GuV Beispiel für einen Hersteller: Bericht und wie man ihn liest

Die GuV ist die Gewinn- und Verlustrechnung, in der die Erlöse einer Periode Zeile für Zeile nach unten laufen, bis ein Ergebnis übrig bleibt. Unten steht ein GuV-Beispiel eines Möbelherstellers für einen Monat: Aus Erlösen von 80.000 EUR werden ein Bruttoergebnis von 36.000 EUR, ein Betriebsergebnis von 10.500 EUR vor Abschreibungen und 8.000 EUR vor Steuern. Das Unternehmen ist fiktiv.

In diesem Beispiel stiegen die Erlöse im Monat um 8 %, das Betriebsergebnis um 5 %. Wer nur auf den Umsatz schaut, sähe einen guten Monat. In einer Auswertung zweier Perioden nebeneinander sieht man, dass die Herstellkosten schneller wuchsen als der Absatz und die Marge von 45,9 % auf 45,0 % fiel.

Aus welchen Zeilen besteht die GuV eines Herstellers?

Zuerst stehen die Erlöse, dann die Herstellkosten der verkauften Erzeugnisse, dazwischen das Bruttoergebnis. Darunter folgen drei Kostengruppen: „Production overheads“, „Administrative expenses“ und „Selling expenses“. Danach kommen Betriebsergebnis, Abschreibungen und Zinsen. Diese Gliederung entspricht dem Umsatzkostenverfahren, wie es in der deutschen GuV nach HGB eine Variante ist.

Der Bericht „Income and expenses (P&L)“ in Bimp rechnet nach dem Periodenprinzip. Ein Verkauf zählt am Liefertag zu den Erlösen, Hallenmiete oder Gehälter zu den Aufwendungen der Periode, zu der sie gehören, das Zahlungsdatum ändert daran nichts. In den Bericht gehen nur gebuchte Belege, ein nicht gebuchter Lieferschein würde im Beispiel unten nicht existieren.

Wie sieht die GuV eines Möbelherstellers für einen Monat aus?

Der Betrieb fertigt Korpusmöbel und verkauft sie im Großhandel an Händler und im Einzelhandel über einen eigenen Onlineshop. Die Tabelle zeigt zwei Monate, damit sich der Bericht im Verlauf lesen lässt. Die Zeilennamen stammen aus dem Bericht „Income and expenses (P&L)“ in Bimp, die letzte Zeile ist berechnet.

Im aktuellen Monat bestehen die Herstellkosten von 44.000 EUR aus Material für 32.000 EUR und „Piecework pay“ der Fertigungsmitarbeiter von 12.000 EUR. Die Fertigungsgemeinkosten von 7.500 EUR sind Hallenmiete 4.500 EUR und Gehälter von Meistern und Lagerist 3.000 EUR. Zu den Verwaltungskosten von 8.000 EUR gehören Gehälter der Verwaltung 6.000 EUR, Büromiete 1.250 EUR, Bank und Kommunikation 750 EUR. Die Vertriebskosten von 10.000 EUR sind Marketing 4.250 EUR, Gehälter der Vertriebsmitarbeiter 3.750 EUR und Auslieferung an Kunden 2.000 EUR.

Wie berechnet man Bruttoergebnis, Marge und Betriebsergebnis?

Das Bruttoergebnis ergibt sich aus Erlösen minus Herstellkosten: 80.000 - 44.000 = 36.000 EUR. Geteilt durch die Erlöse erhält man die Marge (im Bericht „Gross profit“ heißt sie Rentabilität): 36.000 / 80.000 = 45,0 %. Geteilt durch die Herstellkosten erhält man den Aufschlag: 36.000 / 44.000 = 81,8 %. Beide Prozentsätze beschreiben dasselbe Geld von zwei Seiten, und deshalb streitet man in Besprechungen über „80 % Aufschlag“ und „45 % Marge“, obwohl es um ein Ergebnis geht.

Der Betriebsaufwand besteht aus drei Gruppen, 7.500 + 8.000 + 10.000 = 25.500 EUR. Zieht man ihn vom Bruttoergebnis ab, bleiben 36.000 - 25.500 = 10.500 EUR, also 13,1 % der Erlöse. Das ist die Zeile „Earnings before interest, taxes and depreciation“ (EBITDA).

Danach werden die Abschreibungen abgezogen, 10.500 - 1.500 = 9.000 EUR oder 11,3 % der Erlöse (EBIT). Die Kreditzinsen von 1.000 EUR lassen 9.000 - 1.000 = 8.000 EUR übrig, das sind 10,0 %. Die Ertragsteuer wird im Beispiel nicht berechnet: Die Auswertung beschreibt das interne Bild, und die Steuererklärung folgt anderen Regeln.

Der Vormonat rechnet genauso, 34.000 - 24.000 = 10.000 EUR Betriebsergebnis, das sind 13,5 % von 74.000 EUR Erlösen. Die aktuellen 13,1 % liegen um 0,4 Prozentpunkte niedriger, obwohl der Gewinn in Euro um 500 EUR gestiegen ist.

Worauf achtet man in der GuV zuerst?

Die erste Zeile zur Prüfung ist das Bruttoergebnis in Prozent. Im Beispiel fiel es von 45,9 % auf 45,0 %. Die Erlöse stiegen um 6.000 EUR (+8,1 %), die Herstellkosten um 4.000 EUR (+10,0 %), jeder zusätzliche Euro Absatz brachte also weniger als der vorige. Die Ursache sucht man im Bericht „Cost of produced goods“ und in den Einkaufspreisen für Material, aber die Tatsache sieht man schon in der GuV.

