Ordem de produção: da encomenda do cliente à saída do produto

A ordem de produção é um documento interno que transforma a encomenda do cliente em plano da oficina: que produto fazer, em que quantidade, com que materiais, por que operações e até que dia. No Bimp, cria-se a partir da encomenda de cliente (“Customer order”) com o botão “Create based on”, e os materiais saem do armazém mais tarde, ao registar a montagem (“Assembly”).

O comercial recebe uma encomenda de 40 móveis de escritório e escreve ao mestre numa aplicação de mensagens: «Temos 60 metros de aglomerado, chega?». O mestre responde passada uma hora, e a resposta assenta na memória. Na ordem de produção a resposta vê-se logo: necessidade 72 m², saldo 60 m², falta 12 m². A seguir fica o modelo completo deste documento, com a aritmética. A empresa é fictícia.

Em que difere a ordem de produção da encomenda do cliente?

A encomenda do cliente fixa «o quê, quanto e por quanto». A ordem de produção descreve «como e com quê»: nela estão a lista de materiais, os materiais, as operações, o armazém-oficina, as datas planeadas e o responsável. Nos documentos de produção chama-se também ordem de fabrico, e a ideia é a mesma.

A ligação entre os documentos guarda-se no separador “Links”, por isso, a partir da ordem de produção vê-se para que cliente foi criada. Para a produção em cascata existe o interruptor “Create production orders”: forma automaticamente as ordens subordinadas dos semiacabados.

Há dois tipos de operação. “Assembling” (montagem) produz um novo artigo, e o seu custo compõe-se de materiais e operações. “Repair” (reparação) não cria artigo novo: o valor das peças e dos trabalhos soma-se ao custo de um produto existente. A seguir trata-se a montagem.

Que modelo de ordem de produção usar?

Um fabricante fictício produz móveis de escritório e recebeu uma encomenda de um distribuidor: 40 unidades a 120 €, no total 4 800 €. Abaixo ficam o cabeçalho do documento, os produtos e as operações. Os campos correspondem ao painel esquerdo e aos separadores da ordem de produção no Bimp.

O separador “Operations” mostra os trabalhos por etapas da lista de materiais. O sistema toma da lista de materiais a norma de tempo e o custo da operação, e o total é a quantidade multiplicada pelo custo.

Verificação: 0,5 + 0,4 + 0,8 + 0,2 = 1,9 horas por produto, 1,9 × 40 = 76 horas. Custo 3 + 2,50 + 5 + 1,25 = 11,75 € por produto, 11,75 × 40 = 470 €.

Como calcular os materiais e o custo da ordem?

O Bimp calcula os materiais pela lista de materiais: a norma por produto multiplica-se pela quantidade da ordem. O separador “Materials” mostra a necessidade, o preço, o valor e o saldo nos armazéns, pelo que a comparação com o que existe se faz num só sítio.

A necessidade de aglomerado é 1,8 × 40 = 72 m², de orla 9 × 40 = 360 m, de corrediças 3 × 40 = 120 pares. O valor dos materiais é 1 368 + 108 + 270 + 110 + 60 = 1 916 €.

O custo planeado do lote é igual aos materiais mais as operações: 1 916 + 470 = 2 386 €. Por móvel são 2 386 / 40 = 59,65 €. No Bimp, na montagem o preço unitário do separador “Products” calcula-se exatamente assim, como a soma do custo dos materiais e das operações. O lucro bruto da encomenda ao custo planeado é 4 800 - 2 386 = 2 414 €, ou 50,3% da receita, antes da repartição dos gastos da oficina e administrativos.

O que fazer se faltarem materiais?

No exemplo, são precisos 72 m² de aglomerado e no armazém há 60 m². A falta é 72 - 60 = 12 m². Um móvel gasta 1,8 m², pelo que o aglomerado existente chega para 60 / 1,8 = 33 móveis (33 × 1,8 = 59,4 m²), e sete móveis ficam sem placa. Para eles são precisos 7 × 1,8 = 12,6 m², e os 0,6 m² de sobra cobrem parte dessa soma, por isso há que comprar 12 m².

Estas contas costumam fazer-se depois de a oficina já estar parada. Na ordem de produção fazem-se antes do arranque. Há três caminhos:

1. Comprar mais 12 m² e colocar a compra no plano até 18.11.
2. Substituir o aglomerado por um análogo, se a lista de materiais o permitir: na coluna “Analogue” abre-se um painel com as substituições permitidas, as prioridades e os saldos. Para várias linhas de uma vez existe a ação “Other actions → Replace with analogues”.
3. Dividir a encomenda em dois lotes: 33 móveis arrancam logo, 7 esperam pela placa.

