Fertigungsauftrag erstellen: Vom Kundenauftrag bis zur fertigen Charge

Der Fertigungsauftrag ist ein interner Beleg, der einen Kundenauftrag in den Plan der Werkstatt verwandelt: welches Erzeugnis in welcher Menge aus welchem Material mit welchen Arbeitsgängen bis wann gefertigt wird. In Bimp legt man ihn aus dem Kundenauftrag mit der Schaltfläche „Create based on“ an, und das Material wird erst später beim Buchen der Montage („Assembly“) abgebucht.

Der Vertriebsmitarbeiter nimmt einen Auftrag über 40 Büroschränke an und schreibt dem Meister per Messenger: „Wir haben 60 Meter Platte, reicht das?“ Der Meister antwortet nach einer Stunde, und die Antwort stammt aus dem Gedächtnis. Im Fertigungsauftrag ist die Antwort sofort sichtbar: Bedarf 72 m², Bestand 60 m², Fehlbestand 12 m². Weiter unten steht ein vollständiges Muster eines solchen Belegs mit der Rechnung. Das Unternehmen ist fiktiv.

Worin unterscheidet sich der Fertigungsauftrag vom Kundenauftrag?

Der Kundenauftrag hält „was, wie viel und zu welchem Preis“ fest. Der Fertigungsauftrag beschreibt „wie und woraus“: Er enthält Stückliste, Material, Arbeitsgänge, Werkstattlager, Plantermine und Verantwortlichen. In der Fertigung heißt er auch Produktionsauftrag oder Werkstattauftrag, gemeint ist dasselbe.

Die Verbindung zwischen den Belegen bleibt auf der Registerkarte „Links“ erhalten, im Fertigungsauftrag sieht man also, für welchen Kunden er angelegt wurde. Für die kaskadierte Fertigung gibt es den Schalter „Create production orders“: Er legt automatisch untergeordnete Aufträge für Halbfertigerzeugnisse an.

Es gibt zwei Arten von Vorgängen. „Assembling“ (Montage) stellt eine neue Ware her, deren Herstellkosten sich aus Material und Arbeitsgängen zusammensetzen. „Repair“ (Reparatur) erzeugt keine neue Ware: Die Kosten für Ersatzteile und Arbeit kommen auf die Herstellkosten des vorhandenen Erzeugnisses. Unten geht es um die Montage.

Wie sieht ein Muster eines Fertigungsauftrags aus?

Ein fiktiver Hersteller baut Büroschränke und hat von einem Händler einen Auftrag erhalten: 40 Stück zu je 190 EUR, zusammen 7.600 EUR. Unten stehen Kopf des Belegs, Produktion und Arbeitsgänge. Die Felder entsprechen dem linken Bereich und den Registerkarten des Fertigungsauftrags in Bimp.

Die Registerkarte „Operations“ zeigt die Arbeiten nach den Stufen der Stückliste. Zeitnorm und Kosten eines Arbeitsgangs nimmt das System aus der Stückliste, und die Gesamtsumme ergibt sich aus Menge mal Kosten.

Kontrolle: 0,5 + 0,4 + 0,8 + 0,2 = 1,9 Stunden je Erzeugnis, 1,9 × 40 = 76 Stunden. Kosten 15 + 12 + 24 + 6 = 57 EUR je Erzeugnis, 57 × 40 = 2.280 EUR.

Wie berechnet man Material und Kosten des Auftrags?

Das Material berechnet Bimp aus der Stückliste: Norm je Erzeugnis mal Menge im Auftrag. Die Registerkarte „Materials“ zeigt Bedarf, Preis, Summe und Bestand in den Lagern, der Vergleich mit dem Vorrat findet also an einer Stelle statt.

Bedarf an Spanplatte 1,8 × 40 = 72 m², an Kante 9 × 40 = 360 m, an Auszugsführungen 3 × 40 = 120 Paar. Summe Material 864 + 144 + 660 + 120 + 80 = 1.868 EUR.