Der zweite Blick gilt dem Anteil der Kostengruppen an den Erlösen. Die Vertriebskosten stiegen von 8.750 auf 10.000 EUR, und diese 1.250 EUR erklären den größten Teil des Anstiegs der Betriebskosten um 1.500 EUR. Zeigte der Bericht nur die Gesamtsumme von 25.500 EUR, ginge der Unterschied unter.

Der dritte Blick gilt der Aufteilung nach Geschäftsfeldern. In Bimp lässt sich die GuV nach Geschäftsfeld und Projekt filtern. Der Großhandel brachte Erlöse von 57.500 EUR bei Herstellkosten von 32.500 EUR, also ein Bruttoergebnis von 25.000 EUR (43,5 %). Der Onlineshop erzielte 22.500 EUR Erlöse, 11.500 EUR Herstellkosten und 11.000 EUR Bruttoergebnis (48,9 %). Die Summe stimmt mit den Gesamtzahlen überein, 25.000 + 11.000 = 36.000 EUR. Arbeitet das Marketing von 4.250 EUR ganz für den Shop, bleiben dem Shop danach 11.000 - 4.250 = 6.750 EUR, also 30,0 % seiner Erlöse, und die Aussage über den profitabelsten Kanal hängt davon ab, auf welcher Ebene des Berichts man schaut.

Das vierte Signal ist ein negatives Bruttoergebnis in einer Zeile. Wird Ware unter den Herstellkosten verkauft, zeigt der Bericht das als rotes Minus in der Zeile. Beim Hersteller entsteht das, wenn die Preisliste nach einer Materialverteuerung nicht angepasst wurde.

Warum hängt das Bruttoergebnis von der Erfassung der Gemeinkosten ab?

Die Fertigungsgemeinkosten stehen im Bericht von Bimp als eigene Gruppe unter dem Bruttoergebnis. Verteilt man sie mit dem Beleg „Cost allocation“ (Verteilung indirekter Kosten) auf die Erzeugnisse und nimmt sie damit in die Herstellkosten auf, ändert sich das Bild. Angenommen, alle 7.500 EUR Fertigungsgemeinkosten gehen in die Herstellkosten. Diese betragen dann 44.000 + 7.500 = 51.500 EUR, das Bruttoergebnis 80.000 - 51.500 = 28.500 EUR oder 35,6 %. Der Betriebsaufwand sinkt auf 18.000 EUR, und das Betriebsergebnis bleibt gleich, 28.500 - 18.000 = 10.500 EUR.

Deshalb vergleicht man die Marge zweier Hersteller oder zweier Perioden nur bei gleicher Regel, was in die Herstellkosten gehört. Zur Wahl des Verteilungsschlüssels siehe den Beitrag Gemeinkosten verteilen und den Artikel „Cost allocation“.

Welche GuV-Vorlage nimmt man als Grundlage?

Die GuV-Vorlage für einen Hersteller ist dieselbe Tabelle, nur mit Formeln statt Zahlen. Für einen Monatsbericht genügen acht Zeilen.

In Excel füllt man eine solche Tabelle von Hand aus drei Quellen. In Bimp entsteht der Bericht aus Belegen, und Filter, Zeitraum und Gruppierung speichert die Schaltfläche Save as new template, sodass sich der Monatsbericht mit einem Klick öffnet.

Warum entspricht der Gewinn in der GuV nicht dem Geld auf dem Konto?

Der Gewinn von 8.000 EUR im Beispiel existiert nach Belegen. Die Händler konnten die Lieferung teilweise bezahlt haben, und ein Teil des Materials ist ins Lager gekauft und noch nicht in die Herstellkosten abgebucht. Der Bericht „Cash flow“ zeigt eine andere Zahl, und eine solche Abweichung zwischen beiden Berichten ist normal. Die Mechanik beschreibt der Hilfeartikel zum Bericht „Cash flow“.

Was leistet Bimp, und was nicht?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen, und der Bericht „Income and expenses (P&L)“ öffnet sich im Menü „Reports“. Er sammelt Erlöse aus Verkauf, Herstellkosten, Bruttogewinn, Aufschlag und Aufwendungen nach Gruppen aus gebuchten Belegen. Zeitraum, Geschäftsfelder und Projekt legen Filter fest, und die Gruppierung nach Jahren, Quartalen oder Monaten legt den Bericht in Spalten aus. Ausführlich zu jeder Zeile und jedem Filter im Artikel „Income and expenses (P&L)“, den Bruttogewinn nach Artikeln, Kunden und Vertriebsmitarbeitern beschreibt der Artikel „Gross profit“. Einen Überblick über die Finanzfunktionen gibt die Seite Finanzen.

Die Grenzen: Die GuV in Bimp ist internes Rechnungswesen und ersetzt weder Jahresabschluss noch Steuererklärung. Die Ertragsteuer rechnet der Bericht nach Steuerregeln nicht. Die Qualität der Zeilen hängt davon ab, wie die Ertrags- und Aufwandsposten und ihre Gruppen eingerichtet sind, deshalb legt man sie zuerst im Verzeichnis an und bewertet erst danach den Gewinn.

Im Beispiel stiegen die Erlöse um 6.000 EUR, das Betriebsergebnis aber nur um 500 EUR. Die Differenz von 5.500 EUR haben Herstellkosten (4.000 EUR) und Betriebsaufwand (1.500 EUR) aufgezehrt, und genau diese Verschiebung sähe der Inhaber als Erstes, wenn er den Bericht für zwei Monate nebeneinander öffnet.

Ausführlicher dazu, wo man mit dem internen Rechnungswesen beginnt, steht im Beitrag Kostenrechnung in der Fertigung.

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