Налаштування інтеграції Bimp з KeyCRM

Коли потрібна інтеграція з KeyCRM

Інтеграцію налаштовують, коли замовлення оформлюються в KeyCRM, а облік, склад і фінанси ведуться в Bimp. Вона створює в Bimp замовлення, оплати, продажі та повернення за даними KeyCRM, а на KeyCRM передає залишки й ціни. Налаштування виконує користувач сам, програмісти не потрібні.

Інші інтеграції з CRM і маркетплейсами порівнюються в статті Каталог інтеграцій.

Як підключити KeyCRM

1. Відкрийте Продажі → Замовлення і натисніть Підключення інтеграцій.

   

2. У вікні відкрийте вкладку Нова інтеграція, оберіть KeyCRM і натисніть Підключити.

3. На вкладці «Підключення» заповніть поля:

   • «Найменування» — довільна назва інтеграції;
   • «URL магазину KeyCRM» — адреса вашого KeyCRM;
   • «Api ключ» — ключ з налаштувань KeyCRM, розділ «Головне».

   

4. Натисніть Авторизуватись та перевірити підключення. Якщо з’єднання встановлено, з’явиться повідомлення про успіх.

5. Натисніть Зберегти. Більшість параметрів уже має значення за замовчуванням, тому цього достатньо для старту.

Після збереження в налаштуваннях з’являються вкладки «Замовлення», «Оплата», «Продажі», «Повернення», «Залишки» та «Ціни». Нижче описано, як налаштувати кожну з них.

Вкладка «Замовлення»: правила створення замовлень

Вкладка «Замовлення» визначає, як замовлення з KeyCRM потрапляють у Bimp. Тут задаються резерв, дата, нумерація, пошук товарів і покупців та відповідність статусів.

Резерв і повторне завантаження

• «Повторне завантаження документів». Якщо увімкнено, зміни у вже створеному замовленні KeyCRM (наприклад, додали товар) перезаписують замовлення в Bimp під час наступного оновлення.
• «Створювати резерв автоматично» і «Лише на доступний залишок». Визначають, чи резервувати товар із замовлення. Докладно, з типовими помилками: KeyCRM: резерви і статуси замовлень.

Дата створення документа

Оберіть одне з двох значень:

• Дата створення замовлення у інтегратора — замовлення датується днем, коли воно потрапило в KeyCRM;
• Дата створення замовлення на джерелі — береться дата і час, коли покупець натиснув «Замовити» на сайті чи маркетплейсі.

Нумерація замовлень

Є два перемикачі, які керують номером замовлення в Bimp: «Створювати замовлення по номеру джерела» і «Створювати замовлення по номеру джерела KeyCRM». Щоб номер замовлення в Bimp збігався з номером у KeyCRM, обидва перемикачі мають бути вимкнені.

Пошук товарів

1. У полі способу пошуку оберіть, як Bimp шукатиме товар із замовлення: за ID, артикулом, найменуванням або за артикулом і найменуванням.
2. Якщо потрібно, увімкніть «Дозволити створення номенклатури». Тоді товари, яких немає в Bimp, створюються автоматично.
3. Оберіть групу, в якій створюватимуться нові товари.
4. Оберіть послугу доставки і склад, з якого завантажуватимуться залишки.

Важливі обмеження:

• Пошук за ID неможливий, поки вимкнено «Дозволити створення номенклатури».
• Під час створення товару Bimp зберігає його назву й опис лише один раз. Подальші зміни назви в KeyCRM не передаються: товар «Стілець синій» залишиться таким, навіть якщо в KeyCRM його перейменували на «Стілець синій (Акція)».
• Якщо вибрано пошук за назвою та артикулом, а в знайденого в Bimp товару артикул не збігається, система вважає це помилкою: новий товар не створюється, а замовлення лише з цього товару не завантажується.
• Якщо один артикул використано в кількох товарах, замовлення також не створиться.

