Kostenrechnung in der Fertigung: Wo man mit dem internen Rechnungswesen anfängt

Der Inhaber eines Fertigungsbetriebs öffnet den Kontoauszug des Monats und sieht, dass auf den Konten 6.000 Euro weniger sind. Der Buchhalter zeigt zur selben Zeit einen Bericht, nach dem der Betrieb 8.000 Euro verdient hat. Beide Zahlen stimmen, und damit sie sich gegenseitig erklären, braucht man die Kostenrechnung in der Fertigung als Teil des internen Rechnungswesens.

Das interne Rechnungswesen ist die Rechnung, die Inhaber und Finanzleiter für eigene Entscheidungen führen, außerhalb der gesetzlichen Berichterstattung. Es antwortet auf Fragen nach den Herstellkosten eines Erzeugnisses, der Rentabilität der Geschäftsfelder, der Entwicklung des Aufwands und dem Geld der nächsten Wochen. Die Form der Berichte bestimmt das Unternehmen selbst, verbindliche Formulare gibt es dafür nicht.

Worin unterscheidet sich das interne vom externen Rechnungswesen?

Handels- und Steuerbilanz folgen Regeln, nach denen das Unternehmen dem Staat berichtet. Umfang der Kennzahlen, Fristen und Formulare sind dort von außen vorgegeben. Das interne Rechnungswesen richtet sich nach den Fragen der Führung, daher kann man darin den Gewinn eines einzelnen Auftrags, Erzeugnisses oder Vertriebskanals ansehen.

Beide Rechnungen ergänzen sich. In Bimp führt man das interne Rechnungswesen. Gesetzliche Buchführung und Steuerberichte entstehen gesondert und kommen in diesem Artikel nicht vor.

Welche Fragen des Inhabers beantwortet das interne Rechnungswesen?

Die erste Frage lautet, was ein Erzeugnis kostet. Die Herstellkosten bestehen aus Material nach Stückliste, „Piecework pay“ und einem Anteil der Fertigungsgemeinkosten, und ohne sie setzt man Preise nach Gefühl an. Die zweite fragt, welches Geschäftsfeld oder welcher Kanal Gewinn bringt. Großhandel, eigener Onlineshop und Auftragsfertigung für einen bestimmten Kunden haben unterschiedliche Margen, die sich in den Gesamterlösen mitteln.

Die dritte Frage ist, wohin der Aufwand fließt und warum er gestiegen ist. Die vierte, ob das Geld für Löhne und Lieferanten in den nächsten zwei Wochen reicht. Der Gewinn beantwortet sie nicht, denn Geld kommt zeitversetzt zur Lieferung herein.

Wie sieht der Monat eines Herstellers in drei Zahlen aus?

Das Beispiel ist fiktiv: Ein Betrieb fertigt Korpusmöbel. Im Monat wurden Erzeugnisse für 80.000 EUR geliefert, doch die Kunden zahlten nur 67.500 EUR, die restlichen 12.500 EUR sind offen. Material wurde für 35.000 EUR gekauft und bezahlt, in die Fertigung gingen 32.000 EUR, also liegen 3.000 EUR im Lager.

Der übrige Aufwand des Monats. „Piecework pay“ der Fertigungsmitarbeiter 12.000 EUR, Fertigungsgemeinkosten (Hallenmiete und Gehälter der Meister) 7.500 EUR, Verwaltung 8.000 EUR, Vertrieb 10.000 EUR, Kreditzinsen 1.000 EUR. Die Abschreibung der Anlagen von 1.500 EUR löst keine Zahlung aus. Alle übrigen Kosten wurden im selben Monat bezahlt.

Nun drei Blicke auf einen Monat.

Die Auszahlungen von 73.500 EUR bestehen aus 35.000 + 12.000 + 7.500 + 8.000 + 10.000 + 1.000. Der Aufwand laut GuV von 72.000 EUR ist 32.000 + 12.000 + 7.500 + 8.000 + 10.000 + 1.500 + 1.000, wobei vom Material nur das verbrauchte für 32.000 EUR zählt, dazu die Abschreibung.

Die Differenz von 14.000 EUR lässt sich vollständig aufschlüsseln. Unbezahlte Lieferungen heben den Gewinn um 12.500 EUR über das Geld. Material im Lager für 3.000 EUR: Das Geld ist ausgegeben, Aufwand wird es erst mit der Abbuchung. Die Abschreibung von 1.500 EUR mindert den Gewinn, nimmt aber keinen Euro weg, deshalb wird sie abgezogen. Die Summe 12.500 + 3.000 - 1.500 = 14.000 EUR entspricht der Differenz oben.

Der Auszug zeigt den Geldfluss, die GuV das Ergebnis nach Periodenabgrenzung. Den Unterschied erklärt man nur, wenn beide Berichte auf denselben Belegen beruhen.

Wo fängt man mit dem internen Rechnungswesen in der Fertigung an?

Das Rechnungswesen beginnt mit den Verzeichnissen, die Berichte folgen danach. Daten gelangen mit der Struktur in die Berichte, die man ihnen bei der Eingabe gibt, und nachträglich lässt sie sich schwer ändern.

Der erste Schritt sind Ertrags- und Aufwandsposten und ihre Gruppen. In Bimp setzt sich jede Zeile der GuV aus den Gruppen „Production overheads“, „Administrative expenses“ und „Selling expenses“ zusammen, deshalb gehören Hallenmiete und Büromiete in verschiedene Gruppen. Die Einrichtung beschreibt der Artikel zu Ertrags- und Aufwandsposten. Ein Aufwand gelangt in den Bericht „Accumulated cost“ nur, wenn sein Posten zur Gruppe „Cost price“ gehört.

