ERP para pequena produção: o mínimo para uma oficina até 20 pessoas e arranque sem paragem

Para arrancar um ERP para pequena produção bastam seis módulos: armazém, contrapartes, vendas, compras, produção com listas de materiais e finanças com saldos iniciais. Uma oficina até 20 pessoas faz este caminho em 5 semanas e não pára, porque os saldos lançam-se ao fim de semana e na segunda-feira já se trabalha no sistema.

O proprietário de uma oficina de móveis com 16 pessoas mantém a contabilidade em três ficheiros Excel: armazém, encomendas e cálculos de custo. O material acaba na quarta-feira, e ele só o sabe pelo mestre na quinta. Procura um sistema que substitua esses três ficheiros sem parar a oficina durante um mês. Abaixo fica a lista do que é preciso no arranque e o plano por semanas, com a aritmética das horas da equipa.

O que inclui o conjunto mínimo de um ERP para pequena produção até 20 pessoas?

O conjunto mínimo reúne os módulos sem os quais não se calculam saldos, custo e dívidas. Os nomes dos módulos coincidem com o menu da esquerda do Bimp, e a visão geral do sistema descreve-os todos.

A base deste conjunto é a lista de materiais (“Specifications”): composição do produto, etapas, operações e custo planeado. A partir dela, a ordem de produção (“Production order”) puxa os materiais, reserva-os e calcula o custo. Por isso, as primeiras oito listas de materiais dos produtos mais vendidos ocupam o centro do arranque, e as restantes acrescentam-se durante o trabalho.

O que adiar para mais tarde?

Tudo o que não é preciso para o primeiro fecho do mês acrescenta-se depois do arranque. Isto alivia a equipa nas semanas mais pesadas.

• Contabilidade de salários e de ativos fixos. Nos planos do Bimp fazem parte do plano Business, pelo que numa oficina com o plano Start não se configuram no primeiro mês.
• Produção por etapas com tarefas de produção (“Production task”). Pode começar-se pelo esquema base: ordem de produção e depois a montagem (“Assembly”), que abate os materiais e dá entrada do produto.
• Integrações com bancos, serviços de entrega e lojas online. Ligam-se quando os documentos principais já se registam todos os dias.
• Data de bloqueio de alterações (lock date). Define-se depois de reconciliar os saldos.

Quem na equipa lança o sistema?

Numa oficina até 20 pessoas trabalham normalmente cinco no sistema. A cada um atribui-se um papel que abre só os módulos e as ações necessárias.

Cinco utilizadores estão incluídos no plano Start. Cada utilizador adicional compra-se por 260 dólares por ano, como indica a página de preços. Os papéis configuram-se em “Access roles” (papéis de acesso).

Qual é o plano de arranque do ERP numa oficina, por semanas?

O arranque demora 5 semanas. Nas semanas 1 a 4 a oficina trabalha pelo esquema antigo, e na semana 5 já regista os documentos no sistema. A ordem dos passos coincide com a lista de verificação de arranque e com a ordem da importação de dados: primeiro os catálogos, depois os saldos.

A semana 1 começa com a configuração da contabilidade. A moeda de contabilização não pode ser alterada depois de introduzidos documentos, por isso verifica-se primeiro. Em paralelo, o encarregado de armazém e o comercial limpam os ficheiros Excel: eliminam duplicados, uniformizam as unidades de medida e atribuem uma referência a cada artigo. A referência é necessária para a importação: é por ela que o Bimp procura os produtos existentes, para não criar duplicados.

Na semana 2 carregam-se os catálogos a partir do Excel. Produtos e saldos carregam-se em “Warehouse → Data import” (até 9 000 artigos por ficheiro) e as contrapartes pelo modelo do Bimp no respetivo catálogo. Para uma oficina com 120 materiais, 25 produtos e 40 contrapartes, é uma noite de trabalho e um dia de verificação.

A semana 3 é dedicada às listas de materiais. O técnico de processo regista a composição e as operações dos oito produtos principais, e o Bimp calcula o custo planeado. As listas também se podem carregar por um modelo de Excel. O que não entrou nas primeiras oito acrescenta-se mais tarde.

Na semana 4 a oficina faz o inventário na sexta-feira à tarde e, no sábado e no domingo, lança os saldos com o documento “Opening balances” numa só data, que coincide com a sexta-feira. Preenchem-se os separadores “Inventory”, “Cash” e as liquidações com clientes e fornecedores. Depois de guardar, reconciliam-se os relatórios “Stock Movement”, “Cash flow” e as liquidações com o inventário, a caixa e as atas de reconciliação. A instrução detalhada está no artigo sobre saldos iniciais. O último passo da semana é uma venda de teste e uma ordem de produção de teste, para ver como mudam o saldo do armazém, a reserva e a dívida do cliente.

