Inventur ohne Produktionsstopp: Elektroniklager in einer Schicht statt in zwei Tagen

Fiktives Unternehmen. Jede Aktion in Bimp ist eine echte Produktfunktion.

Inventur ohne Produktionsstopp gelingt, wenn das Lager in Zonen mit Lagerplatzadressen aufgeteilt ist und jede Zone in einer Schicht mit einem eigenen Beleg gezählt wird. Das folgende Szenario zeigt, wie das fiktive Sensorwerk auf zwei Stillstandstage pro Quartal verzichtet und wo man dafür in Bimp klickt.

Der Lagerist des Sensorwerks weiß, wo die Widerstände liegen, weil er es im Kopf hat. Ein anderer Mitarbeiter braucht eine halbe Stunde, um eine einzige Rolle zu finden. Deshalb stehen einmal im Quartal Lager und Fertigung still, und das ganze Unternehmen zählt Bauteile.

Warum legt die Inventur die Fertigung für zwei Tage lahm?

Das Sensorwerk (fiktives Unternehmen) ist Elektronik-Lohnfertiger mit SMD-Bestückung, 35 Mitarbeitern und zwei Linien. Im Lager liegen rund 3.000 Bauteilartikel, ein Teil davon in der Halle neben den Linien. Eine adressierte Lagerhaltung gibt es nicht, alle Adressen stecken im Kopf des Lagerarbeiters.

Die Inventur dauert zwei Tage ohne Ausstoß. Sieben Personen zählen je acht Stunden, das sind 112 Personenstunden pro Durchgang. Der angenommene Ausstoß der Fertigung beträgt 3.750 EUR pro Tag, und bei vier Inventuren im Jahr stehen die Linien acht Tage still. Damit verschieben sich 30.000 EUR Ausstoß auf später.

Abweichungen fallen erst einen Monat später auf. Beim letzten Mal waren es 140 von 3.000 Positionen, also 4,7 %: Fehlmengen von 2.400 EUR und Überschüsse von 450 EUR, Saldo 1.950 EUR. Bis dahin erinnert sich niemand mehr, wohin die Rolle verschwunden ist.

Ist eine Inventur ohne Produktionsstopp möglich?

Sie ist möglich, wenn man das Lager aufteilt und in Teilen zählt. Das Sensorwerk hat die 3.000 Positionen auf sechs Zonen zu je 500 verteilt. Jede Zone zählen zwei Personen in einer Schicht, während das restliche Lager und beide Linien weiterarbeiten.

Es folgen die Schritte in Bimp, jeweils mit einem Link zur Hilfe.

Wie teilt man das Lager in Zonen und Lagerplätze auf?

Zuerst kommt die Lagerstruktur. Im Verzeichnis „Warehouses“ (Lager) legt man die Gruppe „Komponenten“ an und darunter sechs Lager: „Zentrallager A“, „Zentrallager B“, „Zentrallager C“, „Zentrallager D“, „Fertigung SMD-1“, „Fertigung SMD-2“. Die Gruppe bündelt nur, Bewegungen gibt es auf ihr nicht (Warehouses).

Danach folgen die Lagerplätze. Im Verzeichnis „Storage locations“ (Lagerplätze) legt man ein Regal als „Group of locations“ an, Fachboden und Fach darin als „Location“. Die Namen wählt das Unternehmen frei, etwa „Regal 3“, „Fachboden B“, „Fach 14“. In der Artikelkarte trägt man auf dem Tab „Storage locations“ Lager, Fach und Priorität ein, wenn die Position an mehreren Orten liegt (Storage locations).

Bei 3.000 Positionen ist das eine eigene Aufgabe vor dem Start. Danach zeigt der Bericht „Product balances without address“ die Positionen, die noch kein Fach haben, und der Bericht „Empty storage locations“ liefert dem Lagerarbeiter eine Liste freier Adressen für die nächste Lieferung (Empty storage locations report).

Wie vermeidet man negative Bestände?

Den Schalter „Product stock control“ schaltet man unter Settings → Accounting settings ein. Danach lässt sich ein Artikel nicht mehr verkaufen, wenn er nicht im Lager ist (Stock control). Der Schalter betrifft den Verkauf. Für die Ausbuchung in die Fertigung gilt ein anderes Verhalten: Der Scanner bucht nur die vorhandene Menge aus und schreibt die Fehlmenge in den Kommentar des Belegs (Write-off).

Bauteile wandern zwischen Zentrallager und Linie mit dem Beleg „Stock transfer“ (Lagerumbuchung) und der Operationsart „To warehouse“. Der Bestand des Lagers „From warehouse“ sinkt und der des Lagers „To warehouse“ steigt im selben Moment, sodass die Linie ihren Bestand sieht (Stock transfer). Die Ausgabe in die Fertigung per Scanner erfasst man auf dem Tab „Operations“ im Bereich „Warehouse“: Barcode des Mitarbeiters, dann Barcodes der Artikel, danach noch einmal der Barcode des Mitarbeiters, um die Sitzung zu schließen. Der Beleg „Write-off“ (Ausbuchung) entsteht automatisch.

Wie führt man die Inventur einer Zone durch?

Öffnen Sie Warehouse → Stock counts, klicken Sie auf Create und wählen Sie „Stock count“ (Inventurbeleg). Tragen Sie im Kopf das Lager der Zone ein, zum Beispiel „Fertigung SMD-1“, und die Konten für Überschüsse und Fehlmengen (Stock count).

