Índice do artigo
- Necessidade na encomenda a fornecedor = saldo mínimo + reservas + velocidade da procura × profundidade do planeamento - saldo - entregas a caminho. O Bimp calcula-a na coluna “Need to purchase” do relatório “Purchase planning”.
- No exemplo fictício das tampas: 20 000 + 4 000 × 31 - 38 000 = 106 000 un. Para as garrafas sai 4 000 un., porque 60 000 já vêm a caminho, e para os rótulos menos 576 000, ou seja, não há nada a encomendar.
- O cenário descreve o cálculo por mín/máx e velocidade da procura. A necessidade pelas listas de materiais dos produtos não se calcula nele, e a velocidade da procura de artigos sazonais tem de ser atualizada.
A empresa é fictícia. Todas as ações no Bimp são funções reais do produto.
Para perceber como calcular a encomenda a fornecedor basta uma fórmula: saldo mínimo mais reservas mais a velocidade da procura no período de planeamento, menos o saldo em armazém e menos as entregas a caminho. No Bimp, este número mostra-o a coluna “Need to purchase”, e o comprador não confronta saldos à mão. A fictícia “Gota da Serra” chegou a isto depois de a linha de enchimento ter parado um turno e meio sem tampas.
O que aconteceu na “Gota da Serra”?
A “Gota da Serra” enche limonadas e sumos, tem 35 pessoas, e a produção vai para cadeias de supermercados e distribuidores. A garrafa de vidro, a tampa e o rótulo vêm de três fornecedores diferentes. As tampas demoram três semanas, ou seja, 21 dias.
O comprador decidia o que encomendar por uma folha de saldos e pela sua intuição. Na folha constavam 38 000 tampas, e o número parecia suficiente. A linha gasta 4 000 tampas por dia, por isso o stock chegava para 9,5 dias. O fornecedor entrega em 21 dias, e uma encomenda com esse saldo chegaria já depois da paragem. A linha parou um dia antes do enchimento planeado.
As perdas fictícias são estas. A linha trabalha em dois turnos e dá 4 000 garrafas por dia, e um turno e meio de paragem levou 3 000 garrafas. A 0,35 € de preço de venda, a produção em falta foi de 1 050 € de vendas. Ao mesmo tempo, em armazém há meio ano de rótulos: 720 000 unidades contra um consumo de 4 000 por dia, ou seja, 180 dias. O rótulo custa 0,015 €, e neste stock estão imobilizados 10 800 €. A falta e o excesso nasceram da mesma causa: a quantidade era decidida a olho.
Como calcular a encomenda a fornecedor por mín/máx e velocidade da procura?
No Bimp, a necessidade calcula-se pela fórmula da ajuda:
Need to purchase = Min balance + Reserve + (Demand rate per day × Planning depth) - Physical balance - Expected supplies
A profundidade do planeamento é o número de dias de hoje até à data “Plan until”. Por omissão são 31 dias. A seguir, os seis passos que o comprador da “Gota da Serra” seguiu.
Passo 1. Parâmetros no cartão do artigo
No cartão da tampa (Warehouse → Products and services) abre-se a secção “Planning”. O comprador introduz “Demand rate per day” 4 000, “Safety stock, days” 5 e “Delivery time, days” 21. Na secção “Accounting” está “Min balance” 20 000, os mesmos 5 dias de procura (4 000 × 5), e “Max balance” como nível de reposição completa. Se a velocidade ficar a zero, o Bimp toma-a das vendas do mês anterior. Em pormenor na ajuda: Purchase planning.
