Статуси замовлення: затвердження, закриття і вплив на резерв

Навіщо потрібні статуси замовлення

Статус показує, на якому етапі обробки замовлення, а частина статусів ще й запускає дії в системі. Вони працюють у замовленнях покупця, замовленнях постачальнику та замовленнях-нарядах. Увесь процес продажу від замовлення до оплати зібрано в одній статті. Якщо після зміни знижки замовлення не зберігається, див. помилку «Дані заповнені невірно».

Статуси дають три речі:

• Навігація. Колір статусу видно в списку замовлень: червоні — термінові, зелені — готові.
• Фільтрація. Можна одним кліком відібрати всі замовлення на етапі «Виробництво» або «Логістика».
• Системна логіка. Статус із позначкою «Закрите замовлення» знімає резерв і виключає замовлення з планування закупівель.

Як змінити статус замовлення

Щоб змінити статус, відкрийте замовлення, натисніть на поточний статус або на стрілку праворуч від нього в лівій панелі та оберіть новий зі списку. Після збереження документа статус набуває чинності.

Як затвердити замовлення

Затвердження — це перевірка замовлення і перехід у статус «Підтверджено» або інший відповідний. Окремої кнопки «Затвердити» немає: затвердженням є зміна статусу.

1. Відкрийте Продажі → Замовлення і натисніть на замовлення.
2. Перевірте товари, кількість, ціни та інші параметри.
3. Змініть статус на «Підтверджено» або інший за вашим сценарієм.

Якщо в компанії налаштоване багаторівневе погодження, замовлення може вимагати підтвердження від кількох відповідальних — їх вказують у полях «Відповідальний» і «Узгодити з». Цим самим способом замовлення повертають на повторне погодження, наприклад у статус «На погодження».

Як створити власний статус

Власний статус додають у довіднику «Статуси замовлень». Це корисно, коли стандартних етапів не вистачає: наприклад, інтернет-магазин на передоплаті додає жовтий статус «Очікує оплати» між «Новий» і «В роботі», щоб бачити, кому вже надіслано реквізити.

1. У головному меню відкрийте Довідники і виберіть вкладку «Статуси замовлень».
2. Натисніть Створити.
3. У формі праворуч заповніть «Найменування» і виберіть «Колір статусу».
4. Якщо статус має знімати резерв, увімкніть перемикач «Закрите замовлення» (див. нижче).
5. Натисніть Зберегти.


Як вимкнути непотрібний статус

Статус, який більше не використовується, не видаляйте, а деактивуйте. Відкрийте картку статусу і вимкніть перемикач «Активний». Статус зникне зі списку для нових замовлень, але залишиться в старих документах.

Який статус знімає резерв

Резерв знімає статус, у картці якого увімкнено перемикач «Закрите замовлення». Підказка біля перемикача пояснює: при переході замовлення в такий статус усі зарезервовані товари стають доступними для вільного продажу.

Для системного статусу «Завершено» перемикач увімкнений за замовчуванням. Для інших статусів його вмикає адміністратор. Рекомендація: вмикати його для всіх статусів, що означають остаточну відмову клієнта, наприклад «Відмова».

Статус	«Закрите замовлення»	Резерв після переходу
«Завершено»	увімкнено за замовчуванням	знімається
«Відмова» (після налаштування)	увімкнено	знімається
«Очікує оплати»	вимкнено	залишається

Як це працює. Позначка «Закрите замовлення» повідомляє Bimp, що робота із замовленням завершена і тримати товар більше не потрібно. Тому при переході в такий статус система знімає резерв, що лишився, за схемою документа «Резервування запасів» з видом операції «Зняття з резерву» — див. Резервування товарів.

Як зняти резерв, якщо клієнт відмовився

1. Відкрийте замовлення покупця із зарезервованим товаром.
2. Змініть статус на «Завершено» або інший статус із позначкою «Закрите замовлення».
3. Збережіть документ. Резерв буде знято автоматично, і не потрібно обнуляти колонку «Резерв» у кожному рядку.

Що ще змінює статус «Завершено»

Крім резерву, статус «Завершено» виключає замовлення з розрахунків модуля «Планування закупок». Система вважає потребу закритою і не пропонує закуповувати товар під це замовлення, навіть якщо фактичного відвантаження не було. Тому переводьте замовлення в «Завершено», лише коли всі зобов’язання виконані або угоду остаточно закрито. Про планування — у статті Планування закупівель.

Як закрити замовлення

Закрити замовлення — означає перевести його в «Завершено» після того, як усе виконано.

1. Переконайтеся, що весь товар відвантажено, послуги надано, а покупець повністю оплатив замовлення. Перевірте, що створено і проведено всі потрібні документи: рахунок, накладні, акти. Див. Відвантаження.
2. Змініть статус замовлення на «Завершено» і натисніть Зберегти.
3. Перевірте, що резерв знято, а залишки оновилися.

Після збереження замовлення переходить в архів закритих замовлень. У списку воно приховане, щоб його побачити, натисніть Архів праворуч над списком замовлень.

Статуси і резерв у інтеграціях

Коли статуси змінюються автоматично, через CRM або маркетплейс, правило те саме: статус Bimp із позначкою «Закрите замовлення» знімає резерв. Тому статус відмови в зовнішній системі зіставляють зі статусом Bimp, де ця позначка увімкнена, а статус «Завершено» не зіставляють зі статусами, які повинні утримувати резерв. Приклади і типові помилки для KeyCRM описано в статті KeyCRM: резерви і статуси замовлень.