Na semana 5 todos os documentos já se registam no Bimp. O Excel fica só para leitura. Todas as manhãs o proprietário abre “Stock Movement” e “Cash flow” e compara-os com a realidade do armazém. Quando as divergências desaparecem, define-se a data de bloqueio.

Quantas horas da equipa consome o arranque?

Segundo este plano, o arranque consome 87 horas: 20 + 14 + 18 + 20 + 15 = 87. Por papéis, a distribuição é esta: proprietário 8 horas (3 + 2 + 3), contabilista 14 (5 + 6 + 3), encarregado de armazém 29 (8 + 8 + 10 + 3), comercial 13 (4 + 6 + 3), técnico de processo 23 (16 + 4 + 3). A soma confere: 8 + 14 + 29 + 13 + 23 = 87.

Se a hora de um trabalhador custar 12,50 €, o tempo da equipa vale 87 × 12,50 = 1 087,50 €. A maior carga recai no encarregado de armazém, e é a ele que convém libertar parte das tarefas correntes nas semanas 2 e 4.

Como não parar a oficina durante o arranque?

A oficina trabalha sem paragem se a configuração e o carregamento dos catálogos não tocarem nos documentos correntes e se os saldos ficarem fixados num só fim de semana. Para isso, cumpra cinco regras.

1. Nas semanas 1 a 3, prepare os dados no Bimp e continue a registar os documentos à moda antiga.
2. Defina uma só data para os saldos, normalmente o último dia útil antes do arranque.
3. Não lance o mesmo saldo duas vezes: a importação de produtos soma os saldos aos existentes, por isso cada saldo entra ou por documento ou por importação.
4. Depois de introduzir, reconcilie os relatórios com a realidade e corrija o separador onde apareceu um valor negativo.
5. Na segunda-feira, lance apenas documentos novos e deixe os ficheiros antigos para consulta.

Que erros surgem com mais frequência no arranque?

A maioria dos erros diz respeito à ordem dos passos. Três deles são os mais caros, porque se corrigem depois de o trabalho ter começado.

O primeiro erro é a moeda de contabilização errada. Depois de guardar as definições e introduzir documentos, não se pode alterar, por isso na semana 1 o proprietário verifica-a com o contabilista. O segundo são os saldos sem catálogos: no documento “Opening balances” só se podem escolher os produtos, armazéns e contrapartes que já existem no Bimp. O terceiro são os saldos com datas diferentes. Os relatórios passam a começar de cortes dispersos, e a reconciliação com o inventário não fecha.

O sinal típico de erro nos saldos é um valor negativo no armazém depois da primeira expedição, ou uma dívida de cliente que não existe no relatório. Nesse caso abre-se o documento de saldos e verifica-se o separador respetivo: uma linha em falta, uma dupla introdução ou a caixa “Advance” marcada incorretamente.

O que o Bimp faz e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, em que armazém, vendas, compras, produção e finanças trabalham numa só base. As listas de materiais, as ordens de produção, a montagem, os saldos iniciais e os relatórios para o arranque da oficina descrita acima existem no sistema e funcionam como dizem os artigos da ajuda. Para uma oficina com cinco utilizadores serve o plano Start: 1 490 dólares por ano, 5 utilizadores, suporte incluído. O Quick Start para produção (versão Production) custa a partir de 2 500 dólares, uma só vez, demora 2 semanas e inclui a configuração dos mapas tecnológicos e dos cálculos de custo, 15 horas de formação e a configuração de integrações. Mais pormenores na página inicial.

Os limites são estes. O Bimp não introduz os dados por si: o encarregado de armazém e o técnico de processo preparam a nomenclatura e as listas de materiais, e o sistema importa-as e verifica os erros. A moeda de contabilização não se altera depois de começar a trabalhar. A contabilidade de salários e de ativos fixos não faz parte do plano Start. Não há plano gratuito nem período experimental, há uma demonstração, que pode marcar aqui.

No exemplo, uma oficina de móveis com 16 pessoas recebe o sistema em modo real em 5 semanas. Gasta 87 horas da equipa, ou 1 087,50 € à taxa fictícia, e nenhum dia de paragem.

Perguntas frequentes