Inventaire sans arrêt de production : un stock d'électronique compté en un poste au lieu de deux jours

Entreprise fictive. Chaque action dans Bimp est une fonction réelle du produit.

Un inventaire sans arrêt de production est possible quand le stock est divisé en zones dotées d’adresses d’emplacement et que chaque zone est recomptée en un poste avec son propre document. Voici le scénario de la société fictive Capteo : comment elle a supprimé deux jours d’arrêt par trimestre, et où cliquer dans Bimp.

Le magasinier de Capteo sait où sont les résistances, parce qu’il s’en souvient. Pour un autre employé, trouver une seule bobine prend une demi-heure. C’est pourquoi, une fois par trimestre, le stock et l’atelier s’arrêtent et toute l’entreprise compte les composants.

Pourquoi l’inventaire arrête-t-il l’atelier pendant deux jours ?

Capteo (société fictive) fait de l’assemblage électronique en sous-traitance : montage CMS, 35 personnes, deux lignes. Le stock compte environ 3 000 références de composants, dont une partie se trouve dans l’atelier près des lignes. Il n’y a pas de stockage par adresses, toutes les adresses sont dans la tête du magasinier.

L’inventaire dure deux jours sans production. Sept personnes comptent huit heures chacune, soit 112 heures de travail par passage. La production théorique de l’atelier est de 3 750 EUR par jour, et avec quatre inventaires par an les lignes s’arrêtent huit jours. Cela repousse 30 000 EUR de production à plus tard.

Les écarts ne sont trouvés qu’un mois après. La dernière fois, il y en avait 140 références sur 3 000, soit 4,7 % : 2 400 EUR de manquants et 450 EUR d’excédents, solde de 1 950 EUR. À ce stade, personne ne se souvient où est passée la bobine.

Un inventaire sans arrêt de production est-il possible ?

Oui, à condition de découper le stock et de le compter par parties. Capteo a réparti ses 3 000 références en six zones de 500. Chaque zone est comptée en un poste par deux personnes, pendant que le reste du stock et les deux lignes continuent de tourner.

Voici les étapes dans Bimp, chacune avec un lien vers l’aide.

Comment découper le stock en zones et en emplacements ?

D’abord la structure des entrepôts. Dans le référentiel « Warehouses » (entrepôts), on crée le groupe « Composants » et six entrepôts en dessous : « Centre A », « Centre B », « Centre C », « Centre D », « Atelier CMS-1 », « Atelier CMS-2 ». Le groupe ne sert qu’à regrouper, il n’a pas de mouvements (Warehouses).

Ensuite les emplacements de stockage. Dans le référentiel « Storage locations » (emplacements), on crée un rayonnage comme « Group of locations », puis l’étagère et la case à l’intérieur comme « Location ». Les noms sont libres, par exemple « Rayonnage 3 », « Étagère B », « Case 14 ». Dans la fiche article, l’onglet « Storage locations » reçoit l’entrepôt, la case et la priorité, si la référence est rangée à plusieurs endroits (Storage locations).

Pour 3 000 références, c’est un chantier à part avant le démarrage. Ensuite, le rapport « Product balances without address » montre les références restées sans case, et le rapport « Empty storage locations » donne au magasinier la liste des adresses libres pour la prochaine livraison (Empty storage locations report).

Comment éviter les stocks négatifs ?

L’interrupteur « Product stock control » s’active dans Settings → Accounting settings. Ensuite, un article ne peut plus être vendu s’il n’est pas en stock (Stock control). L’interrupteur concerne la vente. Pour la sortie vers l’atelier, le comportement est différent : le scanner ne sort que la quantité disponible et note le manquant dans le commentaire du document (Write-off).

Les composants circulent entre le centre et la ligne avec le document « Stock transfer » (transfert de stock) et le type d’opération « To warehouse ». Le stock de l’entrepôt « From warehouse » diminue et celui de l’entrepôt « To warehouse » augmente au même instant, la ligne voit donc son stock (Stock transfer). La sortie vers l’atelier au scanner se saisit dans l’onglet « Operations » de la section « Warehouse » : code-barres de l’employé, puis codes-barres des articles, puis de nouveau celui de l’employé pour fermer la session. Le document « Write-off » (sortie de stock) se crée tout seul.

Comment inventorier une zone ?

Ouvrez Warehouse → Stock counts, cliquez sur Create et choisissez « Stock count » (document d’inventaire). Dans l’en-tête, indiquez l’entrepôt de la zone, par exemple « Atelier CMS-1 », ainsi que les comptes pour les excédents et les manquants (Stock count).

Le bouton Fill in recorded quantity ajoute toutes les références de l’entrepôt avec leur quantité comptable. Les magasiniers saisissent la quantité réelle dans la colonne « Actual qty net », et le code-barres peut être scanné dans un champ séparé. Le système calcule l’écart en unités et en euros, et l’interrupteur « Deviations only » ne garde que les lignes avec écart. Pendant le comptage, la zone ne reçoit ni ne délivre de matière. Cela représente quelques heures d’un poste au lieu de deux jours.

