KeyCRM: резерви і статуси замовлень

Як налаштувати резерв при імпорті замовлень з KeyCRM

Резерв налаштовується на вкладці «Замовлення» у вікні інтеграції (Продажі → Замовлення → Підключення інтеграцій). Є два перемикача:

Налаштування	Що відбувається
«Створювати резерв автоматично» увімкнено	Bimp резервує всю кількість товару із замовлення
«Лише на доступний залишок»	резервується тільки те, що є на складі
обидва вимкнено	резерв не створюється

Загальні налаштування вкладки описано в статті Налаштування інтеграції з KeyCRM. Про резерви в Bimp: Резервування товарів.

Чому замовлення з KeyCRM не створюється при увімкненому резервуванні

Замовлення не створюється, якщо вільного товару на складі менше, ніж потрібно для резерву. При ввімкненому автоматичному резерві Bimp намагається одразу зарезервувати необхідну кількість. Якщо залишок нульовий або менший за кількість у замовленні, система блокує операцію, щоб не допустити помилок в обліку та від’ємних залишків.

Як виправити.

• Оприбуткуйте товар у Bimp до синхронізації: див. Оприбуткування товарів.
• Якщо ви продаєте за передзамовленням (товару фізично немає), вимкніть автоматичний резерв. Тоді замовлення оформлюються і з нульовим залишком.
• Або увімкніть «Лише на доступний залишок»: тоді резервується тільки наявна кількість.

Чому не створився резерв, хоча опцію увімкнено

Резерв не створюється, коли фактичний залишок товару в Bimp дорівнює 0. Резерв «заморожує» наявний товар під клієнта, тому зарезервувати те, чого немає на балансі, неможливо.

Залежно від налаштувань (зокрема дозволу на продаж у мінус) можливі два наслідки:

1. Замовлення створиться, але колонка «Резерв» залишиться порожньою.
2. Замовлення не створиться зовсім, якщо налаштування суворо забороняють операції з відсутнім товаром.

Як виправити. Перевірте залишок товару на складі в Bimp. Якщо він нульовий, спочатку оприбуткуйте товар, а потім створюйте резерв. Про контроль залишків: Контроль залишку: заборона продажу в мінус.

Чому товар не стає в резерв, хоча в замовленні вказано «Резерв»

Найчастіша причина — статус замовлення «Завершено». Коли замовлення отримує цей статус, Bimp вважає угоду закритою і автоматично знімає всі активні резерви по цьому документу. Резерв — це утримання товару до моменту продажу, а завершене замовлення цього більше не потребує.

Як виправити. Щоб товар залишався в резерві, замовлення має мати активний статус, наприклад «Новий», «В обробці», «Підтверджено» або «Комплектується». Змініть статус, і резерв зафіксується. Детальніше про статуси: Статуси замовлення. Інші причини: Товар не резервується.

Чому не зберігається «Продаж товарів, послуг» після статусу «Завершено»

Після статусу «Завершено» документ «Продаж товарів, послуг», створений із заповненими резервами, не збережеться. Причина: статус «Завершено» вже зняв резерв документом «Резервування запасів», а в продажі ці резерви ще вказані.

Як виправити. Додайте проміжний статус без прапорця «Замовлення закрите» і використовуйте його замість «Завершено» до відвантаження.

1. Створіть новий статус замовлення, наприклад «Виконано». Переконайтеся, що для нього не встановлено прапорець «Замовлення закрите».
2. Оновіть таблицю відповідності статусів у налаштуваннях інтеграції з KeyCRM: зіставте відповідний статус KeyCRM зі статусом «Виконано».
3. Оформіть відвантаження в Bimp. Під статусом «Виконано» документ «Резервування запасів» автоматично не створюється.
4. Якщо продаж повністю списав товар, залишайте статус «Виконано». Якщо в резерві лишилися залишки, змініть статус на «Завершено»: Bimp автоматично створить «Резервування запасів» на залишок, і резерв зніметься.

Так ви самі керуєте списанням резервів і уникаєте дублювання документів. Відвантаження: Відвантаження.

Як звільнити резерв у Bimp, коли замовлення скасовано в KeyCRM

Резерв у Bimp знімається автоматично лише тоді, коли замовлення отримує статус «Завершено». Якщо скасування в KeyCRM переводить замовлення в Bimp в інший статус (наприклад, просто «Відмінено»), резерв може залишитися активним.

Як налаштувати.

1. Відкрийте налаштування інтеграції з KeyCRM в Bimp і перейдіть на вкладку «Замовлення», до блоку «Статуси».
2. Знайдіть статус KeyCRM, що означає відмову (наприклад, Canceled, «Відмова», «Повернення»).
3. У стовпці «Статус в Bimp» оберіть «Завершено».
4. Збережіть зміни.

Тепер, коли менеджер переведе замовлення у KeyCRM у статус відмови, Bimp розпізнає це як завершення і звільнить зарезервований товар для інших клієнтів. Про зняття резерву, коли продажу не буде: Статуси замовлення.

Чи резервується товар, доданий в існуюче замовлення KeyCRM

Так, якщо в налаштуваннях інтеграції виконано дві умови:

1. Увімкнено «Повторне завантаження документів». Без нього Bimp ігнорує зміни складу вже створеного замовлення.
2. Увімкнено «Створювати резерви автоматично» або «Створювати резерв на доступний залишок».

Крім налаштувань, потрібна дія в KeyCRM: додайте товар у замовлення і обов’язково збережіть (оновіть) замовлення. Збереження запускає передачу даних. Після цього Bimp оновить документ і зарезервує доданий товар.

Чому не оновлюються статуси замовлень: розбіжність проєктів

Статуси перестають оновлюватися, коли в налаштуваннях компанії ввімкнено контроль збігу проєкту в договорі та замовленні, а ви змінили проєкт за замовчуванням в інтеграції (наприклад, з «Основного» на «Роздріб»). Інтеграція намагається оновити старе замовлення з новим проєктом, але договір до нього вже створено на попередній проєкт. Обов’язкова перевірка відповідності не дозволяє внести зміну, і оновлення статусу блокується.

Як виправити. Оберіть один із варіантів:

1. Вимкніть контроль. У налаштуваннях компанії вимкніть опцію «Співпадіння проєкту в договорі та замовленні». Статуси знову оновлюватимуться попри розбіжність.
2. Узгодьте вручну. Якщо контроль проєкту для вас принциповий, приведіть до відповідності проєкт у замовленні та в пов’язаному договорі.
3. Плануйте зміни. Перед зміною основного проєкту в налаштуваннях інтеграції дочекайтеся, поки всі поточні замовлення за старим проєктом отримають фінальні статуси.

Про проєкти: Проєкти та напрями діяльності.

Чому замовлення з KeyCRM зовсім не створюється, а статус «не підтягується»

Замовлення зі статусом KeyCRM, якого немає в таблиці відповідності статусів, у Bimp не створюється. Відкрийте вкладку «Замовлення» у вікні інтеграції і додайте відсутній статус у таблицю «Статуси» кнопкою Статус. Налаштування таблиці: Налаштування інтеграції з KeyCRM.