Послуга «Доставка товару»

Щоб доставка з KeyCRM потрапляла в замовлення, створіть у довіднику послугу, яку потім оберете в налаштуваннях:

1. Відкрийте довідник Товари та послуги (розділ «Довідники»).
2. Створіть позицію з назвою «Доставка товару».
3. Вкажіть тип «Послуга», статтю витрат «Незавершене виробництво» та одиницю виміру «послуга».
4. Збережіть картку.

Лише після цього позиція стане доступною для вибору як послуга доставки. Про створення послуг див. Товари та послуги.

Пошук і створення покупців

Перемикач «Автоматично заповнювати для всіх замовлень»: якщо вимкнений, Bimp шукає реального покупця або створює нового; якщо ввімкнений, усі замовлення прив’язуються до одного загального контрагента (наприклад, «Роздрібний покупець»), а персональні картки не створюються. Тоді стають активними поля «Покупець» і «Договір» за замовчуванням.

Перемикач «Дозволити створення покупців»: якщо Bimp не знайшов покупця, він створить нову картку. Якщо вимкнений, замовлення від невідомих покупців не завантажаться без ручного втручання.

Способи пошуку покупця:

Спосіб	Як працює	Ризики і поради
За ID	Найнадійніший: ігнорує помилки в імені чи зміну телефону	Для покупців, що були в Bimp до інтеграції, ID ще не записано, тож їх буде створено як нових
За номером телефону	Найпоширеніший; збіг номера прив’язує замовлення до наявного покупця	Якщо покупець вказав інший номер, створиться нова картка і історія розділиться. Якщо в Bimp кілька карток з однаковим номером, при ввімкненому «Дозволити створення покупців» створюється новий покупець, а при вимкненому замовлення не завантажується
За e-mail	Логіка як за телефоном; підходить для B2B та інтернет-магазинів	Помилка в адресі створює нового покупця
За найменуванням (ПІБ)	Потрібен повний точний збіг назви	«Олександр» і «Олександр » (з пробілом) — різні покупці. Не рекомендується

Порядок надійності: ID, потім телефон, потім e-mail. Пошук лише за назвою не рекомендований.

Увага. Якщо використовувати пошук лише за назвою і змінити ім’я клієнта в KeyCRM після оформлення замовлення, Bimp не знайде замовлення за новим іменем. Автоматичне створення оплати, продажу або повернення за цим замовленням тоді не відбудеться.

Покупець зберігається в Bimp з даними на момент створення. Подальші зміни його картки в KeyCRM не передаються. Менеджер із KeyCRM призначається відповідальним у Bimp лише за точного збігу ПІБ із ім’ям співробітника в Bimp, інакше замовлення створюється без відповідального.

Автозаповнення нових договорів

У цьому блоці задаються значення для договору новоствореного покупця і замовлення:

Поле	Що задає
«Проєкт»	до якого проєкту відносити продажі
«Напрям діяльності»	додаткова аналітика для звітів доходів і витрат
«Валюта»	валюта взаєморозрахунків за замовчуванням
«Організація»	юрособа, від імені якої оформлюються документи
«Тип взаєморозрахунків»	«Безготівковий» (через банківський рахунок) або «Готівка»
«Тип готівкового розрахунку»	«Каса» або «Карта»
«Каса»	каса, в яку записується надходження від замовлення

Перемикач «Один напрям діяльності»: якщо ввімкнений, усі замовлення йдуть в один напрям. Якщо вимкнути, з’являється таблиця, де джерела KeyCRM зіставляються з напрямами діяльності Bimp. «Назва напряму діяльності KeyCRM» — це назва джерела в KeyCRM, «ID напряму діяльності KeyCRM» — ID джерела.

Про довідники див. Проєкти та напрями діяльності.

Відповідність статусів

Таблиця «Статуси» зіставляє статуси Bimp зі статусами KeyCRM. Під час завантаження замовлення отримує статус Bimp згідно з цією таблицею. Додайте рядки кнопкою Статус.

