Inhalt des Artikels
- Bestellbedarf = Mindestbestand + Reservierungen + Bedarfsrate × Planungstiefe - Bestand - Lieferungen unterwegs. Bimp berechnet ihn in der Spalte „Need to purchase“ des Berichts „Purchase planning“.
- Im fiktiven Beispiel der Verschlüsse: 20.000 + 4.000 × 31 - 38.000 = 106.000 Stück. Bei den Flaschen sind es 4.000 Stück, weil 60.000 schon unterwegs sind, und bei den Etiketten minus 576.000, also ist nichts zu bestellen.
- Das Szenario beschreibt die Berechnung nach Min/Max und Bedarfsrate. Der Bedarf aus Stücklisten wird darin nicht gerechnet, und die Bedarfsrate saisonaler Artikel muss man aktualisieren.
Fiktives Unternehmen. Jede Aktion in Bimp ist eine echte Produktfunktion.
Wer die Bestellmenge berechnen will, braucht eine Formel: Mindestbestand plus Reservierungen plus Bedarfsrate für den Planungszeitraum, minus Lagerbestand und minus Lieferungen unterwegs. In Bimp zeigt diese Zahl die Spalte „Need to purchase“, und der Einkäufer gleicht Bestände nicht mehr von Hand ab. Das fiktive „Bergquell Getränke“ kam dazu, nachdem die Abfülllinie anderthalb Schichten ohne Verschlüsse stillgestanden hatte.
Was ist bei Bergquell passiert?
„Bergquell Getränke“ füllt Limonaden und Säfte ab, hat 35 Mitarbeiter, und seine Produkte gehen an Handelsketten und Großhändler. Glasflasche, Verschluss und Etikett kommen von drei verschiedenen Lieferanten. Die Verschlüsse sind drei Wochen unterwegs, also 21 Tage.
Der Einkäufer entschied nach einer Bestandstabelle und nach Gefühl, was zu bestellen ist. In der Tabelle standen 38.000 Verschlüsse, und die Zahl wirkte ausreichend. Die Linie verbraucht 4.000 Verschlüsse pro Tag, der Vorrat reichte also für 9,5 Tage. Der Lieferant liefert in 21 Tagen, eine Bestellung mit diesem Bestand wäre erst nach dem Stillstand eingetroffen. Die Linie stand einen Tag vor der geplanten Abfüllung still.
Die angenommenen Verluste: Die Linie läuft in zwei Schichten und liefert 4.000 Flaschen am Tag, und anderthalb Schichten Stillstand kosteten 3.000 Flaschen. Bei einem Abgabepreis von 0,80 EUR sind das 2.400 EUR entgangener Umsatz. Zugleich liegt im Lager ein halbes Jahr Etiketten: 720.000 Stück bei einem Verbrauch von 4.000 am Tag, also 180 Tage. Ein Etikett kostet 0,05 EUR, in diesem Vorrat stecken 36.000 EUR gebundenes Kapital. Mangel und Überbestand hatten dieselbe Ursache: Die Menge wurde nach Augenmaß bestimmt.
Wie lässt sich die Bestellmenge berechnen: nach Min/Max und Bedarfsrate?
In Bimp wird der Bedarf nach der Formel aus der Hilfe gerechnet:
Need to purchase = Mindestbestand + Reservierungen + (Bedarfsrate × Planungstiefe) - physischer Bestand - erwartete Lieferungen
Die Planungstiefe ist die Zahl der Tage von heute bis zum Datum „Plan until“. Standardmäßig sind es 31 Tage. Es folgen die sechs Schritte, die der Einkäufer bei „Bergquell“ gegangen ist.
Schritt 1. Parameter in der Artikelkarte
In der Karte des Verschlusses (Warehouse → Products and services) öffnet man den Abschnitt „Planning“. Der Einkäufer trägt „Demand rate per day“ 4.000, „Safety stock, days“ 5 und „Delivery time, days“ 21 ein. Im Abschnitt „Accounting“ steht „Min. balance“ 20.000, das sind dieselben 5 Tage Bedarf (4.000 × 5), und „Max. balance“ als Stand der vollständigen Auffüllung. Lässt man die Rate bei null, nimmt Bimp sie aus den Verkäufen des Vormonats. Genaueres steht in der Hilfe Purchase planning.
