Ordre de fabrication : de la commande client à la production terminée

L’ordre de fabrication est un document interne qui transforme une commande client en plan d’atelier : quel produit fabriquer, en quelle quantité, avec quelles matières, par quelles opérations et pour quelle date. Dans Bimp, on le crée à partir de la commande client avec le bouton « Create based on », et les matières ne sortent du stock que plus tard, à la comptabilisation de l’assemblage (« Assembly »).

Le commercial prend une commande de 40 caissons de bureau et écrit au chef d’atelier sur la messagerie : « On a 60 mètres de panneau, ça suffit ? » Le chef répond au bout d’une heure, de mémoire. Dans l’ordre de fabrication, la réponse est visible tout de suite : besoin 72 m², stock 60 m², manque 12 m². Plus bas, un exemple complet d’un tel document avec les calculs. L’entreprise est fictive.

En quoi l’ordre de fabrication diffère-t-il de la commande client ?

La commande client fixe « quoi, combien et à quel prix ». L’ordre de fabrication décrit « comment et avec quoi » : il contient la nomenclature, les matières, les opérations, l’entrepôt-atelier, les dates prévues et le responsable. Dans les documents de production, on l’appelle aussi ordre de production ou bon de fabrication, et le sens est le même.

Le lien entre les documents est conservé dans l’onglet « Links », on voit donc dans l’ordre de fabrication pour quel client il a été créé. Pour la fabrication en cascade, il existe l’interrupteur « Create production orders » : il crée automatiquement des ordres subordonnés pour les semi-finis.

Il y a deux types d’opération. « Assembling » (assemblage) produit un nouvel article, dont le coût de revient se compose des matières et des opérations. « Repair » (réparation) ne crée pas de nouvel article : le coût des pièces et du travail s’ajoute au coût de revient du produit existant. Ci-dessous, il s’agit de l’assemblage.

À quoi ressemble un exemple d’ordre de fabrication ?

Un fabricant fictif produit des caissons de bureau et a reçu une commande d’un revendeur : 40 pièces à 190 EUR, soit 7 600 EUR au total. Ci-dessous, l’en-tête du document, la production et les opérations. Les champs correspondent au panneau de gauche et aux onglets de l’ordre de fabrication dans Bimp.

L’onglet « Operations » montre les travaux par étapes de la nomenclature. Le temps normé et le coût d’une opération viennent de la nomenclature, et le total égale la quantité multipliée par le coût.

Vérification : 0,5 + 0,4 + 0,8 + 0,2 = 1,9 heure par produit, 1,9 × 40 = 76 heures. Coût 15 + 12 + 24 + 6 = 57 EUR par produit, 57 × 40 = 2 280 EUR.

Comment calculer les matières et le coût de la commande ?

Bimp calcule les matières à partir de la nomenclature : norme par produit multipliée par la quantité de la commande. L’onglet « Materials » montre le besoin, le prix, le montant et le stock dans les entrepôts, la comparaison avec la disponibilité se fait donc au même endroit.

Besoin en panneau 1,8 × 40 = 72 m², en chant 9 × 40 = 360 m, en coulisses 3 × 40 = 120 paires. Montant des matières 864 + 144 + 660 + 120 + 80 = 1 868 EUR.

Le coût de revient prévisionnel du lot est égal aux matières plus les opérations : 1 868 + 2 280 = 4 148 EUR. Par caisson, cela fait 4 148 / 40 = 103,70 EUR. Dans Bimp, pour l’assemblage, le prix unitaire de l’onglet « Products » se calcule exactement ainsi, comme la somme du coût des matières et des opérations. La marge brute de la commande au coût prévisionnel est de 7 600 - 4 148 = 3 452 EUR, soit 45,4 % du chiffre d’affaires, avant répartition des charges d’atelier et administratives.

Que faire s’il manque des matières ?

Dans l’exemple, il faut 72 m² de panneau et le stock est de 60 m². Le manque est de 72 - 60 = 12 m². Un caisson prend 1,8 m², le panneau disponible suffit donc pour 60 / 1,8 = 33 caissons (33 × 1,8 = 59,4 m²), et sept caissons restent sans panneau. Il leur faut 7 × 1,8 = 12,6 m², et les 0,6 m² de reste couvrent une partie de cette somme, de sorte qu’il faut acheter 12 m², soit 144 EUR à 12 EUR le m².

On fait d’ordinaire ces calculs une fois l’atelier à l’arrêt. Dans l’ordre de fabrication, on les fait avant le lancement. Il y a trois voies :

1. Acheter 12 m² et mettre l’achat au plan avant le 18/11.
2. Remplacer le panneau par un équivalent, si la nomenclature l’autorise : dans la colonne « Analogue », un panneau s’ouvre avec les remplacements permis, les priorités et les stocks. Pour plusieurs lignes à la fois, il existe l’action « Other actions → Replace with analogues ».
3. Scinder la commande en deux lots : 33 caissons partent tout de suite, 7 attendent le panneau.