A reserva fixa os materiais à encomenda. No separador “Materials” preencha a coluna “Reserve” à mão, ou ligue na contabilidade o interruptor “Goods reservation (Production order)”, e a reserva faz-se automaticamente. A reserva só é possível dentro do saldo e com um lote existente, por isso os 60 m² de aglomerado reservam-se, e os restantes 12 m² ficam como falta. A reserva pode fazer-se mais cedo, diretamente a partir da encomenda de cliente, com o documento “Stock reservation (materials)”, como descreve o artigo “Reserving materials for a customer order” (reserva de materiais para uma encomenda de cliente).

Como entregar os materiais à oficina e arrancar a produção?

Guarde a ordem, clique em “Create based on” e escolha “Stock transfer”. O Bimp cria um documento em que o armazém de origem é o armazém de materiais, o armazém de destino é a oficina, e o separador “Goods” vem preenchido com os materiais da ordem. A quantidade a transferir é igual ao plano menos o já transferido, por isso uma nova transferência não duplica a entrega, e os materiais podem entregar-se por partes, alterando a quantidade.

A seguir há dois caminhos de arranque. Se contabiliza a produção com um só documento, cria a partir da ordem a “Assembly”: dá saída aos materiais e dá entrada dos móveis acabados. Se quiser ver em que etapa está cada produto, cria uma “Production task”: antes disso, no separador “Products” clica em “Create batches”, e os produtos dividem-se em linhas de uma unidade. A gestão das etapas está descrita em pormenor no artigo “Production tasks” (tarefas de produção). Como acompanhá-las todos os dias descreve o artigo sobre o controlo da execução das ordens de produção.

A data de fim na ordem é uma data planeada. A produção efetiva fixa-se com a montagem, e estes dois conceitos não convém misturá-los nos planos de vendas.

Como carregar de uma vez muitos produtos na ordem?

Quando uma ordem tem dezenas de linhas, carregam-se do Excel. Numa ordem nova, no separador “Products”, clique em “Import” e escolha o ficheiro pelo modelo “Production order import template”. O ficheiro tem cinco colunas: “Product”, “Specification”, “Modification”, “Quantity” e “Unit”.

Os nomes dos artigos e das listas de materiais têm de coincidir com os do Bimp até ao último símbolo, senão a linha não carrega. Se a lista de materiais não for indicada no ficheiro, o sistema acrescenta apenas o produto, sem componentes. Depois da importação verifique o separador “Products”: sob cada produto está desdobrada a lista dos seus materiais. A descrição das colunas e os erros habituais estão no artigo “Loading products into a production order from Excel” (carregar produtos para uma ordem de produção a partir do Excel).

Como saber que a ordem foi cumprida?

O total por ordens dá-o o relatório “Production Progress”. Mostra, por cada ordem de produção, quanto foi encomendado, produzido, quanto resta fabricar e quanto foi expedido. No exemplo, passada a primeira semana, os números poderiam ser estes: encomendado 40, produzido 33, restam 40 - 33 = 7, expedido 0. A coluna “Produced” preenche-se com as montagens registadas, por isso, enquanto o documento não for registado, os móveis prontos não aparecem no relatório.

Para o cliente, este relatório dá base para a conversa sobre a data: 33 móveis estão prontos para expedir, 7 esperam pela placa. O comercial indica dois prazos em vez de um impreciso.

O que o Bimp faz e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e a ordem de produção cria-se em “Production → Production orders” ou a partir da encomenda de cliente. O sistema puxa da lista de materiais os produtos, os materiais e as operações, calcula a necessidade e o preço, mostra os saldos nos armazéns, faz a reserva, propõe análogos, forma a transferência de materiais para a oficina e prepara os dados para a montagem ou para as tarefas de produção. Os campos e os separadores estão descritos em pormenor no artigo de ajuda “Production order” (ordem de produção). Na encomenda de cliente há o campo “Priority” (alta, média, baixa), que passa para a produção, para definir a ordem de trabalho.

Os limites são estes. A ordem de produção não dá saída aos materiais nem dá entrada do produto, isso faz a montagem. As normas, os preços das operações e a composição do produto vêm da lista de materiais, por isso um erro numa norma passa para o cálculo da necessidade. A substituição de material só funciona com os análogos que indicou na lista de materiais. Na ordem não há elaboração automática de um calendário de carga da oficina: as datas de início e de fim define-as uma pessoa.

No exemplo, a ordem para 40 móveis deu três respostas antes do primeiro corte da placa: são precisos 72 m² de aglomerado para um saldo de 60 m², o custo planeado é 2 386 € (59,65 € por móvel) e 7 produtos ficam sem material. Quanto mais exata a lista de materiais, mais fiáveis estes números. Sobre o planeamento da produção, veja a página inicial.

Perguntas frequentes