Comment calculer une commande fournisseur : les bouchons la veille de l'embouteillage

Entreprise fictive. Chaque action dans Bimp est une fonction réelle du produit.

Pour savoir comment calculer une commande fournisseur, il suffit d’une formule : stock minimum plus réservations plus rythme de la demande sur la période de planification, moins le stock en entrepôt et moins les livraisons en transit. Dans Bimp, ce chiffre apparaît dans la colonne « Need to purchase », et l’acheteur ne rapproche plus les stocks à la main. La société fictive « Source Clairval » en est arrivée là après que sa ligne d’embouteillage est restée une journée et demie à l’arrêt, faute de bouchons.

Que s’est-il passé chez Source Clairval ?

« Source Clairval » embouteille des limonades et des jus, 35 personnes, et ses produits vont aux enseignes de distribution et aux grossistes. La bouteille en verre, le bouchon et l’étiquette viennent de trois fournisseurs différents. Les bouchons mettent trois semaines à arriver, soit 21 jours.

L’acheteur décidait quoi commander d’après un tableau de stocks et son intuition. Le tableau indiquait 38 000 bouchons, un chiffre qui semblait suffisant. La ligne consomme 4 000 bouchons par jour, le stock couvrait donc 9,5 jours. Le fournisseur livre en 21 jours, une commande passée avec ce stock serait arrivée après l’arrêt. La ligne s’est arrêtée la veille de l’embouteillage prévu.

Les pertes supposées : la ligne travaille en deux postes et sort 4 000 bouteilles par jour, et une journée et demie d’arrêt a coûté 3 000 bouteilles. À un prix de vente de 0,80 EUR, cela fait 2 400 EUR de chiffre d’affaires manquant. En même temps, l’entrepôt contient six mois d’étiquettes : 720 000 pièces pour une consommation de 4 000 par jour, soit 180 jours. Une étiquette coûte 0,05 EUR, et ce stock immobilise 36 000 EUR. La rupture et le surstock avaient la même cause : on déterminait la quantité à l’œil.

Comment calculer une commande fournisseur selon le min/max et le rythme de la demande ?

Dans Bimp, le besoin se calcule avec la formule de l’aide :

Need to purchase = Stock minimum + Réservations + (Rythme de la demande × Profondeur de planification) - Stock physique - Livraisons attendues

La profondeur de planification est le nombre de jours d’aujourd’hui jusqu’à la date « Plan until ». Par défaut, c’est 31 jours. Voici les six étapes suivies par l’acheteur de « Source Clairval ».

Étape 1. Paramètres dans la fiche article

Dans la fiche du bouchon (Warehouse → Products and services), on ouvre la section « Planning ». L’acheteur saisit « Demand rate per day » 4 000, « Safety stock, days » 5 et « Delivery time, days » 21. Dans la section « Accounting », « Min. balance » vaut 20 000, soit ces mêmes 5 jours de demande (4 000 × 5), et « Max. balance » correspond au niveau de réapprovisionnement complet. Si l’on laisse le rythme à zéro, Bimp le prend dans les ventes du mois précédent. Les détails sont dans l’aide Purchase planning.

Étape 2. Calcul à une date donnée

L’acheteur ouvre Purchases → Purchase planning et choisit la date « Plan until ». Le rapport montre pour chaque article le fournisseur, le stock, la réserve, le stock disponible et la colonne « Need to purchase ». Les réservations et la marchandise en transit sont prises en compte automatiquement. Pour trois lignes de « Source Clairval » (pas de réservations, profondeur de 31 jours, demande de 4 000 par jour, soit 124 000 sur la période), on obtient :

Pour le bouchon : 20 000 + 124 000 - 38 000 = 106 000 pièces. Pour la bouteille : 30 000 + 124 000 - 90 000 - 60 000 = 4 000. Pour l’étiquette : 20 000 + 124 000 - 720 000 = -576 000. Un résultat négatif signifie que le stock couvre à la fois le minimum et 31 jours de demande, il n’y a donc rien à commander.

Étape 3. Commande fournisseur depuis Excel

L’acheteur filtre le rapport par fournisseur de bouchons et l’exporte vers Excel. Dans Purchases → Supplier orders, il crée la commande fournisseur et clique sur Import dans l’onglet « Products, services ». Le fichier est chargé depuis Excel, et les colonnes sont associées aux champs « Product », « Quantity » et « Price ». Des bouchons à 0,04 EUR pour 106 000 pièces donnent 4 240 EUR (106 000 × 0,04).

