Платёжный календарь производства: минус 70 000 грн на пятницу виден в понедельник

Компания условная. Все действия в Bimp - реальные функции продукта.

Платёжный календарь производства показывает кассовый разрыв за несколько дней вперёд, если в него попадают заказы покупателей, заказы поставщикам и зарплата. Ниже условная «Электро-Вектор», которой календарь в понедельник показал минус 70 000 грн на пятницу, а главбух обычно замечал его в четверг.

В пятницу компании нужно выплатить зарплату и заплатить двум поставщикам. Деньги на счетах есть, и они почти совпадают с суммой платежей. Почти.

Почему директор узнаёт о разрыве в четверг?

«Электро-Вектор» (условная компания) производит блоки питания, 40 человек. Комплектующие берут у поставщиков с отсрочкой, а несколько крупных покупателей платят с опозданием. Платежи живут в трёх местах: договоры с поставщиками, заказы покупателей и таблица главбуха.

Минус в этой системе становится виден только после сверки выписок. В четверг главбух складывает картину и идёт к директору.

В пятницу нужно заплатить 410 000 грн зарплаты, 260 000 грн первому поставщику и 130 000 грн второму. Всего 410 000 + 260 000 + 130 000 = 800 000 грн. На счетах 640 000 грн (395 000 в ПриватБанке и 245 000 в Монобанке). Покупатель «Техномир» должен заплатить 90 000 грн. Получается 640 000 + 90 000 - 800 000 = -70 000 грн.

У директора есть четыре дня, чтобы это исправить. Но он узнаёт за один.

Как собрать платёжный календарь производства из имеющихся документов?

Отдельной таблицы планирования в Bimp заводить не нужно. Календарь собирается из документов, которые компания всё равно создаёт. У каждого шага ниже есть справка.

Шаг 1. Банковские счета и выписки. В справочнике «Банки/Розрахункові рахунки» заводят счета компании (Банковские счета и кассы). На вкладке «Інтеграція» карточки счёта выбирают интегратор и вставляют токен. Для ПриватБанка это Autotoken, который создают в кабинете банка, для Монобанка токен от банка (Клиент-банк, Подключение ПриватБанка по API). Если автообмена нет, выписку сохраняют в файл Excel (до 30 дней) и загружают в Фінанси → Операції → Клієнт-банк с источником «З файлу» (Импорт выписки из файла).

Шаг 2. Заказы покупателей. В заказе «Техномира» на 90 000 грн в блоке «Оплата» отмечают «Додати в платіжний календар» и указывают отсрочку и дату поступления. Для заказа «Энергосетей» на 200 000 грн, оплата в среду на следующей неделе, делается то же самое (Заказ покупателя).

Шаг 3. Заказы поставщикам. В двух заказах на комплектующие отмечают тот же переключатель. Отсрочка «Повна» позволяет указать одну дату оплаты, а «Часткова» разбивает платёж на несколько дат. Для первого поставщика 260 000 грн в пятницу, для второго 130 000 грн тоже в пятницу (Заказ поставщику).

Шаг 4. Зарплата. В документе «Нарахування зарплати» в блоке «Оплата» отмечают «Додати в платіжний календар» и указывают «Дату оплати» и «Суму оплати»: 410 000 грн в пятницу (Начисление зарплаты). Если документ не начислен заранее, платёж добавляют в календаре вручную: открыть день, нажать Додати, выбрать «Витрати», контрагента и сумму (Платёжный календарь).

Что владелец видит в календаре в понедельник?

Откройте Фінанси → Платіжний календар. Дни с поступлениями зелёные, с расходами жёлтые. В клетке пятницы внизу стоит остаток средств на счетах, а когда плановых расходов больше, вместо него показана отрицательная сумма «Розрив».

Пересчитаем пятницу так, как её считает календарь.

Проверка: 640 000 + 90 000 = 730 000, а 410 000 + 260 000 + 130 000 = 800 000. Разница 730 000 - 800 000 = -70 000 грн.

Клик на день открывает все платежи этой даты, так что видно, из каких документов складывается минус. Фильтры «Дохід» и «Витрати» оставляют на экране только нужную сторону.

Как закрыть разрыв, пока есть четыре дня?

Есть два пути. Оба директор проверяет в календаре, не дожидаясь четверга.

