Inventário na produção sem paragem: armazém de eletrónica contado num turno em vez de dois dias

A empresa é fictícia. Todas as ações no Bimp são funções reais do produto.

O inventário na produção sem paragem é possível quando o armazém está dividido em secções com endereços de localização e cada secção é recontada num documento próprio, num só turno. Segue-se o cenário da fictícia Sensórica: como deixou de parar dois dias por trimestre e onde se clica no Bimp.

O responsável de armazém da Sensórica sabe onde estão as resistências porque se lembra. Outro colaborador demora meia hora a encontrar uma única bobine. Por isso, uma vez por trimestre, armazém e oficina param e a empresa inteira conta componentes.

Porque é que o inventário pára a oficina dois dias?

A Sensórica (empresa fictícia) faz montagem de eletrónica por contrato: montagem SMD, 35 pessoas, duas linhas. O armazém tem cerca de 3 000 referências de componentes, e parte delas está na oficina, junto às linhas. Não há armazenamento por endereços, todas as moradas estão na cabeça do responsável.

O inventário faz-se em dois dias sem produção. Contam sete pessoas, oito horas por dia, ou seja, 112 horas-pessoa de cada vez. A produção fictícia é de 4 000 € por dia e, com quatro inventários por ano, as linhas estão paradas oito dias. São 32 000 € de produção adiados.

As divergências só aparecem um mês depois. Da última vez eram 140 artigos em 3 000, ou 4,7%: faltas de 2 400 € e excedentes de 450 €, diferença de 1 950 €. Nessa altura ninguém se lembra para onde foi a bobine.

É possível fazer o inventário na produção sem paragem da oficina?

É, se o armazém for dividido e contado por partes. A Sensórica dividiu os 3 000 artigos em seis secções de 500. Cada secção é recontada num turno por duas pessoas, enquanto o resto do armazém e as duas linhas trabalham.

Seguem-se os passos no Bimp, cada um com a ligação para a ajuda (em inglês).

Como dividir o armazém em secções e localizações?

Primeiro, a estrutura de armazéns. No catálogo “Warehouses” (armazéns) cria-se um grupo “Components” e, por baixo dele, seis armazéns: “Hub-A”, “Hub-B”, “Hub-C”, “Hub-D”, “SMD shop 1” e “SMD shop 2”. O grupo só agrega, não tem movimentos (Warehouses).

Depois, as localizações. No catálogo “Storage locations” (localizações de armazenamento), a estante cria-se como “Bin group” (grupo de células) e a prateleira e a célula lá dentro como “Bin” (célula). Os nomes ficam ao critério da empresa, por exemplo “Rack 3”, “Shelf B”, “Bin 14”. No cartão do artigo, no separador “Storage locations”, indicam-se o armazém, a célula e a prioridade, se o artigo estiver em vários sítios (Storage locations).

Para 3 000 artigos, isto é um trabalho à parte antes do arranque. Depois dele, o relatório “Product balances without address” (saldos de artigos sem endereço) mostra os artigos que ficaram sem célula, e o relatório “Empty storage locations” (localizações vazias) dá ao responsável de armazém a lista de endereços livres para a nova entrega (Empty storage locations).

Como evitar saldos negativos?

O interruptor “Product stock control” (controlo de saldo do artigo) liga-se em Settings → Accounting settings. A partir daí, o artigo não pode ser vendido se não estiver em armazém (Stock control). O interruptor diz respeito à venda. Para a baixa para a oficina o comportamento é outro: o leitor abate só a quantidade existente e regista a falta no comentário do documento (Write-off).

Os componentes circulam entre o centro e a linha com o documento “Stock transfer” (transferência de stock) e o tipo de operação “To warehouse”. O saldo do armazém “From warehouse” diminui e o do “To warehouse” aumenta no mesmo instante, por isso a linha vê o seu saldo (Stock transfer). A saída para a oficina com leitor faz-se no separador “Operations” da secção “Warehouse”: código de barras do colaborador, depois os códigos dos artigos e, de novo, o código do colaborador para fechar a sessão. O documento “Write-off” (baixa de stock) cria-se sozinho.

Como fazer o inventário de uma secção?

Abra Warehouse → Stock counts, clique em Create e escolha o inventário de saldos de mercadorias (“Stock count”). No cabeçalho indique o armazém da secção, por exemplo “SMD shop 1”, e as rubricas para excedentes e faltas (“Record surpluses to account” e “Record shortages to account”) (Stock count).