Le stock de 38 000 ne couvre que 9,5 jours, alors que la livraison prend 21 jours. L’acheteur tire donc deux commandes d’un seul calcul : un lot urgent de 60 000 pièces livré en 7 jours et un lot principal de 46 000 pièces en 21 jours. Au total 60 000 + 46 000 = 106 000. Au septième jour, le stock sera de 38 000 - 7 × 4 000 = 10 000, le lot urgent le portera à 70 000, et d’ici l’arrivée du lot principal la ligne a de quoi travailler.

Étape 4. Désignations du fournisseur

Le fournisseur appelle le bouchon « KR-38 or », alors qu’il s’appelle « Bouchon 38 mm » dans la base. La correspondance se crée dans l’onglet « Supplier products » de la fiche article. On active la colonne « Supplier product name » dans la commande avec l’icône d’engrenage, et le gestionnaire reçoit un bon de livraison qu’il peut rapprocher sans traduction (Supplier products).

Étape 5. Date prévue et statut

Dans l’en-tête de la commande, le champ « Shipment date » contient la date prévue d’arrivée en entrepôt. Pour le lot urgent, c’est le septième jour, pour le lot principal le vingt et unième. Le statut de la commande se change à la main : « New », « In progress », « Confirmed », de sorte qu’on voit pour chaque commande à quelle phase elle en est (Supplier order).

Étape 6. Rapport d’exécution des commandes

Le rapport « Receipts by Supplier » compare le commandé et le reçu et montre ce qui reste attendu. Le fournisseur de bouchons n’a pas livré une partie du lot principal. Le manque est visible dans la ligne de commande (Receipts by Supplier analysis).

Que voit le dirigeant dans les rapports ?

Dans le rapport « Purchase planning », le dirigeant regarde la colonne « Need to purchase » sur toute la gamme. Les lignes avec un plus attendent une commande, celles avec un moins n’ont besoin de rien. D’après notre tableau, les bouchons (106 000) et les bouteilles (4 000) partent en commande, pas les étiquettes.

Dans le rapport « Receipts by Supplier », deux commandes de bouchons à 0,04 EUR figurent en fin de mois :

Vérifions les montants. Le commandé est de 2 400 + 1 840 = 4 240 EUR, ce qui correspond au calcul 106 000 × 0,04. Le reçu est de 2 400 + 1 200 = 3 600 EUR, soit 90 000 pièces. Le manque de 16 000 pièces pour 640 EUR (16 000 × 0,04) est l’engagement du fournisseur, que l’acheteur éclaircit le jour même.

Les étiquettes cessent d’immobiliser de l’argent. Le besoin n’apparaîtra que lorsque le stock tombera à 144 000 pièces (20 000 + 124 000). À partir de 720 000, cela arrivera dans (720 000 - 144 000) / 4 000 = 144 jours, et alors seulement le rapport affichera un plus.

Qu’est-ce que cela apporte ?

Les achats d’une production de boissons dépendent des longs délais de livraison du verre, des bouchons et des étiquettes. C’est pourquoi un calcul à 31 jours avec la marchandise en transit apporte à l’acheteur plus que le stock du jour dans un tableau.

L’acheteur obtient un chiffre vérifiable par le calcul, et un argument pour discuter avec le dirigeant : pourquoi on a commandé précisément 106 000. Le dirigeant voit la rupture à l’avance, une semaine et plus avant l’embouteillage. D’après les chiffres supposés, un arrêt a coûté 2 400 EUR de chiffre d’affaires, et le surstock d’étiquettes immobilisait 36 000 EUR. L’acheteur aurait vu les deux montants dans le rapport avant qu’ils n’apparaissent.

Pour choisir le stock de sécurité et le point de commande, lisez l’article Achat de matières premières : calcul du stock de sécurité, point de commande et quantité à commander. Si les achats dépendent des normes de consommation par produit, l’article sur les normes de consommation de matières et le contrôle des surconsommations sera utile. Les fonctions d’achat sont réunies sur la page Achats, et Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants, où elles fonctionnent à côté du stock et de la production.

Limites du scénario

Le scénario montre le calcul selon les stocks min/max et le rythme de la demande. Le besoin issu des nomenclatures des produits n’est pas calculé ici : Bimp prend le stock, les réservations, le rythme des ventes et la marchandise en transit. Le rythme de la demande dans la fiche est défini à la main, ou Bimp le prend dans les ventes du mois précédent, il vaut donc mieux le revoir avant le pic d’été des limonades. La création de la commande fournisseur à partir du calcul passe par l’export Excel et l’import, l’aide ne décrit pas de bouton dédié. Le fournisseur, le délai de livraison et le prix des bouchons de l’exemple sont inventés, il faut remplacer les chiffres par les vôtres.

Questions fréquentes