in den Herstellkosten. Beim Hocker beträgt der Unterschied das Fünffache, 15,00 EUR nach Menge gegen 3,00 EUR nach Stunden. Beim Schrank liegen Material und Stunden mit 73,50 und 72,00 EUR dicht beieinander, die Menge ergibt nur 15,00 EUR. Der nach Menge berechnete Hockerpreis liegt 15,60 EUR über dem Preis nach Stunden.

Weitere Themen rund um die Herstellkosten: Zoll und Spedition in den Anschaffungsnebenkosten, Ausschuss in der Fertigung, Abfall und Kuppelprodukte.

Häufige Fragen