Contabilidade de gestão na produção: por onde começar e que relatórios abrir

O proprietário de uma fábrica abre o extrato bancário do mês e vê que nas contas há 6 000 euros a menos. Ao mesmo tempo, o contabilista mostra um relatório segundo o qual a empresa ganhou 8 000 euros. Os dois números estão certos, e é para que se expliquem um ao outro que serve a contabilidade de gestão na produção.

A contabilidade de gestão é a que o proprietário e o diretor financeiro mantêm para as suas decisões, fora da informação oficial ao Estado. Responde às perguntas sobre o custo do produto, a rentabilidade das linhas de negócio, a evolução dos gastos e o dinheiro das próximas semanas. A forma dos relatórios define-a a empresa, não há formulários obrigatórios.

Em que difere a contabilidade de gestão da contabilidade geral?

A contabilidade geral e fiscal obedece às regras com que a empresa presta contas ao Estado. A composição dos indicadores, os prazos e os formulários vêm de fora. A contabilidade de gestão constrói-se em torno das perguntas do gestor, por isso permite ver o lucro de uma encomenda, de um produto ou de um canal de venda.

Os dois tipos de contabilidade completam-se. No Bimp faz-se contabilidade de gestão. A informação contabilística e fiscal oficial prepara-se à parte e não é tratada neste artigo.

Que perguntas do proprietário fecha a contabilidade de gestão?

A primeira pergunta é quanto custa o produto. O custo compõe-se de materiais pela lista de materiais, pagamento à peça e uma parte dos gastos de oficina, e sem ele o preço define-se a olho. A segunda é que linha ou canal dá lucro. O grosso, a loja online própria e as encomendas para um cliente concreto têm margens diferentes, e no total das vendas ela fica diluída.

A terceira pergunta é para onde vão os gastos e porque subiram. A quarta, se o dinheiro chega para salários e fornecedores nas próximas duas semanas. O lucro não responde a esta, porque o dinheiro entra com atraso em relação à expedição.

Como é um mês de fabricante em três números?

O exemplo é fictício: uma oficina fabrica móveis por medida. No mês, expediu produtos no valor de 80 000 €, mas os clientes só tiveram tempo de pagar 67 500 €, e os restantes 12 500 € ficaram em dívida. Compraram-se e pagaram-se materiais por 35 000 €, foram para a produção 32 000 €, pelo que 3 000 € ficam em armazém.

Os outros gastos do mês. Pagamento à peça dos operários 12 000 €, gastos gerais de fabrico (renda da oficina e salário dos encarregados) 7 500 €, administrativos 8 000 €, de venda 10 000 €, juros do crédito 1 000 €. A amortização do equipamento, 1 500 €, não exige pagamentos. Todos os outros gastos foram pagos no mesmo mês.

Agora três formas de olhar para o mesmo mês.

Os pagamentos de 73 500 € compõem-se de 35 000 + 12 000 + 7 500 + 8 000 + 10 000 + 1 000. Os gastos pelo P&L, 72 000 €, são 32 000 + 12 000 + 7 500 + 8 000 + 10 000 + 1 500 + 1 000, em que dos materiais só se contam os usados, 32 000 €, mais a amortização.

A divergência de 14 000 € decompõe-se por inteiro. As expedições por cobrar aumentam o lucro sobre o dinheiro em 12 500 €. Os materiais em armazém, 3 000 €: o dinheiro já foi gasto, e só passarão a gasto depois do abate. A amortização de 1 500 € reduz o lucro, mas não tira euros, por isso subtrai-se. O total 12 500 + 3 000 - 1 500 = 14 000 € coincide com a diferença acima.

O extrato mostra o movimento de dinheiro, o P&L o resultado pelo acréscimo. A diferença entre eles só se explica em conjunto, se os dois relatórios assentarem nos mesmos documentos.

Por onde começar a contabilidade de gestão na produção?

A contabilidade começa pelos catálogos, e os relatórios vêm depois. Os dados chegam aos relatórios com a estrutura que lhes foi dada na introdução, e mudá-la retroativamente é difícil.

O primeiro passo são as rubricas de rendimentos e gastos e os seus grupos. No Bimp, cada linha do P&L reúne-se a partir dos grupos “Production overheads”, “Administrative expenses” e “Selling expenses”, por isso a renda da oficina e a do escritório devem estar em grupos diferentes. A configuração descreve-se no artigo sobre rubricas de rendimentos e gastos. Um gasto só entra no relatório “Accumulated cost” se a sua rubrica pertencer ao grupo “Cost price”.

