Содержание статьи
- Потребность в заказе поставщику = мин. остаток + резервы + скорость спроса × глубина планирования - остаток - поставки в пути. Bimp считает её в колонке «Необхідно закупити» отчёта «Планування закупок».
- В условном примере крышек: 20 000 + 4 000 × 31 - 38 000 = 106 000 шт. Для бутылок выходит 4 000 шт, потому что 60 000 уже в пути, а для этикеток минус 576 000, то есть заказывать нечего.
- Сценарий описывает расчёт по мин/макс и скорости спроса. Потребность по спецификациям изделий в нём не считается, скорость спроса для сезонных товаров нужно обновлять.
Компания условная. Все действия в Bimp - реальные функции продукта.
Чтобы понять, как рассчитать заказ поставщику, нужна одна формула: мин. остаток плюс резервы плюс скорость спроса на период планирования, минус остаток на складе и минус поставки в пути. В Bimp эту цифру показывает колонка «Необхідно закупити», и закупщик не сверяет остатки вручную. Условная «Горная Капля» пришла к этому после того, как линия розлива простояла полторы смены без крышек.
Что случилось в «Горной Капле»?
«Горная Капля» разливает лимонады и соки, в штате 35 человек, продукцию берут торговые сети и дистрибьюторы. Стеклянную бутылку, крышку и этикетку привозят три разных поставщика. Крышки едут три недели, то есть 21 день.
Закупщик решал, что заказывать, по таблице остатков и собственному ощущению. В таблице стояло 38 000 крышек, и цифра выглядела достаточной. Линия расходует 4 000 крышек в день, значит запаса хватало на 9,5 дня. Поставщик привозит за 21 день, так что заказ с таким остатком приехал бы уже после остановки. Линия встала за день до запланированного розлива.
Условные потери такие. Линия работает в две смены и даёт 4 000 бутылок в день, а полторы смены простоя забрали 3 000 бутылок. При отпускной цене 14 грн недовыпуск составил 42 000 грн выручки. В то же время на складе лежит полгода этикеток: 720 000 штук против потребления 4 000 в день, то есть 180 дней. Этикетка стоит 0,60 грн, и в этом запасе заморожено 432 000 грн. Дефицит и излишек возникли по одной причине: количество определяли на глаз.
Как рассчитать заказ поставщику по мин/макс и скорости спроса?
В Bimp потребность считается по формуле из справки:
Необхідно закупити = Мін. залишок + Резерви + (Швидкість попиту × Глибина планування) - Фізичний залишок - Очікувані поставки
Глубина планирования равна количеству дней от сегодня до даты «Планувати по». По умолчанию это 31 день. Дальше шесть шагов, которые прошёл закупщик «Горной Капли».
Шаг 1. Параметры в карточке товара
В карточке крышки (Склад → Товари та послуги) открывают секцию «Планування». Закупщик вносит «Швидкість попиту в день» 4 000, «Страховий запас, днів» 5 и «Термін доставки, днів» 21. В секции «Облік» стоит «Мін. залишок» 20 000, это те же 5 дней спроса (4 000 × 5), и «Макс. залишок» как уровень полного пополнения. Если скорость оставить нулевой, Bimp возьмёт её из продаж за предыдущий месяц. Подробно в справке Планирование закупок.
Шаг 2. Расчёт на дату
Закупщик открывает Закупки → Планування закупок и выбирает дату «Планувати по». Отчёт показывает по каждому товару поставщика, остаток, резерв, доступный остаток и колонку «Необхідно закупити». Резервы и товар в пути учтены автоматически. Для трёх позиций «Горной Капли» (резервов нет, глубина 31 день, спрос 4 000 в день, то есть 124 000 за период) вышло так:
| Товар | Мин. остаток | Спрос за 31 день | Остаток | В пути | Необходимо закупить |
|---|---|---|---|---|---|
| Крышка | 20 000 | 124 000 | 38 000 | 0 | 106 000 |
| Бутылка | 30 000 | 124 000 | 90 000 | 60 000 | 4 000 |
| Этикетка | 20 000 | 124 000 | 720 000 | 0 | -576 000 |
Для крышки: 20 000 + 124 000 - 38 000 = 106 000 штук. Для бутылки: 30 000 + 124 000 - 90 000 - 60 000 = 4 000. Для этикетки: 20 000 + 124 000 - 720 000 = -576 000. Отрицательный результат означает, что запас перекрывает и минимум, и 31 день спроса, поэтому заказывать нечего.
Шаг 3. Заказ поставщику из Excel
Закупщик фильтрует отчёт по поставщику крышек и экспортирует его в Excel. В Закупки → Замовлення постачальникам он создаёт заказ поставщику и на вкладке «Товари, послуги» нажимает «Імпорт». Файл загружается из Excel, а колонки сопоставляются с полями «Номенклатура», «Кількість» и «Ціна». Крышки по 0,45 грн на 106 000 штук дают 47 700 грн (106 000 × 0,45).
Остатка 38 000 хватает лишь на 9,5 дня, а доставка длится 21 день. Поэтому из одного расчёта закупщик делает два заказа: срочная партия 60 000 штук с доставкой за 7 дней и основная на 46 000 штук за 21 день. Всего 60 000 + 46 000 = 106 000. На седьмой день запас составит 38 000 - 7 × 4 000 = 10 000, со срочной партией станет 70 000, и до приезда основной у линии есть чем работать.
Шаг 4. Названия поставщика
Поставщик называет крышку «КР-38 золото», а в базе она «Крышка 38 мм». Сопоставление создают на вкладке «Номенклатура постачальника» карточки товара. Колонку «Назва товару постачальника» включают в заказе через значок шестерёнки, и менеджер получает накладную, которую можно сверить без перевода (Номенклатура поставщика).