Первый путь: перенести оплату. В заказе второго поставщика меняют «Дату оплати» с пятницы на среду следующей недели. Поставщик должен согласиться, зато договариваться можно в понедельник, за четыре дня до платежа. В пятницу тогда выходит 640 000 + 90 000 - 410 000 - 260 000 = 60 000 грн. В среду 60 000 + 200 000 - 130 000 = 130 000 грн, если «Энергосети» заплатят 200 000 грн вовремя. Других платежей в эти дни условно нет.

Второй путь: ускорить поступление. Если «Энергосети» заплатят 120 000 грн до пятницы, выйдет 640 000 + 90 000 + 120 000 - 800 000 = 50 000 грн. Это звонок покупателю вместо разговора с поставщиком. Директор берёт из календаря конкретные цифры: какой документ, на какую сумму и на какой день. С такими цифрами разговор с покупателем о досрочной оплате короткий, а с поставщиком о переносе длился бы дольше.

Оба пути можно объединить. Перенести меньший платёж и дополнительно напомнить о поступлении, тогда пятница закрывается с запасом.

Как факт из банка попадает в календарь и отчёт?

Когда «Техномир» платит, операция приходит в выписку. Её разносят кнопкой «Дохід»: система создаёт документ «Оплата від покупця». После привязки к заказу кружок в колонке «Розн.» становится зелёным (Разнесение выписки). Оплату поставщикам создают на основании заказа, и она закрывает долг в календаре (Оплата поставщику).

В пятницу утром отчёт «Залишок коштів» на эту дату показывает факт: 485 000 грн в ПриватБанке (395 000 + 90 000) и 245 000 грн в Монобанке, всего 730 000 грн (Залишок коштів). Отчёт берёт только проведённые остатки и плановых платежей не учитывает. Поэтому календарь и отчёт стоит открывать рядом: первый даёт план на дни вперёд, второй фактическую сумму на счетах.

Сколько времени занимает недельная проверка календаря?

В «Электро-Векторе» её ввели правилом: каждый понедельник директор и главбух смотрят календарь на две недели вперёд. Это 15-20 минут за одним экраном. Сначала включают фильтр «Витрати» и ищут дни с разрывом. Потом открывают каждый такой день и видят документы, которые его формируют.

Если в дне лишь один крупный платёж, его переносят или ускоряют поступление. Если расходов много, а разрыв небольшой, смотрят, какие платежи не критичны к дате. Последняя категория в условной компании состояла из поставщиков, у которых отсрочка 14 и 30 дней.

Календарь честен ровно настолько, насколько полны документы. Заказ, где не отмечено «Додати в платіжний календар», в нём не появится. Поэтому закупщик и менеджер по продажам ставят этот флажок сразу, когда оформляют заказ, и это занимает секунды. Платёж без документа, например аренду или налог, добавляют вручную одной записью на месяц.

Что это даёт?

Разрыв виден за четыре дня вместо одного. Этого достаточно, чтобы договориться с поставщиком или напомнить покупателю. В четверг такая договорённость почти никогда не успевает.

Каждое решение имеет цифру. Директор переносит 130 000 грн на среду, потому что видит, что в среду поступит 200 000 грн. Без календаря то же решение принималось бы вслепую.

Платежи живут в одном месте. Календарь собирается из документов, которые менеджеры, закупщики и бухгалтерия создают в работе, поэтому отдельная таблица главбуха не нужна, а её расхождения с реальностью исчезают.

О том, как свести месяц, есть пример P&L производителя. Финансовые функции Bimp собраны на странице Финансы.

Границы сценария

Платёжный календарь показывает только плановые платежи из документов и внесённые вручную. Он не прогнозирует продажи и не строит сценарии «что будет, если». Перенос платежа выполняют сменой даты в документе. Зарплату в календарь добавляет блок «Оплата» начисления или ручная запись, и этот перечень источников стоит сверить на своей версии. Отчёт «Залишок коштів» показывает только факт. Статьи базы знаний, на которые опираются шаги, имеют статус проверки, поэтому названия кнопок стоит сверить с вашей версией Bimp. Автоматический обмен с банками работает для ПриватБанка и Монобанка. Для других банков остаётся импорт выписки файлом.

Bimp - украинская облачная ERP для производителей, и календарь в ней собирается из тех же заказов, которые компания создаёт в работе.

Частые вопросы