Jak obliczyć zamówienie do dostawcy: kapsle na dzień przed rozlewem

Firma jest fikcyjna. Każde działanie w Bimp to prawdziwa funkcja produktu.

Żeby wiedzieć, jak obliczyć zamówienie do dostawcy, potrzebny jest jeden wzór: stan minimalny plus rezerwy plus tempo popytu na okres planowania, minus stan magazynowy i minus dostawy w drodze. W Bimp tę liczbę pokazuje kolumna „Need to purchase” (potrzeba zakupu), a zaopatrzeniowiec nie uzgadnia stanów ręcznie. Umowna „Beskidzka Kropla” doszła do tego po tym, jak linia rozlewu stała półtorej zmiany bez kapsli.

Co się stało w „Beskidzkiej Kropli”?

„Beskidzka Kropla” rozlewa lemoniady i soki, zatrudnia 35 osób, a produkty biorą sieci handlowe i dystrybutorzy. Szklaną butelkę, kapsel i etykietę dowozi trzech różnych dostawców. Kapsle jadą trzy tygodnie, czyli 21 dni.

Zaopatrzeniowiec decydował, co zamówić, na podstawie tabeli stanów i własnego wyczucia. W tabeli stało 38 000 kapsli i liczba wyglądała na wystarczającą. Linia zużywa 4 000 kapsli dziennie, więc zapasu starczało na 9,5 dnia. Dostawca dowozi w 21 dni, więc zamówienie przy takim stanie przyjechałoby już po zatrzymaniu. Linia stanęła dzień przed planowanym rozlewem.

Umowne straty są takie. Linia pracuje na dwie zmiany i daje 4 000 butelek dziennie, a półtorej zmiany przestoju zabrało 3 000 butelek. Przy cenie sprzedaży 1,50 PLN niedobór produkcji to 4 500 PLN przychodu. Jednocześnie w magazynie leży pół roku etykiet: 720 000 sztuk wobec zużycia 4 000 dziennie, czyli 180 dni. Etykieta kosztuje 0,07 PLN, więc w tym zapasie zamrożono 50 400 PLN. Niedobór i nadmiar miały jedną przyczynę: ilości ustalano na oko.

Jak obliczyć zamówienie do dostawcy według min/max i tempa popytu?

W Bimp potrzebę liczy się według wzoru z pomocy:

Need to purchase = Min balance + Reserves + (Demand rate × Planning depth) - Physical balance - Expected deliveries

Głębokość planowania to liczba dni od dzisiaj do daty „Plan until”. Domyślnie to 31 dni. Dalej sześć kroków, które przeszedł zaopatrzeniowiec „Beskidzkiej Kropli”.

Krok 1. Parametry w karcie towaru

W karcie kapsla (Warehouse → Products and services) otwiera się sekcję „Planning”. Zaopatrzeniowiec wpisuje „Demand rate per day” (tempo popytu na dzień) 4 000, „Safety stock, days” (zapas bezpieczeństwa w dniach) 5 i „Delivery time, days” (czas dostawy w dniach) 21. W sekcji „Accounting” „Min balance” (stan minimalny) to 20 000, te same 5 dni popytu (4 000 × 5), a „Max balance” to poziom pełnego uzupełnienia. Jeśli tempo zostawić zerowe, Bimp weźmie je ze sprzedaży z poprzedniego miesiąca. Szczegóły w pomocy Purchase planning.

Krok 2. Liczenie na datę

Zaopatrzeniowiec otwiera Purchases → Purchase planning i wybiera datę „Plan until”. Raport pokazuje dla każdego towaru dostawcę, stan, rezerwę, stan dostępny i kolumnę „Need to purchase”. Rezerwy i towar w drodze są uwzględnione automatycznie. Dla trzech pozycji „Beskidzkiej Kropli” (rezerw nie ma, głębokość 31 dni, popyt 4 000 dziennie, czyli 124 000 za okres) wyszło tak:

Dla kapsla: 20 000 + 124 000 - 38 000 = 106 000 sztuk. Dla butelki: 30 000 + 124 000 - 90 000 - 60 000 = 4 000. Dla etykiety: 20 000 + 124 000 - 720 000 = -576 000. Wynik ujemny oznacza, że zapas pokrywa i minimum, i 31 dni popytu, więc zamawiać nie ma czego.

Krok 3. Zamówienie do dostawcy z Excela

Zaopatrzeniowiec filtruje raport według dostawcy kapsli i eksportuje go do Excela. W Purchases tworzy Supplier order (zamówienie do dostawcy) i na zakładce „Products, services” klika Import. Plik wgrywa się z Excela, a kolumny przyporządkowuje się do pól „Product”, „Quantity” i „Price”. Kapsle po 0,05 PLN na 106 000 sztuk dają 5 300 PLN (106 000 × 0,05).

