Управленческий учёт на производстве: с чего начать

Владелец производства открывает банковскую выписку за месяц и видит, что на счетах стало на 120 000 гривен меньше. Бухгалтер в это же время показывает отчёт, по которому компания заработала 160 000 гривен. Обе цифры правильные, и именно для того, чтобы они объясняли друг друга, нужен управленческий учёт на производстве.

Управленческий учёт - это учёт, который владелец и финансовый директор ведут для собственных решений, вне государственной отчётности. Он отвечает на вопросы о себестоимости изделия, прибыльности направлений, динамике расходов и деньгах на ближайшие недели. Форму отчётов компания определяет сама, обязательных форм для него нет.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?

Бухгалтерский и налоговый учёт подчинены правилам, по которым компания отчитывается перед государством. Состав показателей, сроки и формы там заданы извне. Управленческий учёт строится под вопросы руководителя, поэтому в нём можно посмотреть на прибыль отдельного заказа, изделия или канала сбыта.

Эти два вида учёта дополняют друг друга. В Bimp ведётся управленческий учёт. Регламентированная бухгалтерская и налоговая отчётность готовится отдельно и в этой статье не рассматривается.

Какие вопросы владельца закрывает управленческий учёт?

Первый вопрос - сколько стоит изделие. Себестоимость складывается из материалов по спецификации, сдельной оплаты и доли цеховых расходов, и без неё цену назначают на глаз. Второй - какое направление или канал приносит прибыль. Опт, собственный интернет-магазин и заказы под конкретного покупателя имеют разную маржу, а в общей выручке она усредняется.

Третий вопрос - куда уходят расходы и почему они выросли. Четвёртый - хватит ли денег на зарплату и поставщиков в ближайшие две недели. Прибыль ответа на него не даёт, потому что деньги приходят с опозданием относительно отгрузки.

Как выглядит месяц производителя в трёх цифрах?

Пример условный: цех выпускает корпусную мебель. За месяц цех отгрузил продукции на 1 600 000 грн, но покупатели успели заплатить только 1 350 000 грн, а остальные 250 000 грн задолжали. Материалов закуплено и оплачено на 700 000 грн, в производство ушло на 640 000 грн, поэтому 60 000 грн лежит на складе.

Остальные расходы месяца. Сдельная оплата производственных рабочих 240 000 грн, общепроизводственные расходы (аренда цеха и зарплата мастеров) 150 000 грн, административные 160 000 грн, сбытовые 200 000 грн, проценты по кредиту 20 000 грн. Амортизация оборудования 30 000 грн выплат не требует. Все остальные расходы оплачены в этом же месяце.

Теперь три способа посмотреть на один месяц.

Выплаты 1 470 000 грн складываются из 700 000 + 240 000 + 150 000 + 160 000 + 200 000 + 20 000. Расходы по P&L 1 440 000 грн - это 640 000 + 240 000 + 150 000 + 160 000 + 200 000 + 30 000 + 20 000, где материалов взяты только использованные на 640 000 грн, плюс амортизация.

Расхождение в 280 000 грн раскладывается полностью. Неоплаченные отгрузки увеличивают прибыль над деньгами на 250 000 грн. Материалы на складе на 60 000 грн - деньги уже потрачены, а расходами они станут после списания. Амортизация 30 000 грн уменьшает прибыль, но гривен не забирает, поэтому вычитается. Итог 250 000 + 60 000 - 30 000 = 280 000 грн совпадает с разницей выше.

Выписка показывает движение денег, P&L - результат по начислению. Разницу между ними объясняют только вместе, если оба отчёта построены на одних и тех же документах.

С чего начать управленческий учёт на производстве?

Учёт начинается со справочников, а отчёты идут после них. Данные попадают в отчёты той структурой, которая им задана при вводе, а изменить её задним числом трудно.

Первый шаг - статьи доходов и расходов и их группы. В Bimp каждая строка P&L собирается из групп «Загальновиробничі витрати», «Адміністративні витрати» и «Витрати на збут», поэтому аренда цеха и аренда офиса должны лежать в разных группах. Настройка описана в статье о статьях доходов и расходов. Расход попадает в отчёт «Накопичена собівартість» только тогда, когда его статья относится к группе «Собівартість».