O segundo passo são as linhas de negócio e os projetos. Se o grosso e o retalho têm margens diferentes, os cortes separados são precisos já no primeiro documento, porque depois é difícil reconstituí-los. Como fazê-lo explica o artigo sobre projetos e linhas de negócio.

O terceiro passo é registar os documentos a tempo. Os relatórios do Bimp constroem-se só com documentos registados, por isso um pagamento ou uma venda por registar não aparece. Quando a contabilidade é feita por várias pessoas, o hábito de fechar os documentos no mesmo dia fixa-se como regra à parte.

O quarto passo são os saldos iniciais. O balancete só é correto se houver saldos nas contas, e os saldos de dinheiro, stocks e acertos são precisos para qualquer conferência. O procedimento descreve-se no artigo sobre a introdução de saldos iniciais.

Tudo isto acontece antes do primeiro relatório. O primeiro mês serve para consolidar os dados iniciais, por isso os seus números são apenas um ponto de partida aproximado para os seguintes.

Que relatórios dão o quadro e por que ordem abri-los?

As capacidades gerais de todos os relatórios descrevem-se no artigo “Reports in Bimp”. Todos têm o mesmo ecrã com período, filtros, campos “Group by” e “Detail by” e gravação de modelo. Para começar bastam seis.

A ordem de abertura decorre de como surgem as perguntas. Primeiro o P&L, porque mostra se há algo a analisar. Depois o fluxo de caixa, que explica por que o lucro não coincide com a conta, como no exemplo acima. Depois o custo, se o lucro bruto caiu, e o lucro bruto, se é preciso encontrar o artigo ou o cliente em que a margem se perde. O balancete serve para conferir saldos quando os relatórios mostram números estranhos.

A estrutura do relatório descreve-se com detalhe na ajuda sobre o relatório “Income and expenses (P&L)”.

O que dá a automatização da contabilidade de gestão e o que fica com a pessoa?

A automatização da contabilidade de gestão elimina a conferência manual entre ficheiros. Armazém, produção, vendas e dinheiro escrevem numa só base, por isso a expedição, o abate de materiais e o pagamento chegam aos relatórios sem transcrever números. Um programa de contabilidade de gestão para fabricantes dá o custo pela lista de materiais, o corte por linhas de negócio e os mesmos números para todos os que veem o relatório.

As decisões não são tomadas pelo programa. As rubricas de gastos, as regras de repartição dos gastos de oficina pelos produtos e a escolha dos cortes definem-nas as pessoas, e o programa reproduz-as. Se se decidiu repartir a renda da oficina pela quantidade de produtos fabricados, o documento “Cost allocation” (repartição de custos indiretos) passa-a para os produtos com essa base, mas a base escolhe-a o proprietário.

O que faz o Bimp e o que não faz

O Bimp é um ERP na nuvem ucraniano para fabricantes, e os relatórios de gestão estão reunidos no menu “Reports”. Constroem-se com os documentos registados, filtram-se por período, linha de negócio e projeto, agrupam-se e detalham-se, e os modelos de filtros gravam-se. O custo calcula-se pela lista de materiais, e os custos indiretos passam para os produtos com o documento “Cost allocation”, descrito no artigo sobre o custo no Bimp. Há uma visão geral das funções financeiras na página Finanças.

Os limites são estes. O Bimp faz contabilidade de gestão e não substitui a contabilidade geral e a informação fiscal oficial, por isso o relatório P&L não deve usar-se como declaração fiscal. A qualidade dos relatórios depende das rubricas, das linhas de negócio configuradas e de os documentos estarem registados. O planeamento do orçamento por rubricas não é tratado neste artigo.

Quando ainda não é preciso programa de contabilidade?

Numa produção pequena, uma folha de cálculo chega. A contabilidade é feita por uma pessoa, o sortido tem poucos artigos, os saldos veem-se na prateleira e a pergunta sobre o lucro tem resposta num só ficheiro. Nessas condições, o programa traz configuração e quase nenhuma utilidade.

Um sinal de que as folhas já não bastam basta aqui: duas pessoas dão respostas diferentes à mesma pergunta sobre o saldo ou o lucro, e cada uma olha para o seu ficheiro.

O mês do exemplo mostrou que o “lucro” e o “dinheiro” podem diferir em 14 000 € e que, ainda assim, os dois números estarão exatos. A contabilidade de gestão existe para que cada um deles tenha uma explicação que se possa consultar nos documentos.

Sobre o tema, leia ainda: P&L de um fabricante com exemplo de relatório e “Cost allocation” indiretos.

Perguntas frequentes