La réservation attache les matières à la commande. Dans l’onglet « Materials », remplissez la colonne « Reserve » à la main, ou activez dans la comptabilité l’interrupteur « Goods reservation (Production order) », et la réservation se fait automatiquement. La réservation n’est possible que dans la limite du stock et en présence d’un lot, c’est pourquoi 60 m² de panneau sont réservés, et les 12 m² restants demeurent un manque. On peut aussi poser la réservation plus tôt, directement depuis la commande client avec le document « Stock reservation (materials) », comme le décrit l’article Reserving materials for a customer order.

Comment transférer les matières à l’atelier et lancer la production ?

Enregistrez la commande, cliquez sur « Create based on » et choisissez « Stock transfer ». Bimp crée un document dans lequel l’entrepôt d’envoi est l’entrepôt des matières et l’entrepôt de réception l’atelier, et l’onglet « Goods » est rempli avec les matières de la commande. La quantité à transférer est égale au plan moins ce qui a déjà été transféré, un second transfert ne double donc pas la sortie, et l’on peut sortir les matières par parties en modifiant la quantité.

Il y a ensuite deux voies de lancement. Si vous suivez la production par un seul document, vous créez à partir de la commande l’« Assembly » : elle sort les matières et entre les caissons finis. Si vous voulez voir à quelle étape se trouve chaque produit, vous créez une « Production task » : avant cela, dans l’onglet « Products », vous cliquez sur « Create batches », et la production se divise en lignes d’une pièce. Le suivi des étapes est décrit en détail dans l’article Production tasks. Comment le suivre chaque jour, l’article suivi des ordres de fabrication l’explique.

La date de fin de la commande est une date prévue. La production réelle est enregistrée par l’assemblage, et il ne faut pas confondre ces deux notions dans les plans de vente.

Comment charger beaucoup de produits d’un coup dans la commande ?

Quand une commande compte des dizaines de lignes, on les charge depuis Excel. Dans une nouvelle commande, dans l’onglet « Products », cliquez sur « Import » et choisissez un fichier selon le modèle d’import des ordres de fabrication. Le fichier comporte cinq colonnes : « Product », « Specification », « Modification », « Quantity » et « Unit ».

Les noms des articles et des nomenclatures doivent correspondre à ceux de Bimp au caractère près, sinon la ligne n’est pas chargée. Si la nomenclature n’est pas indiquée dans le fichier, le système n’ajoute que le produit, sans composants. Après l’import, vérifiez l’onglet « Products » : sous chaque produit, la liste de ses matières est dépliée. La description des colonnes et les erreurs courantes figurent dans l’article Loading products into a production order from Excel.

Comment savoir que la commande est exécutée ?

Le total par commandes est fourni par le rapport « Production Progress ». Il montre pour chaque ordre de fabrication combien a été commandé, fabriqué, reste à fabriquer et expédié. Dans l’exemple, après la première semaine, les chiffres pourraient être les suivants : commandé 40, fabriqué 33, restant 40 - 33 = 7, expédié 0. La colonne « Produced » se remplit par les assemblages comptabilisés, tant que le document n’est pas comptabilisé, les caissons finis n’apparaissent donc pas dans le rapport.

Pour le client, ce rapport fournit la base de la discussion sur la date : 33 caissons sont prêts à partir, 7 attendent le panneau. Le commercial donne deux délais au lieu d’un seul, imprécis.

Ce que fait Bimp et ce qu’il ne fait pas

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants, et l’ordre de fabrication y est créé dans « Production → Production orders » ou à partir de la commande client. Le système reprend la production, les matières et les opérations de la nomenclature, calcule le besoin et le prix, montre les stocks dans les entrepôts, pose la réservation, propose des équivalents, génère le transfert des matières vers l’atelier et prépare les données pour l’assemblage ou les tâches de production. Les détails sur les champs et les onglets se trouvent dans l’article d’aide Production order. La commande client contient le champ « Priority » (élevée, moyenne, faible), transmis à la production pour l’ordre de passage.

Voici les limites. L’ordre de fabrication ne sort lui-même ni les matières ni le produit, c’est l’assemblage qui le fait. Les normes, les prix des opérations et la composition du produit viennent de la nomenclature, une erreur dans la norme passe donc dans le calcul du besoin. Le remplacement d’une matière ne fonctionne qu’avec les équivalents que vous avez indiqués dans la nomenclature. L’établissement automatique d’un plan de charge de l’atelier n’existe pas dans l’ordre : les dates de début et de fin sont fixées par une personne.

Dans l’exemple, la commande de 40 caissons a donné trois réponses avant la première coupe de panneau : 72 m² de panneau nécessaires pour 60 m² en stock, coût de revient prévisionnel de 4 148 EUR (103,70 EUR par caisson) et 7 produits sans matière. Plus la nomenclature est précise, plus ces chiffres sont fiables. La façon dont un fabricant accorde ses délais à la charge réelle relève de la planification de la production.

Questions fréquentes