Inwentaryzacja cykliczna w produkcji: magazyn elektroniki policzony w jedną zmianę zamiast dwóch dni

Firma jest fikcyjna. Każde działanie w Bimp to prawdziwa funkcja produktu.

Inwentaryzacja cykliczna w produkcji polega na tym, że magazyn dzieli się na strefy z adresami lokalizacji, a każdą strefę liczy osobny dokument w ciągu jednej zmiany. Poniżej scenariusz umownego Sensotech: jak zrezygnowało z dwóch dni przestoju co kwartał i gdzie w Bimp to kliknąć.

Magazynier Sensotech wie, gdzie leżą rezystory, bo pamięta. Inny pracownik szuka jednej szpuli pół godziny. Dlatego raz na kwartał zatrzymuje się magazyn i halę, a cała firma liczy komponenty.

Dlaczego inwentaryzacja zatrzymuje halę na dwa dni?

Sensotech (firma umowna) wykonuje kontraktowy montaż elektroniki: montaż SMD, 35 osób, dwie linie. W magazynie jest około 3 000 indeksów komponentów, część leży na hali przy liniach. Przechowywania adresowego nie ma, wszystkie adresy są w głowie magazyniera.

Inwentaryzacja trwa dwa dni bez wydań na produkcję. Liczy siedem osób po osiem godzin, czyli 112 roboczogodzin za jednym razem. Umowna produkcja hali to 18 000 PLN dziennie, więc przy czterech inwentaryzacjach rocznie linie stoją osiem dni. To 144 000 PLN produkcji przesuniętej na później.

Rozbieżności wychodzą po miesiącu. Ostatnim razem było ich 140 pozycji z 3 000, czyli 4,7%: niedobory na 11 000 PLN i nadwyżki na 2 000 PLN, różnica 9 000 PLN. Do tego czasu nikt nie pamięta, gdzie podziała się szpula.

Czy inwentaryzacja cykliczna w produkcji może iść bez zatrzymywania hali?

Można, jeśli podzielić magazyn i liczyć częściami. Sensotech rozbiło 3 000 pozycji na sześć stref po 500. Każdą strefę przelicza w jedną zmianę dwie osoby, a reszta magazynu i obie linie pracują.

Dalej kroki w Bimp, przy każdym link do pomocy.

Jak podzielić magazyn na strefy i lokalizacje?

Najpierw struktura magazynów. W katalogu „Warehouses” (magazyny) tworzy się grupę „Komponenty” i sześć magazynów pod nią: „Magazyn A”, „Magazyn B”, „Magazyn C”, „Magazyn D”, „Linia SMD 1”, „Linia SMD 2”. Grupa tylko łączy, ruchów na niej nie ma (Warehouses).

Potem miejsca składowania. W katalogu „Storage locations” (lokalizacje magazynowe) regał zakłada się jako „Bin group” (grupa lokalizacji), a półkę i komórkę w nim jako „Bin” (lokalizacja). Nazwy ustala firma, na przykład „Regał 3”, „Półka B”, „Komórka 14”. W karcie towaru na zakładce „Storage locations” podaje się magazyn, lokalizację i priorytet, jeśli pozycja leży w kilku miejscach (Storage locations).

Dla 3 000 pozycji to osobna praca przed startem. Potem raport „Product balances without address” pokaże pozycje bez lokalizacji, a raport „Empty storage locations” da magazynierowi listę wolnych adresów pod nową dostawę (Empty storage locations report).

Jak nie dopuścić do ujemnych stanów?

Przełącznik „Product stock control” (kontrola stanu towaru) włącza się w Settings → Accounting settings. Potem towaru, którego nie ma w magazynie, nie można sprzedać (Stock control). Przełącznik dotyczy sprzedaży. Rozchód na halę działa inaczej: skaner rozchoduje tylko ilość dostępną, a niedobór zapisuje w komentarzu dokumentu (Write-off).

Komponenty między magazynem centralnym a linią przesuwa dokument „Stock transfer” (przesunięcie międzymagazynowe) z rodzajem operacji „To warehouse”. Stan magazynu „From warehouse” maleje, a „To warehouse” rośnie w tej samej chwili, więc linia widzi swój stan (Stock transfer). Wydanie na halę skanerem robi się w Warehouse → Operations: kod kreskowy pracownika, potem kody towarów i jeszcze raz kod pracownika, żeby zamknąć sesję. Dokument „Write-off” (rozchód wewnętrzny) tworzy się sam.

Jak policzyć jedną strefę?

Otwórz Warehouse → Stock counts, kliknij Create i wybierz „Stock count” (inwentaryzacja). W nagłówku podaj magazyn strefy, na przykład „Linia SMD 1”, oraz konta dla nadwyżek i niedoborów (Stock count).

Przycisk Fill in recorded quantity dodaje wszystkie pozycje magazynu z ilością księgową. Magazynierzy wpisują ilość faktyczną w kolumnie „Actual qty net”, a kody można skanować w osobnym polu. System liczy odchylenie w sztukach i w złotych, a przełącznik „Deviations only” zostawia same wiersze z rozbieżnościami. Na czas liczenia strefa nie przyjmuje i nie wydaje materiału. To kilka godzin jednej zmiany zamiast dwóch dni.