O botão Fill in recorded quantity acrescenta todos os artigos do armazém com a quantidade contabilística. Os responsáveis de armazém introduzem a quantidade real na coluna “Actual qty net”, e o código de barras pode ser lido num campo à parte. O sistema calcula o desvio em unidades e em euros, e o interruptor “Deviations only” deixa só as linhas com divergências. Durante a recontagem, a secção não recebe nem entrega material. São algumas horas de um turno, em vez de dois dias.

A Sensórica planeou um ciclo de seis semanas, uma secção por semana, para contar à terça-feira, quando as linhas estão menos carregadas.

A soma de artigos é 6 × 500 = 3 000 e a de horas-pessoa 6 × 16 = 96. A linha cuja secção está a ser recontada usa nesse dia o material que já foi entregue do centro com antecedência.

Como fechar as divergências encontradas?

Enquanto o documento está no estado “New”, criam-se a partir dele dois documentos. Primeiro, “Create based on” e “Stock posting” (entrada de stock): aí vão os artigos com excedente, e o custo unitário convém verificar antes de lançar (Stock posting). Depois, “Create based on” e “Write-off”: aí vão as faltas, que seguem para a rubrica de perdas.

A data e a hora dos dois documentos coincidem com a hora do inventário ou vêm logo a seguir. Caso contrário, a cronologia dos saldos fica quebrada.

O que o responsável vê nos relatórios?

Para a secção “SMD shop 1” (500 artigos), a recontagem deu 17 divergências. As quatro maiores estão na tabela, os restantes 13 artigos num só registo. Os preços são fictícios.

As faltas somam 6,00 + 19,20 + 17,50 + 62,30 = 105,00 €. Os excedentes são 2,00 + 22,00 = 24,00 €. A diferença 24 - 105 = -81 € é a soma que passa pelos documentos de entrada e de baixa.

A resistência procura-se no relatório “Stock Movement” do armazém “SMD shop 1”, nas seis semanas desde a última recontagem. No início do período havia 50 000 un., de transferências do centro 15 000 e de baixas por leitor 17 000. A quantidade contabilística é 50 000 + 15 000 - 17 000 = 48 000 un., e na caixa há 46 500. O relatório mostra os documentos por dia, e através deles encontra-se a bobine de 1 500 un. que o afinador levou sem registar a baixa (Stock Movement). Depois de lançados os dois documentos, o saldo final no relatório coincide com o real.

O relatório “Stock with Reserve” mostra o saldo físico, a reserva e a quantidade livre numa só tabela, para o planeador não prometer a uma encomenda o que já está reservado (Stock with Reserve).

O que se ganha?

A paragem da oficina sai do calendário. Cada secção é recontada de seis em seis semanas: 3 000 a dividir por 500 dá seis secções, uma por semana. O trimestre tem 13 semanas, por isso todos os artigos são recontados mais de duas vezes.

Uma divergência vive no máximo seis semanas. Antes vivia um trimestre mais um mês de procura. Se as restantes cinco secções mostrarem um quadro semelhante, as faltas de um ciclo ficam em cerca de 630 € (105 vezes 6), contra 2 400 € antes. O número é fictício, mas a direção é clara: o erro deixa de se acumular.

Há mais horas-pessoa. Uma secção precisa de 2 pessoas durante 8 horas, ou seja, 16 horas-pessoa, e seis secções de 96. Em dois ciclos por trimestre são 192, contra 112 antes. A diferença paga-se com a oficina a trabalhar e os artigos a serem contados duas vezes mais.

Sobre a base da contabilização de armazém, há o artigo Controlo de materiais na produção: por onde começar. As funções de armazém estão descritas na página do Bimp para produção.

Há ainda uma mudança de responsabilidade. Antes, a divergência era assunto de todo o armazém e ninguém procurava a causa. Agora cada armazém-secção tem o campo “Responsible person” e o documento de inventário tem autor e responsável. Quando faltam 1 500 resistências na “SMD shop 1”, a pergunta dirige-se ao afinador dessa linha.

Limites do cenário

O cenário mostra o armazenamento por endereços, o inventário por secções e o fecho de divergências. Saldos mín/máx e planeamento automático de compras não são tratados aqui. O controlo de saldo impede a venda sem saldo, mas não bloqueia a baixa para a oficina. O documento “Stock count” faz-se por armazém, por isso, com vários armazéns, a entrada e a baixa criam-se em separado. A atribuição de 3 000 artigos às células faz-se uma vez, no arranque, nos cartões dos artigos. Vários artigos da base de conhecimentos estão em fase de verificação, por isso convém confirmar os nomes dos botões na sua versão do Bimp.

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e a contabilização de armazém faz-se nele com o mesmo conjunto de documentos descrito acima.

Perguntas frequentes