Passo 2. Cálculo para uma data
O comprador abre Purchases → Purchase planning e escolhe a data “Plan until”. O relatório mostra, por cada artigo do fornecedor, o saldo, a reserva, o saldo disponível e a coluna “Need to purchase”. Reservas e mercadoria a caminho estão consideradas automaticamente. Para os três artigos da “Gota da Serra” (sem reservas, profundidade de 31 dias, procura de 4 000 por dia, ou seja, 124 000 no período) saiu assim:
| Artigo | Saldo mínimo | Procura em 31 dias | Saldo | A caminho | Need to purchase |
|---|---|---|---|---|---|
| Tampa | 20 000 | 124 000 | 38 000 | 0 | 106 000 |
| Garrafa | 30 000 | 124 000 | 90 000 | 60 000 | 4 000 |
| Rótulo | 20 000 | 124 000 | 720 000 | 0 | -576 000 |
Para a tampa: 20 000 + 124 000 - 38 000 = 106 000 unidades. Para a garrafa: 30 000 + 124 000 - 90 000 - 60 000 = 4 000. Para o rótulo: 20 000 + 124 000 - 720 000 = -576 000. Um resultado negativo significa que o stock cobre o mínimo e os 31 dias de procura, por isso não há nada a encomendar.
Passo 3. Encomenda a fornecedor a partir do Excel
O comprador filtra o relatório pelo fornecedor das tampas e exporta-o para Excel. Em Purchases → Supplier orders cria uma encomenda a fornecedor e, no separador “Products, services”, clica em “Import”. O ficheiro carrega-se do Excel, e as colunas associam-se aos campos “Product”, “Quantity” e “Price”. Tampas a 0,012 € em 106 000 unidades dão 1 272 € (106 000 × 0,012).
O saldo de 38 000 chega apenas para 9,5 dias, e a entrega leva 21 dias. Por isso, de um só cálculo o comprador faz duas encomendas: um lote urgente de 60 000 unidades, com entrega em 7 dias, e o principal de 46 000, em 21 dias. Ao todo 60 000 + 46 000 = 106 000. No sétimo dia o stock será 38 000 - 7 × 4 000 = 10 000, com o lote urgente passa a 70 000, e até à chegada do principal a linha tem com que trabalhar.
Passo 4. Nomes do fornecedor
O fornecedor chama à tampa “KR-38 gold”, e na base ela é “Cap 38 mm”. A correspondência cria-se no separador “Supplier products” do cartão do artigo. A coluna “Supplier product name” liga-se na encomenda pelo ícone da roda dentada, e o gestor recebe uma guia que se pode conferir sem tradução (Supplier products).
Passo 5. Data planeada e estado
No cabeçalho da encomenda, o campo “Shipment date” contém a data planeada de entrada em armazém. Para o lote urgente é o sétimo dia, para o principal o vigésimo primeiro. O estado da encomenda muda-se à mão: “New”, “In progress”, “Confirmed”, por isso em cada encomenda se vê em que fase está (Supplier order).
Passo 6. Relatório de cumprimento das encomendas
A análise “Receipts by Supplier” compara o encomendado com o recebido e mostra o que ainda se espera. O fornecedor das tampas entregou só parte do lote principal. A entrega em falta vê-se na linha da encomenda (Receipts by Supplier).
O que o proprietário vê nos relatórios?
No relatório “Purchase planning”, o proprietário olha para a coluna “Need to purchase” em todo o sortido. Os artigos com mais esperam encomenda, os com menos não precisam de nada. Segundo a nossa tabela, vão para encomenda as tampas (106 000) e as garrafas (4 000), e os rótulos não.
No relatório “Receipts by Supplier”, no fim do mês, há duas encomendas de tampas a 0,012 €:
| Encomenda | Estado | Encomendado | Recebido | Falta |
|---|---|---|---|---|
| Lote urgente | Shipped | 60 000 un., 720 € | 60 000 un., 720 € | 0 |
| Lote principal | Partially shipped | 46 000 un., 552 € | 30 000 un., 360 € | 16 000 un., 192 € |
Verifiquemos os valores. Encomendado 720 + 552 = 1 272 €, o que coincide com o cálculo 106 000 × 0,012. Recebido 720 + 360 = 1 080 €, ou seja, 90 000 un. A entrega em falta de 16 000 un. no valor de 192 € (16 000 × 0,012) é obrigação do fornecedor, que o comprador esclarece no mesmo dia.
