ERP dla małej produkcji: minimalny zestaw i uruchomienie bez zatrzymywania zakładu

ERP dla małej produkcji wystarczy uruchomić z sześciu modułów: magazyn, kontrahenci, sprzedaż, zakupy, produkcja ze specyfikacjami oraz finanse ze stanami początkowymi. Zakład do 20 osób przechodzi tę drogę w 5 tygodni i nie staje, bo stany wprowadza się w weekend, a w poniedziałek wszyscy pracują już w systemie.

Właściciel zakładu meblarskiego na 16 osób prowadzi ewidencję w trzech plikach Excela: magazyn, zamówienia i kalkulacje. Materiał kończy się w środę, a on dowiaduje się o tym od brygadzisty w czwartek. Szuka systemu, który zastąpi te trzy pliki bez zatrzymywania zakładu na miesiąc. Poniżej lista tego, co jest potrzebne na starcie, i plan tydzień po tygodniu z arytmetyką godzin zespołu.

Co wchodzi w minimalny zestaw ERP dla zakładu do 20 osób?

Minimalny zestaw składa się z modułów, bez których nie da się policzyć stanów, kosztu wytworzenia i zadłużenia. Nazwy modułów odpowiadają lewemu menu Bimp, a przegląd systemu opisuje je wszystkie (pomoc dostępna po angielsku).

Podstawą tego zestawu jest specyfikacja: skład wyrobu, etapy, operacje i planowany koszt wytworzenia. Na jej podstawie zlecenie produkcyjne pobiera materiały, rezerwuje je i liczy koszt. Dlatego pierwsze osiem specyfikacji najlepiej sprzedających się wyrobów zajmuje centralne miejsce w uruchomieniu, a resztę dodaje się w trakcie pracy.

Co odłożyć na później?

Wszystko, co nie jest potrzebne do pierwszego zamknięcia miesiąca, dodaje się po uruchomieniu. To zdejmuje obciążenie z zespołu w najtrudniejszych tygodniach.

• Ewidencja płac i środków trwałych. W planach Bimp wchodzą one do planu Business, więc zakład na planie Start nie konfiguruje ich w pierwszym miesiącu.
• Produkcja etapowa z zadaniami produkcyjnymi. Początek można zrobić według schematu podstawowego: zlecenie produkcyjne, potem montaż (Assembly), który rozchoduje materiały i przyjmuje wyrób na magazyn.
• Integracje z bankami, firmami kurierskimi i sklepami internetowymi. Podłącza się je, gdy podstawowe dokumenty są już prowadzone codziennie.
• Datę blokady zmian (lock date). Ustawia się ją po uzgodnieniu stanów.

Kto w zespole uruchamia system?

W zakładzie do 20 osób w systemie pracuje zwykle pięć. Każdy dostaje rolę, która otwiera tylko potrzebne moduły i działania.

Pięciu użytkowników wchodzi w plan Start. Dodatkowego użytkownika dokupuje się po 260 dolarów rocznie, jak podano na stronie z cennikiem. Role konfiguruje się w sekcji „Access roles” (role dostępu).

Jak wygląda plan uruchomienia ERP tydzień po tygodniu?

Uruchomienie zajmuje 5 tygodni. W tygodniach 1-4 zakład pracuje po staremu, a w tygodniu 5 prowadzi już dokumenty w systemie. Kolejność kroków odpowiada checkliście uruchomienia i kolejności importu danych: najpierw słowniki, potem stany.

Tydzień 1 zaczyna się od konfiguracji ewidencji. Waluty ewidencji nie można zmienić po wprowadzeniu dokumentów, dlatego sprawdza się ją jako pierwszą. Równolegle magazynier i handlowiec usuwają w plikach Excela duplikaty, ujednolicają jednostki miary i przypisują każdej pozycji symbol (SKU). Symbol jest potrzebny do importu: po nim Bimp szuka istniejących towarów, żeby nie utworzyć duplikatów.

W tygodniu 2 słowniki ładuje się z Excela. Towary i stany wgrywa się przez „Warehouse → Data import” (do 9 000 pozycji w pliku), a kontrahentów według szablonu Bimp w słowniku. Dla zakładu ze 120 materiałami, 25 wyrobami i 40 kontrahentami to jeden wieczór pracy i dzień sprawdzania.

Tydzień 3 poświęcony jest specyfikacjom. Technolog wprowadza skład i operacje ośmiu głównych wyrobów, a Bimp liczy planowany koszt wytworzenia. Specyfikacje można też załadować z szablonu Excela. Wszystko, co nie weszło do pierwszych ośmiu, dodaje się później.

W tygodniu 4 zakład przeprowadza inwentaryzację w piątek wieczorem, a w sobotę i niedzielę wprowadza stany dokumentem „Opening balances” (stany początkowe) jedną datą zgodną z piątkiem. Wypełnia się zakładki „Inventory”, „Cash” oraz rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Po zapisaniu raporty Stock movement, Cash flow i Settlements uzgadnia się z inwentaryzacją, kasą i potwierdzeniami sald. Procedurę szczegółowo opisuje artykuł o wprowadzaniu stanów początkowych. Ostatni krok tygodnia to testowa sprzedaż i testowe zlecenie produkcyjne, żeby zobaczyć, jak zmieniają się stan magazynowy, rezerwa i należność klienta.