Шаг 5. Плановая дата и статус
В шапке заказа поле «Дата відвантаження» содержит плановую дату поступления на склад. Для срочной партии это седьмой день, для основной двадцать первый. Статус заказа меняют вручную: «Новий», «В роботі», «Підтверджено», так что по каждому заказу видно, на каком он этапе (Заказ поставщику).
Шаг 6. Отчёт о выполнении заказов
Отчёт «Аналіз надходжень за постачальниками» сравнивает заказанное и полученное и показывает, что ещё ожидается. Поставщик крышек недопоставил часть основной партии. Недопоставка видна в строке заказа (Анализ поступлений по поставщикам).
Что владелец видит в отчётах?
В отчёте «Планування закупок» владелец смотрит на колонку «Необхідно закупити» по всему ассортименту. Позиции с плюсом ждут заказа, позиции с минусом ничего не требуют. По нашей таблице к заказу идут крышки (106 000) и бутылки (4 000), а этикетки нет.
В отчёте «Аналіз надходжень за постачальниками» на конец месяца лежат два заказа на крышки по 0,45 грн:
| Заказ | Статус | Заказано | Получено | Осталось |
|---|---|---|---|---|
| Срочная партия | Отгружено | 60 000 шт, 27 000 грн | 60 000 шт, 27 000 грн | 0 |
| Основная партия | Частично отгружено | 46 000 шт, 20 700 грн | 30 000 шт, 13 500 грн | 16 000 шт, 7 200 грн |
Проверим суммы. Заказано 27 000 + 20 700 = 47 700 грн, что совпадает с расчётом 106 000 × 0,45. Получено 27 000 + 13 500 = 40 500 грн, или 90 000 шт. Недопоставка 16 000 шт на 7 200 грн (16 000 × 0,45) и есть обязательство поставщика, которое закупщик уточняет в тот же день.
Этикетки перестают замораживать деньги. Потребность на них появится, когда остаток опустится до 144 000 штук (20 000 + 124 000). Из 720 000 это произойдёт через (720 000 - 144 000) / 4 000 = 144 дня, и только тогда отчёт покажет плюс.
Что это даёт
Закупка на производстве напитков зависит от долгих сроков доставки стекла, крышек и этикеток. Поэтому расчёт на 31 день вперёд и поставки в пути дают закупщику больше, чем остаток в таблице на сегодня.
Закупщик получает цифру, которую можно проверить арифметикой, и основание для разговора с владельцем: почему заказано именно 106 000. Владелец видит дефицит заранее, за неделю и больше до розлива. По условным цифрам одна остановка стоила 42 000 грн выручки, а излишек этикеток держал 432 000 грн. Обе суммы закупщик увидел бы в отчёте до того, как они возникли.
Как выбирать страховой запас и точку заказа, разобрано в статье Как правильно закупать материалы. Если закупка зависит от норм расхода на изделия, пригодится материал о нормах расхода материалов. Функции закупок собраны на странице модуля «Закупки», а Bimp - украинская облачная ERP для производителей, в которой они работают рядом со складом и производством.
Крышки закончились за день до розлива, линия простояла полторы смены и недовыпустила 3 000 бутылок на 42 000 грн. На складе в то же время лежит полгода этикеток на 432 000 грн.
В карточках товаров задана скорость спроса, мин. остаток, страховой запас и срок доставки. Отчёт «Планування закупок» считает потребность, заказ поставщику загружается из Excel, а выполнение видно в отчёте «Аналіз надходжень за постачальниками».
Условный расчёт для крышек: 20 000 + 4 000 × 31 - 38 000 = 106 000 шт, 47 700 грн. Бутылок нужно 4 000, потому что 60 000 уже в пути. Этикетки заказывать не нужно, следующая потребность наступит через 144 дня.
Границы сценария
Сценарий показывает расчёт по мин/макс остаткам и скорости спроса. Потребность по спецификациям изделий в этом расчёте не считается: Bimp берёт остаток, резервы, скорость продаж и поставки в пути. Скорость спроса в карточке задают вручную или Bimp берёт её из продаж предыдущего месяца, поэтому перед летним пиком для лимонадов её стоит пересмотреть. Создание заказа поставщику из расчёта идёт через экспорт в Excel и импорт, отдельной кнопки в справке нет. Поставщика, срок доставки и цену крышек в примере вымышлено, цифры нужно заменить своими.
Частые вопросы
По какой формуле Bimp считает, сколько заказать поставщику?
Необходимо закупить = мин. остаток + резервы + (скорость спроса × глубина планирования) - физический остаток - ожидаемые поставки. Глубина планирования равна количеству дней до даты «Планувати по», по умолчанию это 31 день.
Что будет, если не заполнить скорость спроса в карточке товара?
Если оставить 0, Bimp рассчитает скорость по продажам за предыдущий месяц. Для сезонных товаров, как лимонады летом, скорость лучше указывать вручную и пересматривать перед пиком.
Учитывает ли расчёт товар, который уже заказан у поставщика?
Да. Товар «в пути» по созданным заказам поставщикам вычитается из потребности, поэтому одна и та же позиция не заказывается дважды.
Как передать рассчитанную потребность в заказ поставщику?
Отфильтруйте отчёт по поставщику, экспортируйте его в Excel, создайте заказ поставщику и загрузите файл кнопкой «Імпорт». В окне импорта указывают, какая колонка соответствует номенклатуре, количеству и цене.
Закажите демонстрацию, и мы вместе заполним мин. остаток и скорость спроса для вашего сырья, а потом посмотрим, что покажет «Необхідно закупити».
Заказать демо