Harmonogram płatności w produkcji: luka 9 000 PLN na piątek widoczna już w poniedziałek

Firma jest fikcyjna. Każde działanie w Bimp to prawdziwa funkcja produktu.

Harmonogram płatności w produkcji pokazuje lukę płynności z kilkudniowym wyprzedzeniem, jeśli trafiają do niego zamówienia klientów, zamówienia do dostawców i wynagrodzenia. Poniżej umowny Woltex, któremu „Payment calendar” (kalendarz płatności) w poniedziałek pokazał minus 9 000 PLN na piątek, a główna księgowa zwykle zauważała go w czwartek.

W piątek firma musi wypłacić wynagrodzenia i zapłacić dwóm dostawcom. Pieniądze na rachunkach są i prawie zgadzają się z sumą płatności. Prawie.

Dlaczego dyrektor dowiaduje się o luce w czwartek?

Woltex (firma umowna) produkuje zasilacze, 40 osób. Komponenty bierze od dostawców z odroczonym terminem, a kilku dużych odbiorców płaci z opóźnieniem. Płatności żyją w trzech miejscach: umowy z dostawcami, zamówienia klientów i tabela głównej księgowej.

Minus w tym układzie widać dopiero po uzgodnieniu wyciągów. W czwartek główna księgowa składa obraz i idzie do dyrektora.

W piątek trzeba zapłacić 45 000 PLN wynagrodzeń, 28 000 PLN pierwszemu dostawcy i 14 000 PLN drugiemu. Razem 45 000 + 28 000 + 14 000 = 87 000 PLN. Na rachunkach jest 68 000 PLN (42 000 w głównym banku i 26 000 w drugim). Klient „Elektrosfera” ma zapłacić 10 000 PLN. Wychodzi 68 000 + 10 000 - 87 000 = -9 000 PLN.

Dyrektor ma cztery dni, żeby to naprawić. Ale dowiaduje się z jednodniowym wyprzedzeniem.

Jak zbudować harmonogram płatności w produkcji z dokumentów, które już są?

Osobnej tabeli planowania w Bimp zakładać nie trzeba. Kalendarz składa się z dokumentów, które firma i tak tworzy. Każdy krok poniżej ma stronę pomocy.

Krok 1. Rachunki bankowe i wyciągi. W katalogu „Banks/Bank accounts” (banki i rachunki) zakłada się rachunki firmy (Bank accounts and cash desks). Na zakładce „Integration” karty rachunku wybiera się integratora i wkleja token wydany przez bank (Client-bank). Gdy nie ma automatycznej wymiany, wyciąg zapisuje się do pliku Excel (do 30 dni) i wgrywa w Finance → Client-bank ze źródłem „From file” (Importing a bank statement from a file).

Krok 2. Zamówienia klientów. W zamówieniu „Elektrosfery” na 10 000 PLN w bloku „Payment” zaznacza się „Add to payment calendar” i podaje odroczenie oraz datę wpływu. Dla zamówienia „EnergoSieci” na 22 000 PLN, płatność w środę następnego tygodnia, robi się to samo (Customer order).

Krok 3. Zamówienia do dostawców. W dwóch zamówieniach na komponenty zaznacza się ten sam przełącznik. Odroczenie „Full” pozwala podać jedną datę płatności, a „Partial” dzieli płatność na kilka dat. Dla pierwszego dostawcy 28 000 PLN w piątek, dla drugiego 14 000 PLN również w piątek (Supplier order).

Krok 4. Wynagrodzenia. W dokumencie „Salary accrual” (naliczenie wynagrodzeń) w bloku „Payment” zaznacza się „Add to payment calendar” i podaje „Payment date” oraz „Payment amount”: 45 000 PLN w piątek (Salary accrual). Jeśli dokument nie został naliczony z wyprzedzeniem, płatność dodaje się w kalendarzu ręcznie: otwiera się dzień, klika Add, wybiera „Expenses”, kontrahenta i kwotę (Payment calendar).

Co właściciel widzi w kalendarzu w poniedziałek?

Otwórz Finance → Payment calendar. Dni z wpływami są zielone, z wydatkami żółte. W komórce piątku na dole stoi saldo środków na rachunkach, a gdy planowanych wydatków jest więcej, zamiast niego pokazana jest ujemna kwota „Gap”.

Przeliczmy piątek tak, jak liczy go kalendarz.

Sprawdzenie: 68 000 + 10 000 = 78 000, a 45 000 + 28 000 + 14 000 = 87 000. Różnica 78 000 - 87 000 = -9 000 PLN.

Kliknięcie dnia otwiera wszystkie płatności tej daty, więc widać, z jakich dokumentów składa się minus. Filtry „Income” i „Expenses” zostawiają na ekranie tylko potrzebną stronę.

Jak zamknąć lukę, póki są cztery dni?

Są dwie drogi. Obie dyrektor sprawdza w kalendarzu, nie czekając do czwartku.