Der zweite Schritt sind Geschäftsfelder und Projekte. Haben Großhandel und Einzelhandel unterschiedliche Margen, braucht man getrennte Schnitte schon im ersten Beleg, denn später lassen sie sich kaum rekonstruieren. Wie das geht, erklärt der Artikel zu Projekten und Geschäftsfeldern.

Der dritte Schritt ist das rechtzeitige Buchen der Belege. Die Berichte von Bimp entstehen nur aus gebuchten Belegen, eine ungebuchte Zahlung oder ein ungebuchter Verkauf erscheint darin nicht. Wenn mehrere Personen buchen, legt man die Gewohnheit, Belege am selben Tag abzuschließen, als eigene Regel fest.

Der vierte Schritt sind Anfangsbestände. Die Summen- und Saldenliste ist nur korrekt, wenn die Bestände auf den Konten vorliegen, und Bestände an Geld, Vorräten und Verrechnungen braucht jeder Abgleich. Den Ablauf beschreibt der Artikel zur Eingabe von Anfangsbeständen.

All das geschieht vor dem ersten Bericht. Der erste Monat geht für den Abgleich der Anfangsdaten drauf, seine Zahlen bleiben deshalb nur ein grober Ausgangspunkt für die folgenden.

Welche Berichte ergeben das Bild, und in welcher Reihenfolge öffnet man sie?

Die allgemeinen Möglichkeiten aller Berichte beschreibt der Artikel „Reports in Bimp“. Alle haben denselben Bildschirm mit Zeitraum, Filtern, den Feldern „Group by“ und „Detail by“ und dem Speichern einer Vorlage. Für den Anfang genügen sechs.

Die Reihenfolge ergibt sich daraus, wie die Fragen entstehen. Zuerst die GuV, denn sie zeigt, ob es etwas zu analysieren gibt. Dann der Cashflow, der erklärt, warum der Gewinn nicht mit dem Konto übereinstimmt, wie im Beispiel oben. Dann die Herstellkosten, wenn das Bruttoergebnis gefallen ist, und der Bruttogewinn, wenn man den Artikel oder Kunden sucht, an dem Marge verloren geht. Die Summen- und Saldenliste braucht man für den Abgleich der Bestände, wenn Berichte seltsame Zahlen zeigen.

Zum Aufbau der GuV siehe den Beitrag GuV Beispiel für einen Hersteller, zur Berechnung der Herstellkosten eines Erzeugnisses den Beitrag zur richtigen Berechnung der Herstellkosten.

Was bringt die Automatisierung des internen Rechnungswesens, und was bleibt beim Menschen?

Die Automatisierung nimmt den manuellen Abgleich zwischen Dateien ab. Lager, Fertigung, Verkauf und Geld schreiben in eine Datenbank, und deshalb gelangen Lieferung, Materialabbuchung und Zahlung ohne Zahlenübertrag in die Berichte. Eine Software für das interne Rechnungswesen eines Herstellers liefert Herstellkosten nach Stückliste, Schnitte nach Geschäftsfeldern und dieselben Zahlen für alle, die den Bericht ansehen.

Entscheidungen trifft die Software nicht. Aufwandsposten, Regeln für die Verteilung der Fertigungsgemeinkosten auf Erzeugnisse und die Wahl der Schnitte bestimmt der Mensch, und die Software bildet sie ab. Hat man entschieden, die Hallenmiete nach der Zahl gefertigter Erzeugnisse zu verteilen, überträgt der Beleg „Cost allocation“ (Verteilung indirekter Kosten) sie nach dieser Basis auf die Erzeugnisse, die Basis selbst wählt der Inhaber. Wie das geht, zeigt der Beitrag Gemeinkosten verteilen.

Was leistet Bimp, und was nicht?

Bimp ist ein ukrainisches Cloud-ERP für Fertigungsunternehmen, und die Berichte des internen Rechnungswesens liegen im Menü „Reports“. Sie entstehen aus gebuchten Belegen, lassen sich nach Zeitraum, Geschäftsfeldern und Projekt filtern, gruppieren und detaillieren, und Filtervorlagen werden gespeichert. Die Herstellkosten werden nach Stückliste gerechnet, indirekte Kosten überträgt auf die Erzeugnisse der Beleg „Cost allocation“, beschrieben im Artikel zu den Herstellkosten in Bimp. Einen Überblick über die Finanzfunktionen gibt die Seite Finanzen.

Die Grenzen: Bimp führt das interne Rechnungswesen und ersetzt nicht die gesetzliche Buchführung und Steuerberichte, die GuV sollte man deshalb nicht als Steuererklärung verwenden. Die Qualität der Berichte hängt von den eingerichteten Posten und Geschäftsfeldern ab und davon, ob die Belege gebucht sind. Die Budgetplanung nach Posten behandelt dieser Artikel nicht.

Wann braucht man noch keine Software?

In einem kleinen Betrieb genügt eine Tabelle. Eine Person führt die Rechnung, das Sortiment besteht aus wenigen Positionen, die Bestände sieht man im Regal, und auf die Frage nach dem Gewinn antwortet eine Datei. Unter solchen Bedingungen bringt eine Software Einstellungen und kaum Nutzen.

Als Signal, dass die Tabellen nicht mehr reichen, genügt eines: Zwei Personen geben unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage nach Bestand oder Gewinn, und jede schaut in ihre Datei.

Der Monat im Beispiel hat gezeigt, dass „Gewinn“ und „Geld“ um 14.000 Euro auseinanderliegen können und beide Zahlen trotzdem stimmen. Das interne Rechnungswesen gibt es, damit jede von ihnen eine Erklärung hat, die man anhand der Belege nachvollziehen kann.

Weiter zum Thema: GuV eines Herstellers mit Beispiel und Gemeinkosten verteilen.

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