Os rótulos deixam de imobilizar dinheiro. A necessidade deles surgirá quando o saldo descer a 144 000 unidades (20 000 + 124 000). De 720 000 isso acontece em (720 000 - 144 000) / 4 000 = 144 dias, e só então o relatório mostrará um valor positivo.
O que se ganha
As compras na produção de bebidas dependem dos longos prazos de entrega de vidro, tampas e rótulos. Por isso o cálculo a 31 dias e as entregas a caminho dão ao comprador mais do que o saldo da folha de hoje.
O comprador obtém um número que se verifica com aritmética e uma base para falar com o proprietário: porque se encomendou precisamente 106 000. O proprietário vê a falta com antecedência, uma semana ou mais antes do enchimento. Pelos números fictícios, uma paragem custou 1 050 € de vendas e o excesso de rótulos imobilizava 10 800 €. O comprador teria visto as duas quantias no relatório antes de elas surgirem.
Como escolher o stock de segurança e o ponto de encomenda está explicado no artigo Como comprar materiais para a produção. Se a compra depende das normas de consumo dos produtos, serve o texto sobre normas de consumo de materiais. As funções de compras estão reunidas na página do módulo de compras, e o Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, em que elas funcionam junto ao armazém e à produção.
As tampas acabaram um dia antes do enchimento, a linha parou um turno e meio e deixou de produzir 3 000 garrafas, 1 050 €. Em armazém há ao mesmo tempo meio ano de rótulos, 10 800 €.
Nos cartões dos artigos definem-se a velocidade da procura, o saldo mínimo, o stock de segurança e o prazo de entrega. O relatório “Purchase planning” calcula a necessidade, a encomenda a fornecedor carrega-se do Excel, e o cumprimento vê-se no relatório “Receipts by Supplier”.
Cálculo fictício para as tampas: 20 000 + 4 000 × 31 - 38 000 = 106 000 un., 1 272 €. Das garrafas são precisas 4 000, porque 60 000 já vêm a caminho. De rótulos não é preciso encomendar, a próxima necessidade chega daqui a 144 dias.
Limites do cenário
O cenário mostra o cálculo por saldos mín/máx e velocidade da procura. A necessidade pelas listas de materiais dos produtos não se calcula neste cálculo: o Bimp toma o saldo, as reservas, a velocidade de vendas e as entregas a caminho. A velocidade da procura no cartão define-se à mão ou o Bimp toma-a das vendas do mês anterior, por isso antes do pico de verão das limonadas convém revê-la. A criação da encomenda a fornecedor a partir do cálculo faz-se por exportação para Excel e importação, na ajuda não há um botão à parte. O fornecedor, o prazo de entrega e o preço das tampas do exemplo são inventados, e os números têm de ser substituídos pelos seus.
Perguntas frequentes
Por que fórmula calcula o Bimp quanto encomendar ao fornecedor?
Need to purchase = saldo mínimo + reservas + (velocidade da procura × profundidade do planeamento) - saldo físico - entregas esperadas. A profundidade do planeamento é o número de dias até à data “Plan until”, por omissão 31 dias.
O que acontece se não preencher a velocidade da procura no cartão do artigo?
Se ficar 0, o Bimp calcula a velocidade pelas vendas do mês anterior. Para artigos sazonais, como as limonadas no verão, a velocidade convém indicá-la à mão e rever antes do pico.
O cálculo tem em conta a mercadoria já encomendada ao fornecedor?
Sim. A mercadoria “a caminho”, das encomendas a fornecedores criadas, é subtraída à necessidade, por isso o mesmo artigo não é encomendado duas vezes.
Como passar a necessidade calculada para a encomenda a fornecedor?
Filtre o relatório por fornecedor, exporte-o para Excel, crie a encomenda a fornecedor e carregue o ficheiro com o botão “Import”. Na janela de importação indica-se que coluna corresponde ao artigo, à quantidade e ao preço.
Peça uma demonstração e preenchemos consigo o saldo mínimo e a velocidade da procura da sua matéria-prima, e depois vemos o que mostra “Need to purchase”.
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