Die Schaltfläche Fill in recorded quantity übernimmt alle Positionen des Lagers mit dem Buchbestand. Die Lagerarbeiter tragen den Istbestand in die Spalte „Actual qty net“ ein, den Barcode kann man in einem eigenen Feld scannen. Das System berechnet die Abweichung in Stück und in Euro, und der Schalter „Deviations only“ lässt nur Zeilen mit Differenzen stehen. Während der Zählung nimmt die Zone kein Material an und gibt keines aus. Das sind einige Stunden einer Schicht statt zwei Tagen.

Einen Zyklus hat das Sensorwerk auf sechs Wochen verteilt, eine Zone pro Woche, gezählt wird dienstags, wenn die Linien am wenigsten ausgelastet sind.

Die Summe der Positionen ist 6 × 500 = 3.000, die der Personenstunden 6 × 16 = 96. Die Linie, deren Zone gerade gezählt wird, entnimmt an diesem Tag Material aus dem Vorrat, der vorab aus dem Zentrallager ausgegeben wurde.

Wie schließt man gefundene Abweichungen ab?

Solange der Beleg den Status „New“ hat, erstellt man auf seiner Basis zwei Belege. Zuerst Create based on und „Stock posting“ (Einbuchung): Dort landen die Positionen mit Überschuss, und die Stückkosten sollte man vor dem Buchen prüfen (Stock posting). Danach Create based on und „Write-off“: Dort landen die Fehlmengen, die auf das Verlustkonto gehen.

Datum und Uhrzeit beider Belege entsprechen der Inventurzeit oder folgen unmittelbar darauf. Sonst gerät die Chronologie der Bestände durcheinander.

Was sieht der Inhaber in den Berichten?

Für die Zone „Fertigung SMD-1“ (500 Positionen) ergab die Zählung 17 Abweichungen. Die vier größten stehen in der Tabelle, die übrigen 13 Positionen sind in einer Zeile zusammengefasst. Die Preise sind erfunden.

Die Fehlmengen betragen 6,00 + 19,20 + 18,00 + 72,80 = 116,00 EUR. Die Überschüsse ergeben 2,00 + 24,00 = 26,00 EUR. Der Saldo 26,00 - 116,00 = -90,00 EUR läuft über die Belege für Einbuchung und Ausbuchung.

Den Widerstand sucht man im Bericht „Stock Movement“ für das Lager „Fertigung SMD-1“ über die sechs Wochen seit der letzten Zählung. Zu Beginn der Periode waren es 50.000 Stk., dazu 15.000 Stk. aus Umbuchungen vom Zentrallager und 17.000 Stk. Ausbuchungen per Scanner. Der Buchbestand beträgt 50.000 + 15.000 - 17.000 = 48.000 Stk., in der Kiste liegen aber 46.500. Der Bericht zeigt die Belege tageweise, und darüber findet sich die Rolle mit 1.500 Stk., die ein Einrichter ohne Ausbuchung mitgenommen hat (Stock Movement report). Nach dem Buchen beider Belege stimmt der Endbestand im Bericht mit dem Istbestand überein.

Der Bericht „Stock with Reserve“ zeigt physischen Bestand, Reservierung und freie Menge in einer Tabelle, damit der Planer nichts zusagt, was schon reserviert ist (Stock with Reserve report).

Was bringt das?

Der Stillstand verschwindet aus dem Plan. Jede Zone wird alle sechs Wochen gezählt: 3.000 geteilt durch 500 ergibt sechs Zonen, eine pro Woche. Ein Quartal hat 13 Wochen, also läuft jede Position mehr als zweimal durch die Zählung.

Eine Abweichung lebt höchstens sechs Wochen. Früher lebte sie ein Quartal plus einen Monat Suche. Wenn die übrigen fünf Zonen ein ähnliches Bild liefern, liegen die Fehlmengen je Zyklus bei etwa 696 EUR (116 mal 6) gegenüber 2.400 EUR zuvor. Die Zahl ist fiktiv, aber die Richtung ist klar: Der Fehler summiert sich nicht mehr auf.

Die Personenstunden steigen. Eine Zone braucht 2 Personen für je 8 Stunden, also 16 Personenstunden, sechs Zonen brauchen 96. Zweimal pro Quartal sind das 192 gegenüber 112 zuvor. Der Mehraufwand wird dadurch aufgewogen, dass die Fertigung läuft und die Positionen doppelt so oft gezählt werden.

Zur Grundlage der Lagerbuchführung gibt es den Beitrag Materialwirtschaft in der Fertigung: Wo man anfängt. Die Lagerfunktionen beschreibt die Seite Bimp ERP für Hersteller.

Eine weitere Änderung betrifft die Verantwortung. Früher ging die Abweichung das ganze Lager an, und niemand suchte die Ursache. Jetzt hat jedes Zonenlager das Feld „Responsible person“, und der Inventurbeleg hat einen Autor und einen Verantwortlichen. Fehlen 1.500 Widerstände in der „Fertigung SMD-1“, geht die Frage an den Einrichter dieser Linie.

Grenzen des Szenarios

Das Szenario zeigt adressierte Lagerhaltung, Inventur nach Zonen und den Abschluss von Abweichungen. Mindest- und Höchstbestände und die automatische Beschaffungsplanung gehören nicht dazu. „Product stock control“ verbietet den Verkauf ohne Bestand, die Ausgabe in die Fertigung blockiert er nicht. Der Inventurbeleg gilt für ein Lager, bei mehreren Lagern legt man Einbuchung und Ausbuchung getrennt an. Die Zuordnung der 3.000 Positionen zu den Fächern erledigt man einmal zum Start in den Artikelkarten. Einige Hilfeartikel tragen den Status „in Prüfung“, deshalb sollte man die Schaltflächennamen mit der eigenen Bimp-Version abgleichen.

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller, und die Lagerbuchführung läuft darin mit denselben Belegen, die oben beschrieben sind.

Häufige Fragen