Stan 38 000 wystarcza tylko na 9,5 dnia, a dostawa trwa 21 dni. Dlatego z jednego liczenia zaopatrzeniowiec robi dwa zamówienia: pilna partia 60 000 sztuk z dostawą w 7 dni i główna na 46 000 sztuk w 21 dni. Razem 60 000 + 46 000 = 106 000. W siódmym dniu zapas wyniesie 38 000 - 7 × 4 000 = 10 000, z pilnej partii będzie 70 000 i do przyjazdu głównej linia ma na czym pracować.

Krok 4. Nazwy dostawcy

Dostawca nazywa kapsel „KR-38 złoty”, a w bazie to „Kapsel 38 mm”. Powiązanie tworzy się na zakładce „Supplier products” karty towaru. Kolumnę „Supplier’s product name” włącza się w zamówieniu ikoną zębatki i kierownik dostaje dokument dostawy, który można sprawdzić bez tłumaczenia (Supplier products).

Krok 5. Data planowana i status

W nagłówku zamówienia pole „Shipment date” zawiera planowaną datę wpływu na magazyn. Dla pilnej partii to siódmy dzień, dla głównej dwudziesty pierwszy. Status zamówienia zmienia się ręcznie: „New”, „In progress”, „Confirmed”, więc przy każdym zamówieniu widać, na jakim jest etapie (Supplier order).

Krok 6. Raport realizacji zamówień

Analiza „Receipts by Supplier” porównuje zamówione z otrzymanym i pokazuje, co jeszcze oczekiwane. Dostawca kapsli niedowiózł część partii głównej. Niedostawa jest widoczna w wierszu zamówienia (Receipts by Supplier).

Co właściciel widzi w raportach?

W raporcie „Purchase planning” właściciel patrzy na kolumnę „Need to purchase” dla całego asortymentu. Pozycje z plusem czekają na zamówienie, pozycje z minusem niczego nie potrzebują. W naszej tabeli do zamówienia idą kapsle (106 000) i butelki (4 000), a etykiety nie.

W analizie „Receipts by Supplier” na koniec miesiąca leżą dwa zamówienia na kapsle po 0,05 PLN:

Sprawdźmy sumy. Zamówiono 3 000 + 2 300 = 5 300 PLN, co zgadza się z wyliczeniem 106 000 × 0,05. Otrzymano 3 000 + 1 500 = 4 500 PLN, czyli 90 000 szt. Niedostawa 16 000 szt. na 800 PLN (16 000 × 0,05) jest zobowiązaniem dostawcy, które zaopatrzeniowiec wyjaśnia tego samego dnia.

Etykiety przestają zamrażać pieniądze. Potrzeba na nie pojawi się, gdy stan spadnie do 144 000 sztuk (20 000 + 124 000). Z 720 000 stanie się to za (720 000 - 144 000) / 4 000 = 144 dni i dopiero wtedy raport pokaże plus.

Co to daje?

Zaopatrzenie w produkcji napojów zależy od długich terminów dostaw szkła, kapsli i etykiet. Dlatego liczenie na 31 dni naprzód z dostawami w drodze daje zaopatrzeniowcowi więcej niż dzisiejszy stan w tabeli.

Zaopatrzeniowiec dostaje liczbę, którą można sprawdzić arytmetyką, i podstawę do rozmowy z właścicielem: dlaczego zamówiono akurat 106 000. Właściciel widzi niedobór z wyprzedzeniem, na tydzień i więcej przed rozlewem. Według umownych liczb jeden przestój kosztował 4 500 PLN przychodu, a nadmiar etykiet trzymał 50 400 PLN. Obie kwoty zaopatrzeniowiec zobaczyłby w raporcie, zanim powstały.

O tym, jak dobrać zapas bezpieczeństwa i punkt zamawiania, jest artykuł Jak kupować materiały do produkcji: ile zamawiać u dostawcy. Jeśli zakupy zależą od norm zużycia na wyroby, przyda się tekst o normach zużycia materiałów. Funkcje zakupów zebrano na stronie Zakupy, a Bimp to chmurowy ERP dla producentów, tworzony na Ukrainie, w którym działają one obok magazynu i produkcji.

Granice scenariusza

Scenariusz pokazuje liczenie według stanów min/max i tempa popytu. Potrzeby ze specyfikacji wyrobów w tym liczeniu się nie liczą: Bimp bierze stan, rezerwy, tempo sprzedaży i dostawy w drodze. Tempo popytu w karcie ustawia się ręcznie albo Bimp bierze je ze sprzedaży z poprzedniego miesiąca, więc przed letnim szczytem dla lemoniad warto je przejrzeć. Utworzenie zamówienia do dostawcy z liczenia idzie przez eksport do Excela i import, osobnego przycisku w pomocy nie ma. Dostawcę, czas dostawy i cenę kapsli w przykładzie wymyślono, liczby trzeba zastąpić własnymi.

Często zadawane pytania