Платіжний календар виробництва: мінус 70 000 грн на п'ятницю видно в понеділок

Компанія умовна. Усі дії в Bimp - справжні функції продукту.

Платіжний календар виробництва показує касовий розрив за кілька днів наперед, якщо в нього потрапляють замовлення покупців, замовлення постачальникам і зарплата. Нижче умовна «Електро-Вектор», якій календар у понеділок показав мінус 70 000 грн на п’ятницю, а головбух зазвичай помічав його в четвер.

У п’ятницю компанії треба виплатити зарплату й заплатити двом постачальникам. Гроші на рахунках є, і вони майже збігаються з сумою платежів. Майже.

Чому директор дізнається про розрив у четвер?

«Електро-Вектор» (умовна компанія) виробляє блоки живлення, 40 людей. Комплектуючі беруть у постачальників з відтермінуванням, а кілька великих покупців платять із запізненням. Платежі живуть у трьох місцях: договори з постачальниками, замовлення покупців і таблиця головбуха.

Мінус у цій системі стає видно лише після звірки виписок. У четвер головбух складає картину й іде до директора.

У п’ятницю потрібно заплатити 410 000 грн зарплати, 260 000 грн першому постачальнику і 130 000 грн другому. Разом 410 000 + 260 000 + 130 000 = 800 000 грн. На рахунках 640 000 грн (395 000 у ПриватБанку й 245 000 у Монобанку). Покупець «Техносвіт» має заплатити 90 000 грн. Виходить 640 000 + 90 000 - 800 000 = -70 000 грн.

Директор має чотири дні, щоб це виправити. Але дізнається за один.

Як зібрати платіжний календар виробництва з наявних документів?

Окремої таблиці планування в Bimp заводити не треба. Календар збирається з документів, які компанія все одно створює. Кожен крок нижче має довідку.

Крок 1. Банківські рахунки й виписки. У довіднику «Банки/Розрахункові рахунки» заводять рахунки компанії (Банківські рахунки та каси). На вкладці «Інтеграція» картки рахунку обирають інтегратор і вставляють токен. Для ПриватБанку це Autotoken, який створюють у кабінеті банку, для Монобанку токен від банку (Клієнт-банк, Підключення ПриватБанку по API). Якщо автообміну немає, виписку зберігають у файл Excel (до 30 днів) і завантажують у Фінанси → Операції → Клієнт-банк з джерелом «З файлу» (Імпорт виписки з файлу).

Крок 2. Замовлення покупців. У замовленні «Техносвіту» на 90 000 грн у блоці «Оплата» відмічають «Додати в платіжний календар» і вказують відтермінування й дату надходження. Для замовлення «Енергомережі» на 200 000 грн, оплата в середу наступного тижня, робиться те саме (Замовлення покупця).

Крок 3. Замовлення постачальникам. У двох замовленнях на комплектуючі відмічають той самий перемикач. Відтермінування «Повна» дозволяє вказати одну дату оплати, а «Часткова» розбиває платіж на кілька дат. Для першого постачальника 260 000 грн у п’ятницю, для другого 130 000 грн теж у п’ятницю (Замовлення постачальнику).

Крок 4. Зарплата. У документі «Нарахування зарплати» у блоці «Оплата» відмічають «Додати в платіжний календар» і вказують «Дату оплати» та «Суму оплати»: 410 000 грн у п’ятницю (Нарахування зарплати). Якщо документ не нараховано наперед, платіж додають у календарі вручну: відкрити день, натиснути Додати, обрати «Витрати», контрагента й суму (Платіжний календар).

Що власник бачить у календарі в понеділок?

Відкрийте Фінанси → Платіжний календар. Дні з надходженнями зелені, з витратами жовті. У клітинці п’ятниці внизу стоїть залишок коштів на рахунках, а коли планових витрат більше, замість нього показано від’ємну суму «Розрив».

Перерахуємо п’ятницю так, як її рахує календар.

Перевірка: 640 000 + 90 000 = 730 000, а 410 000 + 260 000 + 130 000 = 800 000. Різниця 730 000 - 800 000 = -70 000 грн.

Клік на день відкриває всі платежі цієї дати, тож видно, з яких документів складається мінус. Фільтри «Дохід» і «Витрати» залишають на екрані лише потрібний бік.

Як закрити розрив, поки є чотири дні?

Є два шляхи. Обидва директор перевіряє в календарі, не чекаючи четверга.