W tygodniu 5 wszystkie dokumenty są już prowadzone w Bimp. Excel zostaje tylko do odczytu. Każdego ranka właściciel otwiera Stock movement i Cash flow i porównuje je ze stanem faktycznym w magazynie. Gdy rozbieżności znikną, ustawia się datę blokady zmian.

Ile godzin zespołu zajmuje uruchomienie?

Według tego planu uruchomienie zajmuje 87 godzin: 20 + 14 + 18 + 20 + 15 = 87. Według ról podział wygląda tak: właściciel 8 godzin (3 + 2 + 3), księgowy 14 (5 + 6 + 3), magazynier 29 (8 + 8 + 10 + 3), handlowiec 13 (4 + 6 + 3), technolog 23 (16 + 4 + 3). Suma się zgadza: 8 + 14 + 29 + 13 + 23 = 87.

Jeśli godzina pracownika kosztuje 50 zł, czas zespołu to 87 × 50 = 4 350 zł. Największe obciążenie spada na magazyniera i właśnie jemu na czas tygodni 2 i 4 warto zdjąć część bieżących zadań.

Jak nie zatrzymać zakładu na czas uruchomienia?

Zakład pracuje bez przerwy, jeśli konfiguracja i ładowanie słowników nie dotykają bieżących dokumentów, a stany utrwala się w jeden weekend. Obowiązuje pięć zasad.

1. W tygodniach 1-3 przygotowujcie dane w Bimp, a dokumenty prowadźcie po staremu.
2. Wyznaczcie jedną datę stanów, zwykle ostatni dzień roboczy przed startem.
3. Nie wprowadzajcie jednego stanu dwa razy: import towarów dodaje stany do istniejących, więc każdy stan wprowadza się albo dokumentem, albo importem.
4. Po wprowadzeniu uzgodnijcie raporty ze stanem faktycznym i poprawcie zakładkę, w której pojawiła się wartość ujemna.
5. W poniedziałek wprowadzajcie tylko nowe dokumenty, a stare pliki zostawcie do wglądu.

Jakie błędy zdarzają się najczęściej przy uruchomieniu?

Większość błędów dotyczy kolejności kroków. Trzy z nich są najdroższe, bo poprawia się je po rozpoczęciu pracy.

Pierwszy błąd to nieprawidłowa waluta ewidencji. Po zapisaniu ustawień i wprowadzeniu dokumentów nie można jej zmienić, dlatego w tygodniu 1 sprawdza ją właściciel razem z księgowym. Drugi to stany bez słowników: w dokumencie „Opening balances” można wybrać tylko te towary, magazyny i kontrahentów, które już są w Bimp. Trzeci to stany z różnymi datami. Wtedy raporty zaczynają się od rozproszonych zdjęć stanu, a uzgodnienie z inwentaryzacją się nie zgadza.

Typowy objaw błędu w stanach to minus w magazynie po pierwszym wydaniu albo należność klienta, której nie ma w raporcie. W takim przypadku otwiera się dokument stanów i sprawdza odpowiednią zakładkę: pominiętą pozycję, podwójne wprowadzenie albo błędnie zaznaczone pole „Advance” (zaliczka).

Co Bimp robi, a czego nie

Bimp to ukraińska chmurowa ERP dla producentów, w której magazyn, sprzedaż, zakupy, produkcja i finanse działają w jednej bazie. Specyfikacje, zlecenia produkcyjne, montaż, stany początkowe i raporty potrzebne do opisanego uruchomienia są w systemie i działają tak, jak podają artykuły pomocy. Dla zakładu z pięcioma użytkownikami pasuje plan Start: 1 490 dolarów rocznie, 5 użytkowników, wsparcie w cenie. Quick Start dla produkcji (Production) kosztuje od 2 500 dolarów jednorazowo, trwa 2 tygodnie i obejmuje konfigurację kart technologicznych oraz kalkulacji kosztów, 15 godzin szkolenia i konfigurację integracji.

Granice są takie. Bimp nie wprowadza danych za Państwa: magazynier i technolog przygotowują asortyment i specyfikacje, a system je importuje i sprawdza pod kątem błędów. Waluty ewidencji nie można zmienić po rozpoczęciu pracy. Ewidencja płac i środków trwałych nie wchodzi w plan Start. Bezpłatnego planu ani okresu próbnego nie ma, jest prezentacja, którą można zamówić tutaj.

W przykładzie zakład meblarski na 16 osób dostaje system w trybie produkcyjnym w 5 tygodni. Pochłania to 87 godzin zespołu, czyli 4 350 zł przy umownej stawce, i ani jednego dnia przestoju.

Często zadawane pytania