Sensotech rozpisało jeden cykl na sześć tygodni, po strefie na tydzień, żeby liczyć we wtorek, gdy linie są najmniej obciążone.

Suma pozycji to 6 × 500 = 3 000, suma roboczogodzin 6 × 16 = 96. Linia, której strefa jest liczona, w tym dniu bierze materiał z zapasu wydanego z góry z magazynu centralnego.

Jak zamknąć znalezione rozbieżności?

Dopóki dokument ma status „New”, tworzy się na jego podstawie dwa dokumenty. Najpierw Create based on i „Stock posting” (przyjęcie wewnętrzne): trafiają tam pozycje z nadwyżką, a cenę jednostkową warto sprawdzić przed zatwierdzeniem (Stock posting). Potem Create based on i „Write-off”: trafiają tam niedobory, które idą na konto strat.

Data i godzina obu dokumentów są takie same jak czas inwentaryzacji albo następują zaraz po nim. Inaczej chronologia stanów się psuje.

Co właściciel widzi w raportach?

Dla strefy „Linia SMD 1” (500 pozycji) liczenie dało 17 rozbieżności. Cztery największe są w tabeli, pozostałe 13 pozycji zebrano w jednym wierszu. Ceny są umowne.

Niedobory to 30 + 120 + 90 + 310 = 550 PLN. Nadwyżki to 8 + 112 = 120 PLN. Różnica 120 - 550 = -430 PLN i właśnie ta kwota przechodzi przez dokumenty przyjęcia i rozchodu.

Przyczyny rezystora szuka się w raporcie „Stock Movement” dla magazynu „Linia SMD 1” za sześć tygodni od poprzedniego liczenia. Na początek okresu było 50 000 szt., przesunięć z magazynu centralnego 15 000, rozchodów skanerem 17 000. Ilość księgowa 50 000 + 15 000 - 17 000 = 48 000 szt., a w pudełku 46 500. Raport pokazuje dokumenty po dniach i po nich znajduje się szpula na 1 500 szt., którą ustawiacz wziął bez rozchodu (Stock Movement report). Po zatwierdzeniu dwóch dokumentów stan końcowy w raporcie zgadza się ze stanem faktycznym.

Raport „Stock with Reserve” pokazuje stan fizyczny, rezerwę i ilość wolną w jednej tabeli, żeby planista nie obiecywał pod zamówienie tego, co już zarezerwowano (Stock with Reserve report).

Co to daje?

Przestój hali znika z harmonogramu. Każda strefa jest przeliczana co sześć tygodni: 3 000 podzielone przez 500 to sześć stref, po jednej na tydzień. Kwartał ma 13 tygodni, więc wszystkie pozycje przechodzą liczenie ponad dwa razy.

Rozbieżność żyje najwyżej sześć tygodni. Wcześniej żyła kwartał plus miesiąc szukania. Jeśli pozostałe pięć stref da podobny obraz, niedobory za cykl wyniosą około 3 300 PLN (550 razy 6) wobec 11 000 PLN dawniej. Liczba jest umowna, ale kierunek jest jasny: błąd się nie kumuluje.

Roboczogodzin jest więcej. Jedna strefa wymaga 2 osób po 8 godzin, czyli 16 roboczogodzin, a sześć stref to 96. Dwa razy na kwartał daje to 192 wobec 112 dawniej. Różnicę opłaca praca hali i to, że pozycje są liczone dwa razy częściej.

O podstawach ewidencji magazynowej jest artykuł Ewidencja materiałów w produkcji: od czego zacząć. Funkcje magazynu opisuje strona Zarządzanie magazynem.

Zmienia się też odpowiedzialność. Wcześniej rozbieżność była sprawą całego magazynu i nikt nie szukał jej przyczyny. Teraz każdy magazyn-strefa ma osobę odpowiedzialną, a dokument inwentaryzacji ma autora i osobę odpowiedzialną. Gdy brakuje 1 500 rezystorów na „Linii SMD 1”, pytanie trafia do ustawiacza tej linii.

Granice scenariusza

Scenariusz pokazuje przechowywanie adresowe, liczenie strefami i zamykanie rozbieżności. Stany min/max i automatyczne planowanie zakupów nie są tu omawiane. Kontrola stanu blokuje sprzedaż bez stanu, ale nie blokuje rozchodu na halę. Dokument „Stock count” tworzy się dla jednego magazynu, więc przy kilku magazynach przyjęcie i rozchód tworzy się osobno. Przypisanie 3 000 pozycji do lokalizacji robi się raz na starcie, w kartach towarów. Kilka artykułów pomocy ma status weryfikacji, więc nazwy przycisków warto sprawdzić w swojej wersji Bimp.

Bimp to chmurowy ERP dla producentów, tworzony na Ukrainie, a ewidencja magazynowa prowadzona jest w nim tym samym zestawem dokumentów, który opisano wyżej.

Często zadawane pytania