Zahlungskalender in der Fertigung: ein Minus von 7.000 EUR am Freitag ist schon am Montag sichtbar

Fiktives Unternehmen. Jede Aktion in Bimp ist eine echte Produktfunktion.

Der Zahlungskalender in der Fertigung zeigt eine Liquiditätslücke mehrere Tage im Voraus, wenn Kundenbestellungen, Lieferantenbestellungen und Löhne in ihn einfließen. Unten sehen Sie das fiktive „Voltwerk“, dem der Kalender am Montag ein Minus von 7.000 EUR für den Freitag zeigte, während der Buchhalter es sonst erst am Donnerstag bemerkte.

Am Freitag muss das Unternehmen die Löhne zahlen und zwei Lieferanten bezahlen. Das Geld liegt auf den Konten und deckt die Zahlungen fast ab. Fast.

Warum erfährt der Geschäftsführer erst am Donnerstag von der Lücke?

„Voltwerk“ (fiktives Unternehmen) stellt Netzteile her, 40 Mitarbeiter. Bauteile kauft es bei Lieferanten mit Zahlungsziel, und mehrere große Kunden zahlen verspätet. Die Zahlungen leben an drei Orten: in den Lieferantenverträgen, in den Kundenbestellungen und in der Tabelle des Buchhalters.

Ein Minus wird in diesem System erst nach dem Abgleich der Kontoauszüge sichtbar. Am Donnerstag macht der Buchhalter sich ein Bild und geht zum Geschäftsführer.

Am Freitag sind 41.000 EUR Lohn, 26.000 EUR an den ersten Lieferanten und 13.000 EUR an den zweiten zu zahlen. Zusammen 41.000 + 26.000 + 13.000 = 80.000 EUR. Auf den Konten liegen 64.000 EUR (39.500 bei der ersten Bank und 24.500 bei der zweiten). Der Kunde „Technowelt“ soll 9.000 EUR zahlen. Es ergibt sich 64.000 + 9.000 - 80.000 = -7.000 EUR.

Der Geschäftsführer hat vier Tage, um das zu beheben. Er erfährt es aber einen Tag vorher.

Wie baut man den Zahlungskalender der Fertigung aus vorhandenen Belegen auf?

Eine eigene Planungstabelle muss man in Bimp nicht führen. Der Kalender setzt sich aus Belegen zusammen, die das Unternehmen ohnehin erstellt. Zu jedem Schritt gibt es Hilfe.

Schritt 1. Bankkonten und Kontoauszüge. Im Verzeichnis der Bankkonten legt man die Konten des Unternehmens an (Bank accounts and cash desks). Auf dem Tab „Integration“ der Kontokarte wählt man den Anbieter und trägt das Token ein, das man im Bankportal erzeugt (Client-bank). Gibt es keinen automatischen Austausch, speichert man den Auszug als Excel-Datei (bis zu 30 Tage) und lädt ihn unter Finance → Transactions → Client-bank mit der Quelle „From file“ hoch (Importing a bank statement from a file).

Schritt 2. Kundenbestellungen. In der Bestellung von „Technowelt“ über 9.000 EUR setzt man im Block „Payment“ das Häkchen „Add to payment calendar“ und gibt Zahlungsziel und Eingangsdatum an. Für die Bestellung von „Energienetz Nord“ über 20.000 EUR mit Zahlung am Mittwoch der nächsten Woche gilt dasselbe (Customer order).

Schritt 3. Lieferantenbestellungen. In den beiden Bestellungen für Bauteile setzt man denselben Schalter. Das Zahlungsziel „Full“ erlaubt ein einziges Zahlungsdatum, „Partial“ teilt die Zahlung auf mehrere Termine auf. Für den ersten Lieferanten 26.000 EUR am Freitag, für den zweiten 13.000 EUR ebenfalls am Freitag (Supplier order).

Schritt 4. Löhne. Im Beleg „Salary accrual“ (Lohnabrechnung) setzt man im Block „Payment“ das Häkchen „Add to payment calendar“ und trägt „Payment date“ und „Payment amount“ ein: 41.000 EUR am Freitag (Salary accrual). Ist der Beleg nicht im Voraus erstellt, fügt man die Zahlung im Kalender von Hand hinzu: Tag öffnen, Add klicken, „Expenses“ wählen, Geschäftspartner und Betrag eintragen (Payment calendar).

Was sieht der Inhaber am Montag im Kalender?

Öffnen Sie Finance → Payment calendar. Tage mit Eingängen sind grün, Tage mit Ausgaben gelb. Unten in der Zelle des Freitags steht der Kontostand, und wenn die geplanten Ausgaben höher sind, erscheint dort stattdessen der negative Betrag „Gap“.

Rechnen wir den Freitag so nach, wie der Kalender ihn rechnet.

Kontrolle: 64.000 + 9.000 = 73.000, und 41.000 + 26.000 + 13.000 = 80.000. Die Differenz 73.000 - 80.000 = -7.000 EUR.

Ein Klick auf den Tag öffnet alle Zahlungen dieses Datums, sodass man sieht, aus welchen Belegen sich das Minus zusammensetzt. Die Filter „Income“ und „Expenses“ lassen nur die gewünschte Seite auf dem Bildschirm.

Wie schließt man die Lücke, solange vier Tage bleiben?

Es gibt zwei Wege. Beide prüft der Geschäftsführer im Kalender, ohne bis Donnerstag zu warten.

