Calendário de pagamentos da produção: menos 1 600 € na sexta-feira vê-se na segunda

A empresa é fictícia. Todas as ações no Bimp são funções reais do produto.

O calendário de pagamentos da produção mostra a rutura de caixa com vários dias de antecedência, desde que nele entrem as encomendas de clientes, as encomendas a fornecedores e os salários. Segue-se a fictícia “Eletro-Vetor”, a quem o calendário mostrou na segunda-feira um valor de menos 1 600 € para sexta-feira, quando a contabilista só costumava dar por isso na quinta.

Na sexta-feira a empresa tem de pagar os salários e dois fornecedores. Há dinheiro nas contas e quase chega para os pagamentos. Quase.

Porque é que o diretor só sabe da rutura na quinta-feira?

A “Eletro-Vetor” (empresa fictícia) fabrica fontes de alimentação, 40 pessoas. Os componentes compram-se a fornecedores com prazo de pagamento, e vários clientes grandes pagam tarde. Os pagamentos vivem em três sítios: contratos com fornecedores, encomendas de clientes e a folha da contabilista.

O negativo só se vê neste sistema depois de conciliar extratos. Na quinta-feira, a contabilista reúne o quadro e vai ter com o diretor.

Na sexta-feira é preciso pagar 10 000 € de salários, 6 400 € ao primeiro fornecedor e 3 200 € ao segundo. Ao todo, 10 000 + 6 400 + 3 200 = 19 600 €. Nas contas há 15 800 € (9 700 no banco A e 6 100 no banco B). O cliente “Tecnomundo” deve pagar 2 200 €. Sai 15 800 + 2 200 - 19 600 = -1 600 €.

O diretor tem quatro dias para corrigir. Mas só sabe com um.

Como montar o calendário de pagamentos da produção com os documentos existentes?

No Bimp não é preciso criar uma folha de planeamento à parte. O calendário monta-se com documentos que a empresa cria de qualquer forma. Cada passo abaixo tem ajuda (em inglês).

Passo 1. Contas bancárias e extratos. No catálogo “Banks/Bank accounts” criam-se as contas da empresa (Bank accounts and cash desks). No separador “Integration” do cartão da conta escolhe-se o integrador e cola-se o token fornecido pelo banco (Client-bank). Sem troca automática, o extrato guarda-se num ficheiro Excel (até 30 dias) e carrega-se em Finance → Transactions → Client-bank, com a fonte “From file” (Importing a bank statement).

Passo 2. Encomendas de clientes. Na encomenda da “Tecnomundo”, de 2 200 €, no bloco “Payment” marca-se “Add to payment calendar” e indicam-se o prazo e a data de recebimento. Para a encomenda da “Redenergia”, de 5 000 €, com pagamento na quarta-feira da semana seguinte, faz-se o mesmo (Customer order).

Passo 3. Encomendas a fornecedores. Nas duas encomendas de componentes marca-se o mesmo interruptor. O prazo “Full” permite indicar uma única data de pagamento, e o “Partial” divide o pagamento por várias datas. Para o primeiro fornecedor, 6 400 € na sexta-feira, para o segundo, 3 200 €, também na sexta-feira (Supplier order).

Passo 4. Salários. No documento “Salary accrual”, no bloco “Payment”, marca-se “Add to payment calendar” e indicam-se a data e o valor do pagamento: 10 000 € na sexta-feira (Salary accrual). Se o documento não foi lançado antecipadamente, o pagamento acrescenta-se à mão no calendário: abrir o dia, clicar em Add, escolher “Expenses”, a contraparte e o valor (Payment calendar).

O que o proprietário vê no calendário na segunda-feira?

Abra Finance → Payment calendar. Os dias com recebimentos são verdes, com despesas amarelos. Na célula de sexta-feira, em baixo, está o saldo das contas e, quando as despesas planeadas são maiores, em vez dele aparece o valor negativo “Gap”.

Refaçamos a sexta-feira como o calendário a calcula.

Verificação: 15 800 + 2 200 = 18 000, e 10 000 + 6 400 + 3 200 = 19 600. A diferença 18 000 - 19 600 = -1 600 €.

O clique num dia abre todos os pagamentos dessa data, por isso se vê de que documentos se compõe o negativo. Os filtros “Income” e “Expenses” deixam no ecrã só o lado pretendido.

Como fechar a rutura enquanto há quatro dias?

Há dois caminhos. O diretor verifica ambos no calendário, sem esperar pela quinta-feira.