Die geplanten Herstellkosten der Charge ergeben sich aus Material plus Arbeitsgängen: 1.868 + 2.280 = 4.148 EUR. Auf einen Schrank entfallen 4.148 / 40 = 103,70 EUR. In Bimp wird der Einheitspreis auf der Registerkarte „Products“ bei der Montage genau so berechnet, als Summe der Herstellkosten von Material und Arbeitsgängen. Der Rohertrag des Auftrags nach geplanten Herstellkosten beträgt 7.600 - 4.148 = 3.452 EUR oder 45,4 % des Erlöses, vor Verteilung der Hallen- und Verwaltungskosten.

Was tun, wenn Material fehlt?

Im Beispiel werden 72 m² Spanplatte gebraucht, im Lager liegen 60 m². Der Fehlbestand beträgt 72 - 60 = 12 m². Ein Schrank braucht 1,8 m², die vorhandene Platte reicht also für 60 / 1,8 = 33 Schränke (33 × 1,8 = 59,4 m²), und sieben Schränke bleiben ohne Platte. Für sie braucht man 7 × 1,8 = 12,6 m², und die 0,6 m² Rest decken einen Teil davon, sodass 12 m² nachzukaufen sind, bei 12 EUR je m² also für 144 EUR.

Solche Rechnungen macht man meist erst, wenn die Werkstatt schon steht. Im Fertigungsauftrag erledigt man sie vor dem Start. Es gibt drei Wege:

1. 12 m² nachkaufen und den Einkauf bis zum 18.11. einplanen.
2. Die Spanplatte durch einen Ersatz ersetzen, wenn die Stückliste es erlaubt: In der Spalte „Analogue“ öffnet sich ein Bereich mit den zulässigen Ersatzmaterialien, Prioritäten und Beständen. Für mehrere Zeilen gleichzeitig gibt es die Aktion „Other actions → Replace with analogues“.
3. Den Auftrag in zwei Chargen teilen: 33 Schränke starten sofort, 7 warten auf die Platte.

Die Reservierung bindet Material an den Auftrag. Füllen Sie auf der Registerkarte „Materials“ die Spalte „Reserve“ von Hand aus, oder schalten Sie in der Buchführung den Schalter „Goods reservation (Production order)“ ein, dann wird die Reservierung automatisch gesetzt. Reserviert werden kann nur im Rahmen des Bestands und bei vorhandener Charge, deshalb werden 60 m² Spanplatte reserviert, und die restlichen 12 m² bleiben Fehlbestand. Die Reservierung lässt sich auch früher direkt aus dem Kundenauftrag mit dem Beleg „Stock reservation (materials)“ setzen, wie es der Artikel Reserving materials for a customer order beschreibt.

Wie übergibt man das Material in die Werkstatt und startet die Fertigung?

Speichern Sie den Auftrag, klicken Sie auf „Create based on“ und wählen Sie „Stock transfer“. Bimp legt einen Beleg an, in dem das Absenderlager das Materiallager und das Empfängerlager die Werkstatt ist, und die Registerkarte „Goods“ ist mit dem Material des Auftrags gefüllt. Die Menge der Umlagerung ist Plan minus bereits Umgelagertes, eine zweite Umlagerung verdoppelt die Ausgabe also nicht, und in Teilen lässt sich das Material ausgeben, indem man die Menge ändert.

Danach gibt es zwei Wege für den Start. Wenn Sie die Fertigung mit einem Beleg erfassen, legen Sie aus dem Auftrag die „Assembly“ an: Sie bucht Material ab und die fertigen Schränke ein. Wenn Sie sehen wollen, auf welcher Stufe jedes Erzeugnis steht, legen Sie eine „Production task“ an: Davor klicken Sie auf der Registerkarte „Products“ auf „Create batches“, und die Produktion wird in Zeilen mit je einem Stück aufgeteilt. Die Führung der Stufen beschreibt ausführlich der Artikel Production tasks. Wie man sie täglich verfolgt, zeigt der Beitrag Fertigungsaufträge verfolgen ohne Besprechung.

