Аванс співробітнику: виплата і зарахування при нарахуванні

Як виплатити аванс без попереднього нарахування

Аванс виплачують документом «Виплата зарплати» з прапорцем «Зарахування авансу». Це потрібно, коли співробітник просить частину зарплати посеред місяця, а нарахування ще немає.

Що відбувається після проведення:

• Гроші списуються з рахунку чи каси.
• Борг співробітника: документа нарахування ще немає, тому Bimp вважає, що працівник винен компанії цю суму. Борг закриється автоматично, коли ви нарахуєте зарплату.
• P&L: виплата не впливає на витрати періоду. Це лише рух коштів.

Приклад. 15 січня комірник Лавров просить аванс 5 000 грн. Зарплату за січень ще не нараховано. Після проведення виплати в касі на 5 000 грн менше, у Лаврова борг 5 000 грн, а витрати січня поки що нульові.

1. Відкрийте Зарплата → Виплата зарплати і натисніть Створити.
2. У блоці «Головне» заповніть:
   • «Розрахунковий місяць» — місяць, за який видається аванс (наприклад, «Січень, 2026»);
   • «Організація» — юридична особа, яка платить;
   • «Стаття витрат» — стаття для звіту про рух грошей (не для прибутку).
3. У блоці «Оплата» оберіть «Тип взаєморозрахунків» (готівка чи безготівковий) і конкретну касу або розрахунковий рахунок.
4. На вкладці «Виплата» натисніть Додати і заповніть рядок:
   • «Співробітник» — кому платите;
   • «Зарахування авансу» — поставте прапорець;
   • «Вид нарахування» — за що платите («Оклад»);
   • «Сума оплати» — сума авансу, наприклад 5 000 грн.
5. Натисніть Зберегти та закрити.

Перевірити результат можна в звітах: у «Рух грошових коштів» залишок на рахунку зменшився, а в «Зарплата нарахована та виплачена» у колонці «Виплачено» з’явилася сума, а борг співробітника від’ємний, поки ви не нарахуєте зарплату.

Як зарахувати аванс при нарахуванні зарплати

Аванс зараховують у документі «Нарахування зарплати»: повна зарплата йде у витрати, а до виплати лишається лише залишок. Без цього Bimp вважатиме, що ви винні всю зарплату, а працівник винен аванс — є ризик заплатити двічі.

Приклад. Зарплата менеджера — 20 000 грн, 15-го він отримав аванс 5 000 грн. У витрати має потрапити 20 000 грн, а до виплати — 15 000 грн.

Спосіб 1: кнопка «Зарахування авансів»

Це найзручніший спосіб, коли аванси вже виплачені.

1. Створіть документ «Нарахування зарплати» (див. Нарахування зарплати).

2. На вкладці «Співробітники» натисніть Зарахування авансів.

   

3. Праворуч відкриється панель зі списком виплат з прапорцем авансу за обраний період.

4. Відмітьте аванси, які потрібно врахувати.

5. Натисніть Перенести в документ.

Bimp створить рядки по обраних співробітниках і прив’яже їх до документів виплати. Борг за авансами закриється.

Спосіб 2: ручне зарахування через «Документ виплати»

Цей спосіб дає контроль над кожною сумою.

1. Натисніть Додати і оберіть співробітника.
2. Поставте прапорець у колонці «Зарахування авансу» і оберіть «Вид нарахування».
3. Клікніть колонку «Документ виплати» і натисніть «Розширений пошук» (іконка лупи).
4. У вікні «Документ» знайдіть потрібну виплату за датою й сумою та оберіть її — вона підтягнеться в рядок.
5. У рядку з авансом вкажіть суму, яку зараховуєте (зазвичай дорівнює сумі авансу).
6. Якщо аванс менший за зарплату (5 000 з 20 000), додайте окремий рядок без прапорця авансу із сумою залишку до нарахування — 15 000 грн.

Як вказати суму до виплати в платіжному календарі

У блоці «Оплата» документа нарахування в полі «Сума оплати» вкажіть тільки суму, яку збираєтеся доплатити, тобто залишок. Саме вона потрапить у платіжний календар як майбутня витрата.

Де перевірити результат зарахування

Звіт	Що побачите
«Зарплата нарахована та виплачена»	«Нараховано» зросло на повну суму зарплати; борг до виплати менший на суму зарахованого авансу
«Витрати» і «Доходи та витрати (P&L)»	повна сума зарплати (разом із частиною, виданою авансом): документ нарахування перетворює виплату грошей на витрати бізнесу

Залишок після зарахування виплачують документом із автозаповненням — див. Виплата зарплати.