Schritt 2. Berechnung zum Stichtag
Der Einkäufer öffnet Purchases → Purchase planning und wählt das Datum „Plan until“. Der Bericht zeigt je Artikel Lieferant, Bestand, Reservierung, verfügbaren Bestand und die Spalte „Need to purchase“. Reservierungen und Ware unterwegs sind automatisch berücksichtigt. Für drei Positionen von „Bergquell“ (keine Reservierungen, Tiefe 31 Tage, Bedarf 4.000 am Tag, also 124.000 im Zeitraum) ergab sich:
| Artikel | Mindestbestand | Bedarf in 31 Tagen | Bestand | Unterwegs | Need to purchase |
|---|---|---|---|---|---|
| Verschluss | 20.000 | 124.000 | 38.000 | 0 | 106.000 |
| Flasche | 30.000 | 124.000 | 90.000 | 60.000 | 4.000 |
| Etikett | 20.000 | 124.000 | 720.000 | 0 | -576.000 |
Für den Verschluss: 20.000 + 124.000 - 38.000 = 106.000 Stück. Für die Flasche: 30.000 + 124.000 - 90.000 - 60.000 = 4.000. Für das Etikett: 20.000 + 124.000 - 720.000 = -576.000. Ein negatives Ergebnis bedeutet, dass der Vorrat sowohl das Minimum als auch 31 Tage Bedarf abdeckt, also gibt es nichts zu bestellen.
Schritt 3. Lieferantenbestellung aus Excel
Der Einkäufer filtert den Bericht nach dem Lieferanten der Verschlüsse und exportiert ihn nach Excel. Unter Purchases → Supplier orders legt er die Lieferantenbestellung an und klickt auf dem Tab „Products, services“ auf Import. Die Datei wird aus Excel hochgeladen, und die Spalten werden den Feldern „Product“, „Quantity“ und „Price“ zugeordnet. Verschlüsse zu 0,04 EUR bei 106.000 Stück ergeben 4.240 EUR (106.000 × 0,04).
Der Bestand von 38.000 reicht nur für 9,5 Tage, die Lieferung dauert aber 21 Tage. Deshalb macht der Einkäufer aus einer Rechnung zwei Bestellungen: eine Eilcharge von 60.000 Stück mit Lieferung in 7 Tagen und eine Hauptcharge von 46.000 Stück in 21 Tagen. Zusammen 60.000 + 46.000 = 106.000. Am siebten Tag beträgt der Vorrat 38.000 - 7 × 4.000 = 10.000, durch die Eilcharge werden es 70.000, und bis die Hauptcharge eintrifft, hat die Linie Material.
Schritt 4. Bezeichnungen des Lieferanten
Der Lieferant nennt den Verschluss „KR-38 gold“, in der Datenbank heißt er „Verschluss 38 mm“. Die Zuordnung legt man auf dem Tab „Supplier products“ der Artikelkarte an. Die Spalte „Supplier product name“ schaltet man in der Bestellung über das Zahnradsymbol ein, und der Sachbearbeiter erhält einen Lieferschein, den er ohne Übersetzung abgleichen kann (Supplier products).
Schritt 5. Plandatum und Status
Im Kopf der Bestellung enthält das Feld „Shipment date“ das geplante Eingangsdatum im Lager. Für die Eilcharge ist das der siebte Tag, für die Hauptcharge der einundzwanzigste. Den Status der Bestellung ändert man von Hand: „New“, „In progress“, „Confirmed“, sodass man bei jeder Bestellung sieht, in welcher Phase sie ist (Supplier order).
Schritt 6. Bericht über die Erfüllung der Bestellungen
Der Bericht „Receipts by Supplier“ vergleicht Bestelltes und Erhaltenes und zeigt, was noch aussteht. Der Verschlusslieferant hat einen Teil der Hauptcharge nicht geliefert. Die Unterlieferung ist in der Bestellzeile sichtbar (Receipts by Supplier analysis).
Was sieht der Inhaber in den Berichten?
Im Bericht „Purchase planning“ schaut der Inhaber auf die Spalte „Need to purchase“ über das gesamte Sortiment. Positionen mit Plus warten auf Bestellung, Positionen mit Minus brauchen nichts. Laut unserer Tabelle gehen Verschlüsse (106.000) und Flaschen (4.000) in die Bestellung, Etiketten nicht.
Im Bericht „Receipts by Supplier“ liegen zum Monatsende zwei Bestellungen für Verschlüsse zu 0,04 EUR:
| Bestellung | Status | Bestellt | Erhalten | Offen |
|---|---|---|---|---|
| Eilcharge | Shipped | 60.000 Stk., 2.400 EUR | 60.000 Stk., 2.400 EUR | 0 |
| Hauptcharge | Partially shipped | 46.000 Stk., 1.840 EUR | 30.000 Stk., 1.200 EUR | 16.000 Stk., 640 EUR |
Prüfen wir die Summen. Bestellt sind 2.400 + 1.840 = 4.240 EUR, das deckt sich mit der Rechnung 106.000 × 0,04. Erhalten sind 2.400 + 1.200 = 3.600 EUR oder 90.000 Stück. Die Unterlieferung von 16.000 Stück über 640 EUR (16.000 × 0,04) ist die Verpflichtung des Lieferanten, die der Einkäufer noch am selben Tag klärt.