Erster Weg: die Zahlung verschieben. In der Bestellung des zweiten Lieferanten ändert man das „Payment date“ vom Freitag auf den Mittwoch der nächsten Woche. Der Lieferant muss zustimmen, aber verhandeln kann man schon am Montag, vier Tage vor der Zahlung. Am Freitag ergibt sich dann 64.000 + 9.000 - 41.000 - 26.000 = 6.000 EUR. Am Mittwoch sind es 6.000 + 20.000 - 13.000 = 13.000 EUR, wenn „Energienetz Nord“ die 20.000 EUR pünktlich zahlt. Weitere Zahlungen an diesen Tagen gibt es angenommen nicht.

Zweiter Weg: den Eingang beschleunigen. Zahlt „Energienetz Nord“ 12.000 EUR bis Freitag, ergibt sich 64.000 + 9.000 + 12.000 - 80.000 = 5.000 EUR. Das ist ein Anruf beim Kunden statt eines Gesprächs mit dem Lieferanten. Der Geschäftsführer entnimmt dem Kalender konkrete Zahlen: welcher Beleg, welcher Betrag, welcher Tag. Mit diesen Zahlen ist das Gespräch mit dem Kunden über die vorzeitige Zahlung kurz, das mit dem Lieferanten über die Verschiebung dauerte länger.

Beide Wege lassen sich verbinden. Man verschiebt die kleinere Zahlung und erinnert zusätzlich an den Eingang, dann ist der Freitag mit Puffer gedeckt.

Wie gelangt die Bankbuchung in Kalender und Bericht?

Zahlt „Technowelt“, kommt die Buchung in den Kontoauszug. Man ordnet sie mit der Schaltfläche „Income“ zu: Das System erstellt den Beleg „Customer payment“. Nach der Verknüpfung mit der Bestellung wird der Kreis in der Spalte „Alloc.“ grün (Allocating bank statement transactions). Die Zahlung an Lieferanten erstellt man auf Basis der Bestellung, und sie schließt die Verbindlichkeit im Kalender (Supplier payment).

Am Freitagmorgen zeigt der Bericht „Cash balance“ für dieses Datum den Ist-Stand: 48.500 EUR bei der ersten Bank (39.500 + 9.000) und 24.500 EUR bei der zweiten, zusammen 73.000 EUR (Cash balance report). Der Bericht nimmt nur gebuchte Bestände und berücksichtigt keine geplanten Zahlungen. Deshalb sollte man Kalender und Bericht nebeneinander öffnen: Der erste gibt den Plan für die kommenden Tage, der zweite den tatsächlichen Betrag auf den Konten.

Wie lange dauert die wöchentliche Kalenderprüfung?

Im Voltwerk hat man sie per Regel eingeführt: Jeden Montag schauen Geschäftsführer und Buchhalter zwei Wochen voraus in den Kalender. Das sind 15 bis 20 Minuten an einem Bildschirm. Zuerst schaltet man den Filter „Expenses“ ein und sucht Tage mit Lücke. Dann öffnet man jeden dieser Tage und sieht die Belege, die ihn bilden.

Steht an einem Tag nur eine große Zahlung, verschiebt man sie oder beschleunigt den Eingang. Sind die Ausgaben zahlreich und die Lücke klein, prüft man, welche Zahlungen bis zum Termin nicht kritisch sind. Diese Kategorie bestand im fiktiven Unternehmen aus Lieferanten mit Zahlungszielen von 14 und 30 Tagen.

Der Kalender ist genau so ehrlich, wie die Belege vollständig sind. Eine Bestellung ohne Häkchen „Add to payment calendar“ erscheint in ihm nicht. Deshalb setzen Einkäufer und Vertriebsmitarbeiter das Häkchen gleich beim Anlegen der Bestellung, das dauert Sekunden. Eine Zahlung ohne Beleg, etwa Miete oder Steuern, fügt man von Hand mit einem Eintrag pro Monat hinzu.

Was bringt das?

Die Lücke ist vier Tage statt einen Tag vorher sichtbar. Das reicht, um sich mit dem Lieferanten zu einigen oder den Kunden zu erinnern. Am Donnerstag kommt eine solche Absprache fast nie noch zustande.

Jede Entscheidung hat eine Zahl. Der Geschäftsführer verschiebt 13.000 EUR auf den Mittwoch, weil er sieht, dass am Mittwoch 20.000 EUR eingehen. Ohne den Kalender würde dieselbe Entscheidung blind getroffen.

Die Zahlungen liegen an einem Ort. Der Kalender setzt sich aus Belegen zusammen, die Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung ohnehin erstellen, daher entfällt die eigene Tabelle des Buchhalters, und ihre Abweichungen von der Wirklichkeit verschwinden.

Wie sich der Gewinn im Bericht vom Geld auf dem Konto unterscheidet, steht im Beitrag GuV Beispiel für einen Hersteller: Bericht und wie man ihn liest. Die Finanzfunktionen von Bimp sind auf der Seite Finanzen zusammengestellt.

Grenzen des Szenarios

Der Zahlungskalender zeigt nur geplante Zahlungen aus Belegen und von Hand eingetragene. Er prognostiziert keinen Umsatz und baut keine „Was wäre wenn“-Szenarien. Eine Zahlung verschiebt man, indem man das Datum im Beleg ändert. Löhne gelangen über den Block „Payment“ der Abrechnung oder einen Handeintrag in den Kalender, und diese Liste der Quellen sollte man in der eigenen Version abgleichen. Der Bericht „Cash balance“ zeigt nur den Ist-Stand. Die Hilfeartikel, auf die sich die Schritte stützen, haben den Status „in Prüfung“, daher sollte man die Schaltflächennamen mit der eigenen Bimp-Version abgleichen. Der automatische Austausch mit Banken läuft für die angebundenen Banken, für andere bleibt der Import des Auszugs als Datei.

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Hersteller, und der Kalender entsteht darin aus denselben Bestellungen, die das Unternehmen in der täglichen Arbeit anlegt.

Häufige Fragen