Вплив статусів на резерв описано в статті KeyCRM: резерви і статуси замовлень. Про статуси замовлень Bimp: Статуси замовлення.

Вкладка «Оплата»: створення оплат від покупців

Вкладка «Оплата» керує створенням документів «Оплата від покупця» за оплатами з KeyCRM.

1. Увімкніть «Дозволити завантаження оплат».
2. За потреби увімкніть «Повторне завантаження документів»: зміни в існуючому документі KeyCRM перезапишуть дані в Bimp.
3. У таблиці «Типи оплати» зіставте тип оплати KeyCRM (наприклад, Bank transfer, Credit card, Cash) із рахунком, карткою або касою Bimp. Додайте рядок кнопкою Тип оплати.
4. У полі «Статус KeyCRM для архівації оплати» оберіть статус (наприклад, «Відмова», «Скасовано», «Повернення»), при переході в який оплата в Bimp стає неактивною.

Дата оплати в Bimp дорівнює даті зміни статусу в KeyCRM, а не даті фактичної оплати. Приклад: клієнт заплатив учора, а менеджер змінив статус на «Оплачено» сьогодні о 10:00 — в обліку Bimp оплата буде датована сьогоднішнім днем, 10:00.

Якщо в KeyCRM оплату скасували і створили нову, початкова оплата в Bimp скасується автоматично, а нова підтягнеться з KeyCRM. Про оплати в Bimp: Оплата від покупця.

Вкладка «Продажі»: створення відвантажень

Вкладка «Продажі» керує автоматичним створенням документів «Продаж товарів, послуг» (списання товару зі складу).

1. Увімкніть «Дозволити завантаження реалізацій».
2. За потреби увімкніть «Повторне завантаження документів».
3. Оберіть статус для створення нових реалізацій: статус KeyCRM, після якого Bimp створить продаж.
4. Якщо облік ведеться за партіями, увімкніть «Заповнювати партії при продажу товарів». Без цього перемикача документ продажу не створюватиметься.
5. Оберіть дату створення документа: «Дата створення замовлення», «Дата відвантаження» (з поля «Дата відправки» в KeyCRM) або «Дата закриття замовлення» (перехід у фінальний статус).

При виборі «Дата відвантаження» Bimp порівнює дату відправки з датою створення замовлення. Якщо дати однакові, час продажу дорівнює часу створення замовлення плюс 10 секунд. Якщо різні, час продажу — 00:00:00 дати відправки. Якщо продаж створюється «вчорашнім днем», перевірте саме це налаштування.

Партії. У KeyCRM немає обліку за партіями, тому замовлення передаються без прив’язки до партії, і зарезервувати товар під конкретну партію неможливо. Партія в документі продажу підставляється автоматично за методом FIFO.

Про сам документ див. Відвантаження.

Вкладки «Повернення», «Залишки» і «Ціни»

Ці три вкладки описані в окремих статтях:

• «Повернення» — KeyCRM: повернення товару і коштів;
• «Залишки» та «Ціни» — KeyCRM: які дані передаються.

Чи завантажаться старі замовлення після підключення

Ні, Bimp не завантажує архів автоматично. Після підключення в Bimp потрапляють лише замовлення, створені або змінені після моменту увімкнення інтеграції. Так система уникає дублювання даних і випадкової зміни закритих документів. Зміна статусу в старому замовленні KeyCRM його в Bimp не завантажить.

Щоб перенести замовлення за минулий період, створіть заявку в службу підтримки і вкажіть точну дату початку імпорту. Перенесення замовлень за минулі місяці — додаткова послуга, яка тарифікується окремо за кожен місяць.

Увага. Якщо ви вимкнули інтеграцію, а потім увімкнули знову, замовлення, що надійшли в KeyCRM за час паузи, автоматично не завантажаться. Синхронізація відновиться лише для подій після повторного запуску. Дані за період паузи переносить підтримка за окремим запитом.