Die Etiketten binden kein Geld mehr. Der Bedarf entsteht erst, wenn der Bestand auf 144.000 Stück fällt (20.000 + 124.000). Von 720.000 aus geschieht das nach (720.000 - 144.000) / 4.000 = 144 Tagen, und erst dann zeigt der Bericht ein Plus.
Was bringt das?
Der Einkauf in einer Getränkefertigung hängt von langen Lieferzeiten für Glas, Verschlüsse und Etiketten ab. Deshalb liefert die Berechnung für 31 Tage im Voraus samt Ware unterwegs dem Einkäufer mehr als der heutige Bestand in der Tabelle.
Der Einkäufer erhält eine Zahl, die sich per Rechnung prüfen lässt, und eine Grundlage für das Gespräch mit dem Inhaber: Warum genau 106.000 bestellt wurden. Der Inhaber sieht den Mangel im Voraus, eine Woche und mehr vor der Abfüllung. Nach den angenommenen Zahlen kostete ein Stillstand 2.400 EUR Umsatz, und der Etikettenüberhang band 36.000 EUR. Beide Beträge hätte der Einkäufer im Bericht gesehen, bevor sie entstanden.
Wie man Sicherheitsbestand und Bestellpunkt wählt, steht im Beitrag Sicherheitsbestand berechnen: wie viel Material beim Lieferanten bestellen. Hängt der Einkauf von Verbrauchsnormen für Produkte ab, hilft der Beitrag über Verbrauchsnormen und Kontrolle von Mehrverbrauch. Die Einkaufsfunktionen sind auf der Seite Einkauf zusammengestellt, und Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller, in dem sie neben Lager und Fertigung arbeiten.
Die Verschlüsse gingen einen Tag vor der Abfüllung aus, die Linie stand anderthalb Schichten still und produzierte 3.000 Flaschen im Wert von 2.400 EUR zu wenig. Zugleich liegt im Lager ein halbes Jahr Etiketten für 36.000 EUR.
In den Artikelkarten sind Bedarfsrate, Mindestbestand, Sicherheitsbestand und Lieferzeit hinterlegt. Der Bericht „Purchase planning“ berechnet den Bedarf, die Lieferantenbestellung wird aus Excel hochgeladen, und die Erfüllung zeigt der Bericht „Receipts by Supplier“.
Fiktive Rechnung für die Verschlüsse: 20.000 + 4.000 × 31 - 38.000 = 106.000 Stk., 4.240 EUR. Flaschen werden 4.000 gebraucht, weil 60.000 schon unterwegs sind. Etiketten sind nicht zu bestellen, der nächste Bedarf entsteht in 144 Tagen.
Grenzen des Szenarios
Das Szenario zeigt die Berechnung nach Min/Max-Beständen und Bedarfsrate. Der Bedarf aus Stücklisten der Produkte wird in dieser Berechnung nicht gerechnet: Bimp nimmt Bestand, Reservierungen, Verkaufsrate und Ware unterwegs. Die Bedarfsrate in der Karte legt man von Hand fest, oder Bimp nimmt sie aus den Verkäufen des Vormonats, deshalb sollte man sie vor der Sommerspitze für Limonaden prüfen. Die Lieferantenbestellung aus der Berechnung entsteht über Excel-Export und -Import, eine eigene Schaltfläche dafür gibt es in der Hilfe nicht. Lieferant, Lieferzeit und Preis der Verschlüsse im Beispiel sind erfunden, die Zahlen muss man durch eigene ersetzen.
Häufige Fragen
Nach welcher Formel berechnet Bimp, wie viel beim Lieferanten zu bestellen ist?
Need to purchase = Mindestbestand + Reservierungen + (Bedarfsrate × Planungstiefe) - physischer Bestand - erwartete Lieferungen. Die Planungstiefe entspricht der Zahl der Tage bis zum Datum „Plan until“, standardmäßig sind es 31 Tage.
Was passiert, wenn man die Bedarfsrate in der Artikelkarte nicht ausfüllt?
Bleibt der Wert 0, berechnet Bimp die Rate aus den Verkäufen des Vormonats. Bei saisonalen Artikeln, etwa Limonaden im Sommer, sollte man die Rate von Hand eintragen und vor der Hochsaison prüfen.
Berücksichtigt die Berechnung Ware, die beim Lieferanten schon bestellt ist?
Ja. Ware „unterwegs“ aus angelegten Lieferantenbestellungen wird vom Bedarf abgezogen, sodass dieselbe Position nicht doppelt bestellt wird.
Wie überträgt man den berechneten Bedarf in die Lieferantenbestellung?
Den Bericht nach Lieferant filtern, nach Excel exportieren, die Lieferantenbestellung anlegen und die Datei mit der Schaltfläche Import hochladen. Im Importfenster legt man fest, welche Spalte Artikel, Menge und Preis entspricht.
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