Второй шаг - направления деятельности и проекты. Если опт и розница имеют разную маржу, отдельные разрезы нужны уже в первом документе, потому что потом их трудно восстановить. Как это сделать, объясняет статья о проектах и направлениях деятельности.

Третий шаг - проведение документов вовремя. Отчёты Bimp строятся только по проведённым документам, поэтому непроведённая оплата или продажа в них не появится. Когда учёт ведёт несколько человек, привычку закрывать документы в тот же день закладывают отдельным правилом.

Четвёртый шаг - начальные остатки. Оборотно-сальдовая ведомость корректна только при наличии остатков по счетам учёта, а остатки денег, запасов и расчётов нужны для любой сверки. Порядок описан в статье о вводе начальных остатков.

Всё это происходит до первого отчёта. Первый месяц уходит на сведение начальных данных, поэтому его цифры остаются лишь приблизительной точкой отсчёта для следующих.

Какие отчёты собирают картину и в каком порядке их открывать?

Общие возможности всех отчётов описаны в статье «Отчёты в Bimp». Все они имеют одинаковый экран с периодом, фильтрами, полями «Групувати за» и «Деталізація по» и сохранением шаблона. На старте хватает шести.

Порядок открытия вытекает из того, как появляются вопросы. Сначала P&L, потому что он показывает, есть ли что анализировать. Затем движение денежных средств, которое объясняет, почему прибыль не совпадает со счётом, как в примере выше. Затем себестоимость, если валовая прибыль просела, и валовая прибыль, если нужно найти товар или покупателя, на которых теряется маржа. Оборотно-сальдовая ведомость нужна для сверки остатков, когда отчёты показывают странные цифры.

Подробно о структуре отчёта рассказано в справке об отчёте «Доходи та витрати (P&L)».

Что даёт автоматизация управленческого учёта и что остаётся за человеком?

Автоматизация управленческого учёта убирает ручную сверку между файлами. Склад, производство, продажи и деньги пишут в одну базу, поэтому отгрузка, списание материалов и оплата попадают в отчёты без переноса цифр. Программа для управленческого учёта производителя даёт себестоимость по спецификации, разрез по направлениям и одинаковые цифры для всех, кто смотрит отчёт.

Решения по программе не принимаются. Статьи расходов, правила распределения цеховых расходов на изделия и выбор разрезов определяет человек, и программа их воспроизводит. Если аренду цеха решили распределять по количеству выпущенных изделий, документ «Розподіл витрат» перенесёт её на изделия по этой базе, а саму базу выбирает владелец.

Что делает Bimp, а что нет

Bimp - украинская облачная ERP для производителей, и управленческие отчёты собраны в меню «Звіти». Они строятся по проведённым документам, фильтруются по периоду, направлениям деятельности и проекту, группируются и детализируются, шаблоны фильтров сохраняются. Себестоимость считается по спецификации, а косвенные расходы переносятся на изделия документом «Розподіл витрат», который описан в статье о себестоимости в Bimp. Обзор финансовых возможностей есть на странице Финансы.

Границы такие. Bimp ведёт управленческий учёт и не заменяет регламентированную бухгалтерскую и налоговую отчётность, поэтому отчёт P&L нельзя использовать как налоговую декларацию. Качество отчётов зависит от настроенных статей, направлений и от того, проведены ли документы. Планирование бюджета по статьям эта статья не рассматривает.

Когда программа для учёта ещё не нужна?

В мелком производстве таблицы хватает. Учёт ведёт один человек, ассортимент состоит из нескольких позиций, остатки видно на полке, а на вопрос о прибыли отвечает один файл. В таких условиях программа добавляет настроек, а пользы почти не даёт.

Сигнал, что таблиц уже мало, достаточно один: два человека дают разные ответы на один и тот же вопрос об остатке или прибыли, и каждый смотрит в свой файл.

Месяц в примере показал, что «прибыль» и «деньги» могут различаться на 280 000 гривен и при этом обе цифры будут точными. Управленческий учёт существует для того, чтобы у каждой из них было объяснение, которое можно проследить по документам.

Дальше по теме: отчёт P&L производителя с примером и распределение накладных расходов на себестоимость.

Частые вопросы