Pierwsza droga: przesunąć płatność. W zamówieniu drugiego dostawcy zmienia się „Payment date” z piątku na środę następnego tygodnia. Dostawca musi się zgodzić, ale rozmawiać można w poniedziałek, na cztery dni przed płatnością. W piątek wychodzi wtedy 68 000 + 10 000 - 45 000 - 28 000 = 5 000 PLN. W środę 5 000 + 22 000 - 14 000 = 13 000 PLN, jeśli „EnergoSieć” zapłaci 22 000 PLN na czas. Innych płatności w te dni umownie nie ma.

Druga droga: przyspieszyć wpływ. Jeśli „EnergoSieć” zapłaci 13 000 PLN do piątku, wyjdzie 68 000 + 10 000 + 13 000 - 87 000 = 4 000 PLN. To telefon do klienta zamiast rozmowy z dostawcą. Dyrektor bierze z kalendarza konkretne liczby: jaki dokument, na jaką kwotę i na który dzień. Z takimi liczbami rozmowa z klientem o wcześniejszej płatności jest krótka, a z dostawcą o przesunięciu trwałaby dłużej.

Obie drogi można połączyć. Przesunąć mniejszą płatność i dodatkowo przypomnieć o wpływie, a piątek zamyka się z zapasem.

Jak fakt z banku trafia do kalendarza i raportu?

Gdy „Elektrosfera” płaci, operacja przychodzi w wyciągu. Rozksięgowuje się ją przyciskiem „Income”: system tworzy dokument „Customer payment” (płatność od klienta). Po powiązaniu z zamówieniem kółko w kolumnie rozksięgowania robi się zielone (Allocating the statement). Płatności do dostawców tworzy się na podstawie zamówienia i zamykają one zobowiązanie w kalendarzu (Supplier payment).

W piątek rano raport „Cash balance” na tę datę pokazuje fakt: 52 000 PLN w głównym banku (42 000 + 10 000) i 26 000 PLN w drugim, razem 78 000 PLN (Cash balance). Raport bierze tylko zaksięgowane salda i nie uwzględnia planowanych płatności. Dlatego kalendarz i raport warto otwierać obok siebie: pierwszy daje plan na dni naprzód, drugi faktyczną kwotę na rachunkach.

Ile czasu zajmuje cotygodniowy przegląd kalendarza?

W Woltex wprowadzono go jako regułę: w każdy poniedziałek dyrektor i główna księgowa patrzą na kalendarz na dwa tygodnie naprzód. To 15-20 minut przy jednym ekranie. Najpierw włącza się filtr „Expenses” i szuka dni z luką. Potem otwiera się każdy taki dzień i widać dokumenty, które go tworzą.

Jeśli w dniu jest tylko jedna duża płatność, przesuwa się ją albo przyspiesza wpływ. Jeśli wydatków jest dużo, a luka niewielka, patrzy się, które płatności nie są krytyczne co do daty. Ostatnia kategoria w umownej firmie składała się z dostawców z odroczeniem 14 i 30 dni.

Kalendarz jest rzetelny dokładnie tak, jak kompletne są dokumenty. Zamówienie, w którym nie zaznaczono „Add to payment calendar”, w nim się nie pojawi. Dlatego zaopatrzeniowiec i handlowiec zaznaczają tę flagę od razu przy tworzeniu zamówienia, a zajmuje to sekundy. Płatność bez dokumentu, na przykład czynsz albo podatek, dodaje się ręcznie jednym wpisem na miesiąc.

Co to daje?

Lukę widać cztery dni naprzód zamiast jednego. To wystarcza, żeby dogadać się z dostawcą albo przypomnieć klientowi. W czwartek takie porozumienie prawie nigdy się nie zdąży.

Każda decyzja ma liczbę. Dyrektor przesuwa 14 000 PLN na środę, bo widzi, że w środę wpłynie 22 000 PLN. Bez kalendarza ta sama decyzja zapadłaby po omacku.

Płatności żyją w jednym miejscu. Kalendarz składa się z dokumentów, które handlowcy, zaopatrzeniowcy i księgowość tworzą w pracy, więc osobna tabela głównej księgowej nie jest potrzebna, a jej rozjazdy z rzeczywistością znikają.

O różnicy między zyskiem w raporcie a pieniędzmi na rachunku jest przykład rachunku zysków i strat producenta, który pokazuje, jak liczyć zestawienie miesięczne. Funkcje finansowe Bimp zebrano na stronie Finanse.

Granice scenariusza

Harmonogram płatności pokazuje tylko płatności zaplanowane z dokumentów i wprowadzone ręcznie. Nie prognozuje sprzedaży i nie buduje scenariuszy „co będzie, jeśli”. Przesunięcie płatności wykonuje się zmianą daty w dokumencie. Wynagrodzenia trafiają do kalendarza przez blok „Payment” naliczenia albo wpis ręczny, i tę listę źródeł warto sprawdzić w swojej wersji. Raport „Cash balance” pokazuje tylko fakt. Artykuły pomocy, na których opierają się kroki, mają status weryfikacji, więc nazwy przycisków warto porównać ze swoją wersją Bimp. Automatyczna wymiana działa z bankami obsługiwanymi przez integrację Client-bank. Dla innych banków zostaje import wyciągu plikiem.

Bimp to chmurowy ERP dla producentów, tworzony na Ukrainie, a kalendarz składa się w nim z tych samych zamówień, które firma tworzy w codziennej pracy.

Często zadawane pytania