ERP для малого производства: минимум для цеха до 20 человек и запуск без остановки

ERP для малого производства достаточно запустить с шести модулей: склад, контрагенты, продажи, закупки, производство со спецификациями и финансы с начальными остатками. Цех до 20 человек проходит этот путь за 5 недель и не останавливается, потому что остатки вносят в выходные, а в понедельник работают уже в системе.

Владелец мебельного цеха на 16 человек ведёт учёт в трёх Excel-файлах: склад, заказы и калькуляции. Материал заканчивается в среду, а об этом он узнаёт от мастера в четверг. Он ищет систему, которая заменит эти три файла и не остановит цех на месяц. Ниже перечень того, что нужно на старте, и план по неделям с арифметикой часов команды.

Что входит в минимальный набор ERP для малого производства до 20 человек?

Минимальный набор состоит из модулей, без которых не посчитать остатки, себестоимость и долги. Названия модулей совпадают с левым меню Bimp: обзор системы описывает их все.

Основа этого набора - спецификация: состав изделия, этапы, операции и плановая себестоимость. По ней заказ производства подтягивает материалы, резервирует их и считает себестоимость. Поэтому первые восемь спецификаций самых ходовых изделий занимают центральное место в запуске, а остальные добавляют в работе.

Что отложить на потом?

Всё, что не нужно для первого закрытия месяца, добавляется после запуска. Это снимает нагрузку с команды в самые тяжёлые недели.

• Учёт зарплаты и учёт основных средств. В тарифах Bimp они входят в план Бизнес, поэтому для цеха на тарифе Старт их в первый месяц не настраивают.
• Поэтапное производство с производственными заданиями. Начать можно с базовой схемы: заказ производства, затем компоновка, которая списывает материалы и оприходует изделие.
• Интеграции с банками, службами доставки и интернет-магазинами. Их подключают, когда основные документы уже ведутся ежедневно.
• Дату запрета изменений. Её устанавливают после сверки остатков.

Кто в команде запускает систему?

В цеху до 20 человек в системе обычно работают пятеро. Каждому назначается роль, которая открывает только нужные модули и действия.

Пять пользователей входят в тариф Старт. Дополнительного пользователя докупают по 260 долларов в год, как указано на странице тарифов. Роли настраивают в разделе «Ролі доступу».

Каков план запуска ERP в цеху по неделям?

Запуск занимает 5 недель. Недели 1-4 цех работает по старой схеме, а в неделю 5 уже ведёт документы в системе. Порядок шагов совпадает с чек-листом запуска и с порядком импорта данных: сначала справочники, потом остатки.

Неделя 1 начинается с настройки учёта. Валюту учёта нельзя изменить после ввода документов, поэтому её проверяют первой. Параллельно кладовщик и менеджер убирают в файлах Excel дубликаты, приводят к одному виду единицы измерения и закрепляют за каждой позицией артикул. Артикул нужен для импорта: по нему Bimp ищет имеющиеся товары, чтобы не создать дубли.

В неделю 2 справочники загружаются из Excel. Товары и остатки грузят в «Склад → Імпорт даних» (до 9 000 позиций в файле), контрагентов по шаблону Bimp в справочнике. Для цеха на 120 материалов, 25 изделий и 40 контрагентов это один вечер работы и день проверки.

Неделя 3 посвящена спецификациям. Технолог вносит состав и операции восьми основных изделий, а Bimp считает плановую себестоимость. Спецификации можно загрузить и по шаблону из Excel. Всё, что не попало в первые восемь, добавляют позже.

В неделю 4 цех проводит инвентаризацию в пятницу вечером, а в субботу и воскресенье вносит остатки документом «Введення початкових залишків» одной датой, которая совпадает с пятницей. Заполняют вкладки «Запаси», «Грошові кошти» и расчёты с покупателями и поставщиками. После сохранения сверяют отчёты «Рух товарів», «Рух грошових коштів» и взаиморасчёты с инвентаризацией, кассой и актами сверки. Инструкция подробно описана в статье о вводе начальных остатков. Последний шаг недели - тестовая продажа и тестовый заказ производства, чтобы увидеть, как меняются остаток на складе, резерв и долг покупателя.