Primeiro caminho: adiar o pagamento. Na encomenda do segundo fornecedor muda-se a data de pagamento de sexta-feira para quarta-feira da semana seguinte. O fornecedor tem de concordar, mas a conversa pode ser na segunda-feira, quatro dias antes do pagamento. Na sexta-feira fica então 15 800 + 2 200 - 10 000 - 6 400 = 1 600 €. Na quarta-feira, 1 600 + 5 000 - 3 200 = 3 400 €, se a “Redenergia” pagar os 5 000 € a tempo. Outros pagamentos nestes dias não existem, por hipótese.

Segundo caminho: antecipar o recebimento. Se a “Redenergia” pagar 3 000 € até sexta-feira, fica 15 800 + 2 200 + 3 000 - 19 600 = 1 400 €. É um telefonema ao cliente em vez de uma conversa com o fornecedor. O diretor tira do calendário números concretos: que documento, de que valor e para que dia. Com estes números, a conversa com o cliente sobre pagamento antecipado é curta, e a conversa com o fornecedor sobre o adiamento seria mais longa.

Os dois caminhos podem combinar-se. Adia-se o pagamento menor e lembra-se ainda o recebimento, e a sexta-feira fecha com folga.

Como é que o facto bancário chega ao calendário e ao relatório?

Quando a “Tecnomundo” paga, a operação chega ao extrato. Alloca-se com o botão “Income”: o sistema cria o documento “Customer payment”. Depois de ligado à encomenda, o círculo na coluna “Alloc.” fica verde (Allocating bank statement transactions). O pagamento aos fornecedores cria-se a partir da encomenda e fecha a dívida no calendário (Supplier payment).

Na sexta-feira de manhã, o relatório “Cash balance” dessa data mostra o facto: 11 900 € no banco A (9 700 + 2 200) e 6 100 € no banco B, 18 000 € ao todo (Cash balance). O relatório só considera saldos lançados e não tem em conta pagamentos planeados. Por isso convém abrir o calendário e o relatório lado a lado: o primeiro dá o plano para os dias seguintes, o segundo a quantia real nas contas.

Quanto tempo leva a verificação semanal do calendário?

Na “Eletro-Vetor” instituiu-se como regra: todas as segundas-feiras, o diretor e a contabilista olham o calendário duas semanas à frente. São 15 a 20 minutos num só ecrã. Primeiro liga-se o filtro “Expenses” e procuram-se os dias com rutura. Depois abre-se cada um desses dias e veem-se os documentos que o formam.

Se o dia tem só um pagamento grande, adia-se esse pagamento ou antecipa-se um recebimento. Se há muitas despesas e a rutura é pequena, vê-se que pagamentos não são críticos até à data. Esta última categoria, na empresa fictícia, era formada por fornecedores com prazo de 14 e 30 dias.

O calendário é tão verdadeiro quanto completos forem os documentos. A encomenda em que não esteja marcado “Add to payment calendar” não aparece nele. Por isso o comprador e o gestor de vendas põem esta marca logo ao emitir a encomenda, e demora segundos. Um pagamento sem documento, como a renda ou um imposto, acrescenta-se à mão, com um registo por mês.

O que se ganha?

A rutura vê-se com quatro dias, em vez de um. Chega para combinar com o fornecedor ou lembrar o cliente. Na quinta-feira, esse acordo quase nunca chega a tempo.

Cada decisão tem um número. O diretor adia 3 200 € para quarta-feira porque vê que na quarta-feira entram 5 000 €. Sem calendário, a mesma decisão tomava-se às cegas.

Os pagamentos vivem num só lugar. O calendário monta-se com documentos que gestores, compradores e contabilidade criam no trabalho, por isso a folha à parte da contabilista deixa de ser precisa e as suas divergências face à realidade desaparecem.

Como se faz o resumo do mês vê-se no exemplo de demonstração de resultados de um fabricante. As funções financeiras do Bimp estão reunidas na página Finanças.

Limites do cenário

O calendário de pagamentos mostra apenas os pagamentos planeados que vêm dos documentos e os introduzidos à mão. Não prevê vendas nem constrói cenários do tipo “o que acontece se”. O adiamento de um pagamento faz-se mudando a data no documento. Os salários entram no calendário pelo bloco “Payment” do cálculo ou por um registo manual, e esta lista de fontes convém confirmar na sua versão. O relatório “Cash balance” mostra só o facto. Os artigos da base de conhecimentos em que os passos assentam estão em fase de verificação, por isso convém confirmar os nomes dos botões na sua versão do Bimp. A troca automática com bancos funciona hoje com o PrivatBank e o Monobank. Para os outros bancos, resta a importação do extrato em ficheiro.

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e o calendário monta-se nele com as mesmas encomendas que a empresa cria no trabalho.

Perguntas frequentes