Перший шлях: перенести оплату. У замовленні другого постачальника змінюють «Дату оплати» з п’ятниці на середу наступного тижня. Постачальник має погодитись, зате домовлятись можна в понеділок, за чотири дні до платежу. У п’ятницю тоді виходить 640 000 + 90 000 - 410 000 - 260 000 = 60 000 грн. У середу 60 000 + 200 000 - 130 000 = 130 000 грн, якщо «Енергомережі» заплатять 200 000 грн вчасно. Інших платежів у ці дні умовно немає.

Другий шлях: пришвидшити надходження. Якщо «Енергомережі» заплатять 120 000 грн до п’ятниці, вийде 640 000 + 90 000 + 120 000 - 800 000 = 50 000 грн. Це дзвінок покупцю замість розмови з постачальником. Директор бере з календаря конкретні цифри: який документ, на яку суму й на який день. З такими цифрами розмова з покупцем про дострокову оплату коротка, а з постачальником про перенесення тривала б довше.

Обидва шляхи можна поєднати. Перенести менший платіж і додатково нагадати про надходження, тоді п’ятниця закривається із запасом.

Як факт з банку потрапляє в календар і звіт?

Коли «Техносвіт» платить, операція приходить у виписку. Її розносять кнопкою «Дохід»: система створює документ «Оплата від покупця». Після прив’язки до замовлення кружечок у колонці «Розн.» стає зеленим (Рознесення виписки). Оплату постачальникам створюють на підставі замовлення, і вона закриває борг у календарі (Оплата постачальнику).

У п’ятницю вранці звіт «Залишок коштів» на цю дату показує факт: 485 000 грн у ПриватБанку (395 000 + 90 000) і 245 000 грн у Монобанку, разом 730 000 грн (Залишок коштів). Звіт бере лише проведені залишки і планових платежів не враховує. Тому календар і звіт варто відкривати поруч: перший дає план на дні вперед, другий фактичну суму на рахунках.

Скільки часу займає тижнева перевірка календаря?

У «Електро-Вектор» її ввели правилом: щопонеділка директор і головбух дивляться календар на два тижні вперед. Це 15-20 хвилин за одним екраном. Спершу вмикають фільтр «Витрати» й шукають дні з розривом. Потім відкривають кожен такий день і бачать документи, що його формують.

Якщо в дні лише один великий платіж, його переносять або пришвидшують надходження. Якщо витрат багато, а розрив невеликий, дивляться, які платежі не критичні до дати. Остання категорія в умовній компанії складалась із постачальників, у яких відтермінування 14 і 30 днів.

Календар чесний рівно настільки, наскільки повні документи. Замовлення, де не відмічено «Додати в платіжний календар», у ньому не з’явиться. Тому закупівельник і менеджер із продажів ставлять цей прапорець одразу, коли оформлюють замовлення, і це займає секунди. Платіж без документа, наприклад оренду чи податок, додають вручну одним записом на місяць.

Що це дає?

Розрив видно за чотири дні замість одного. Цього достатньо, щоб домовитись із постачальником чи нагадати покупцю. У четвер така домовленість майже ніколи не встигає.

Кожне рішення має цифру. Директор переносить 130 000 грн на середу, бо бачить, що в середу надійде 200 000 грн. Без календаря те саме рішення приймалось би наосліп.

Платежі живуть в одному місці. Календар збирається з документів, які менеджери, закупівельники й бухгалтерія створюють у роботі, тому окрема таблиця головбуха не потрібна, а її розбіжності з реальністю зникають.

Про різницю між прибутком у звіті й грошима на рахунку докладно в статті Касовий розрив на виробництві: чому прибуток у P&L не дорівнює грошам, а про те, як рахувати зведення за місяць, є приклад P&L виробника. Фінансові функції Bimp зібрано на сторінці Фінанси.

Межі сценарію

Платіжний календар показує тільки заплановані платежі з документів і внесені вручну. Він не прогнозує продажі й не будує сценарії «що буде, якщо». Перенесення платежу виконують зміною дати в документі. Зарплату в календар додає блок «Оплата» нарахування або ручний запис, і цей перелік джерел варто звірити на своїй версії. Звіт «Залишок коштів» показує тільки факт. Статті бази знань, на які спираються кроки, мають статус перевірки, тому назви кнопок варто звірити з вашою версією Bimp. Автоматичний обмін з банками працює для ПриватБанку й Монобанку. Для інших банків лишається імпорт виписки файлом.

Bimp - українська хмарна ERP для виробників, і календар у ній збирається з тих самих замовлень, які компанія створює в роботі.

Часті питання