Capteo a étalé un cycle sur six semaines, une zone par semaine, avec un comptage le mardi, quand les lignes sont le moins chargées.

La somme des références est 6 × 500 = 3 000, celle des heures-personnes 6 × 16 = 96. La ligne dont la zone est en cours de comptage prend ce jour-là sa matière dans la réserve sortie du centre à l’avance.

Comment régulariser les écarts constatés ?

Tant que le document a le statut « New », on crée deux documents à partir de lui. D’abord Create based on puis « Stock posting » (entrée en stock) : les références en excédent y arrivent, et il vaut mieux vérifier le coût unitaire avant la validation (Stock posting). Ensuite Create based on puis « Write-off » : les manquants y arrivent, ils sont imputés au compte de pertes.

La date et l’heure des deux documents coïncident avec celles de l’inventaire ou les suivent immédiatement. Sinon la chronologie des stocks se brise.

Que voit le dirigeant dans les rapports ?

Pour la zone « Atelier CMS-1 » (500 références), le comptage a donné 17 écarts. Les quatre plus importants figurent dans le tableau, les 13 autres références sont regroupées sur une ligne. Les prix sont fictifs.

Les manquants font 6,00 + 19,20 + 18,00 + 72,80 = 116,00 EUR. Les excédents valent 2,00 + 24,00 = 26,00 EUR. Le solde 26,00 - 116,00 = -90,00 EUR passe par les documents d’entrée et de sortie de stock.

La résistance se cherche dans le rapport « Stock Movement » pour l’entrepôt « Atelier CMS-1 » sur les six semaines depuis le dernier comptage. En début de période, il y avait 50 000 pcs, auxquelles s’ajoutent 15 000 pcs transférées depuis le centre et 17 000 pcs sorties au scanner. La quantité comptable est 50 000 + 15 000 - 17 000 = 48 000 pcs, alors que la boîte en contient 46 500. Le rapport montre les documents jour par jour, et c’est ainsi qu’on retrouve la bobine de 1 500 pcs qu’un régleur a prise sans la sortir du stock (Stock Movement report). Une fois les deux documents validés, le solde final du rapport correspond à la quantité réelle.

Le rapport « Stock with Reserve » affiche dans un seul tableau le stock physique, la réserve et la quantité libre, pour que le planificateur ne promette pas ce qui est déjà réservé (Stock with Reserve report).

Qu’est-ce que cela apporte ?

L’arrêt disparaît du planning. Chaque zone est recomptée toutes les six semaines : 3 000 divisé par 500 donne six zones, une par semaine. Un trimestre compte 13 semaines, donc chaque référence est comptée plus de deux fois.

Un écart vit au plus six semaines. Auparavant, il vivait un trimestre plus un mois de recherches. Si les cinq autres zones donnent un tableau semblable, les manquants d’un cycle représentent environ 696 EUR (116 multiplié par 6) contre 2 400 EUR avant. Le chiffre est fictif, mais le sens est clair : l’erreur ne s’accumule plus.

Les heures-personnes augmentent. Une zone demande 2 personnes pendant 8 heures, soit 16 heures-personnes, et six zones en demandent 96. Deux fois par trimestre, cela fait 192 contre 112 auparavant. La différence est compensée par le fait que l’atelier tourne et que les références sont comptées deux fois plus souvent.

Pour les bases de la gestion de stock, il y a l’article Comptabilité des matières premières en production : par où commencer. Les fonctions d’entrepôt sont décrites sur la page Bimp ERP pour les fabricants.

Un autre changement concerne la responsabilité. Avant, l’écart était l’affaire de tout l’entrepôt, et personne ne cherchait sa cause. Désormais, chaque entrepôt-zone a un champ « Responsible person », et le document d’inventaire a un auteur et un responsable. Quand il manque 1 500 résistances à l’« Atelier CMS-1 », la question est adressée au régleur de cette ligne.

Limites du scénario

Le scénario montre le stockage par adresses, l’inventaire par zones et la régularisation des écarts. Les stocks min/max et la planification automatique des achats n’y sont pas traités. « Product stock control » interdit la vente sans stock, mais ne bloque pas la sortie vers l’atelier. Le document d’inventaire porte sur un entrepôt, avec plusieurs entrepôts on crée les entrées et sorties séparément. L’affectation des 3 000 références aux cases se fait une fois au démarrage, dans les fiches articles. Plusieurs articles de l’aide ont le statut « en cours de vérification », il vaut donc mieux comparer les noms des boutons avec votre version de Bimp.

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants, et la gestion de stock s’y fait avec le même jeu de documents que celui décrit ci-dessus.

Questions fréquentes