В неделю 5 все документы уже ведутся в Bimp. Excel остаётся для чтения. Каждое утро владелец открывает «Рух товарів» и «Рух грошових коштів» и сравнивает их с фактом на складе. Когда расхождения исчезают, устанавливают дату запрета изменений.

Сколько часов команды занимает запуск?

По этому плану запуск занимает 87 часов: 20 + 14 + 18 + 20 + 15 = 87. По ролям распределение такое: владелец 8 часов (3 + 2 + 3), бухгалтер 14 (5 + 6 + 3), кладовщик 29 (8 + 8 + 10 + 3), менеджер 13 (4 + 6 + 3), технолог 23 (16 + 4 + 3). Сумма сходится: 8 + 14 + 29 + 13 + 23 = 87.

Если час работника стоит 250 грн, время команды равно 87 × 250 = 21 750 грн. Больше всего нагрузка ложится на кладовщика, и именно ему на время недель 2 и 4 стоит освободить часть текущих задач.

Как не остановить цех на время запуска?

Цех работает без остановки, если настройка и загрузка справочников не затрагивают текущие документы, а остатки фиксируются за один выходной. Для этого соблюдайте пять правил.

1. Недели 1-3 готовьте данные в Bimp, а документы ведите по-старому.
2. Назначьте одну дату остатков, обычно последний рабочий день перед стартом.
3. Не вносите один остаток дважды: импорт товаров добавляет остатки к имеющимся, поэтому один остаток вносят либо документом, либо импортом.
4. После ввода сверяйте отчёты с фактом и исправляйте вкладку, в которой появилось отрицательное значение.
5. В понедельник вносите только новые документы, а старые файлы оставляйте для справки.

Какие ошибки случаются при запуске чаще всего?

Большинство ошибок связано с порядком шагов. Три из них самые дорогие, потому что их исправляют после начала работы.

Первая ошибка - неправильная валюта учёта. После сохранения настроек и ввода документов её изменить нельзя, поэтому в неделю 1 её проверяет владелец вместе с бухгалтером. Вторая - остатки без справочников: в документе «Введення початкових залишків» можно выбрать только те товары, склады и контрагентов, которые уже есть в Bimp. Третья - остатки разными датами. Тогда отчёты начинаются с разрозненных срезов, и сверка с инвентаризацией не сходится.

Типичный признак ошибки в остатках - минус на складе после первой отгрузки или долг клиента, которого нет в отчёте. В этом случае открывают документ остатков и проверяют соответствующую вкладку: пропущенную позицию, двойной ввод или неправильно отмеченный чекбокс «Аванс».

Что делает Bimp, а что нет

Bimp - украинская облачная ERP для производителей, в которой склад, продажи, закупки, производство и финансы работают в одной базе. Спецификации, заказы производства, компоновка, начальные остатки и отчёты для запуска цеха, описанного выше, есть в системе и работают так, как сказано в статьях справки. Для цеха с пятью пользователями подходит тариф Старт: 1 490 долларов в год, 5 пользователей, поддержка в тарифе. Быстрый старт для производства (Production) стоит от 2 500 долларов единоразово, занимает 2 недели и включает настройку технологических карт и калькуляций себестоимости, 15 часов обучения и настройку интеграций. Подробности на главной странице.

Границы такие. Bimp не вводит данные за вас: кладовщик и технолог готовят номенклатуру и спецификации, а система импортирует их и проверяет на ошибки. Валюту учёта нельзя изменить после начала работы. Учёт зарплаты и основных средств не входит в тариф Старт. Бесплатного тарифа и пробного периода нет, есть демонстрация: запланировать её можно здесь.

В примере мебельный цех на 16 человек получает систему в боевом режиме за 5 недель. На это уходит 87 часов команды, или 21 750 грн по условной ставке, и ни одного дня простоя.

Частые вопросы