Das Enddatum im Auftrag ist ein Plandatum. Die tatsächliche Fertigung wird mit der Montage festgehalten, und diese beiden Begriffe sollte man in den Verkaufsplänen nicht vermischen.

Wie lädt man viele Erzeugnisse auf einmal in den Auftrag?

Hat ein Auftrag Dutzende Positionen, lädt man sie aus Excel. Klicken Sie in einem neuen Auftrag auf der Registerkarte „Products“ auf „Import“ und wählen Sie eine Datei nach der Vorlage für den Import von Fertigungsaufträgen. Die Datei hat fünf Spalten: „Product“, „Specification“, „Modification“, „Quantity“ und „Unit“.

Die Namen der Waren und Stücklisten müssen mit den Namen in Bimp bis aufs Zeichen übereinstimmen, sonst wird die Zeile nicht geladen. Fehlt die Stückliste in der Datei, fügt das System nur das Erzeugnis ohne Bestandteile hinzu. Prüfen Sie nach dem Import die Registerkarte „Products“: Unter jedem Erzeugnis ist die Liste seiner Materialien aufgeklappt. Die Beschreibung der Spalten und typische Fehler stehen im Artikel Loading products into a production order from Excel.

Woran erkennt man, dass der Auftrag erfüllt ist?

Die Summe nach Aufträgen liefert der Bericht „Production Progress“. Er zeigt je Fertigungsauftrag, wie viel bestellt, gefertigt, noch herzustellen und geliefert ist. Im Beispiel könnten die Zahlen nach der ersten Woche so aussehen: bestellt 40, gefertigt 33, übrig 40 - 33 = 7, geliefert 0. Die Spalte „Produced“ füllt sich aus gebuchten Montagen, solange der Beleg nicht gebucht ist, erscheinen die fertigen Schränke im Bericht also nicht.

Für den Kunden liefert dieser Bericht die Grundlage für das Gespräch über den Termin: 33 Schränke sind versandbereit, 7 warten auf die Platte. Der Vertriebsmitarbeiter nennt zwei Termine statt eines ungenauen.

Was Bimp leistet und was nicht

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller, und der Fertigungsauftrag wird darin unter „Production → Production orders“ oder aus dem Kundenauftrag angelegt. Das System zieht Produktion, Material und Arbeitsgänge aus der Stückliste, rechnet Bedarf und Preis, zeigt Bestände in den Lagern, setzt die Reservierung, schlägt Ersatzmaterial vor, erzeugt die Umlagerung des Materials in die Werkstatt und bereitet Daten für die Montage oder die Fertigungsaufgaben vor. Mehr zu Feldern und Registerkarten steht im Hilfeartikel Production order. Im Kundenauftrag gibt es das Feld „Priority“ (hoch, mittel, niedrig), das für die Reihenfolge an die Fertigung übergeben wird.

Die Grenzen sind diese. Der Fertigungsauftrag bucht selbst weder Material ab noch das Erzeugnis ein, das tut die Montage. Normen, Preise der Arbeitsgänge und Zusammensetzung des Erzeugnisses kommen aus der Stückliste, ein Fehler in der Norm geht also in die Bedarfsrechnung ein. Der Materialtausch funktioniert nur mit den Ersatzmaterialien, die Sie in der Stückliste angegeben haben. Eine automatische Erstellung eines Auslastungsplans der Werkstatt gibt es im Auftrag nicht: Beginn und Ende legt ein Mensch fest.

Im Beispiel mit dem Auftrag über 40 Schränke hat der Fertigungsauftrag vor dem ersten Plattenzuschnitt drei Antworten geliefert: 72 m² Spanplatte nötig bei 60 m² Bestand, geplante Herstellkosten 4.148 EUR (103,70 EUR je Schrank) und 7 Erzeugnisse ohne Material. Je genauer die Stückliste, desto verlässlicher sind diese Zahlen. Wie ein Hersteller die Termine mit der tatsächlichen Auslastung abstimmt, ist eine eigene Aufgabe der Fertigungsplanung.

Häufige Fragen