Comptabilité de gestion en fabrication : par où commencer

Le dirigeant d’un atelier ouvre le relevé bancaire du mois et constate qu’il y a 12 000 euros de moins sur les comptes. Au même moment, le comptable lui présente un rapport selon lequel l’entreprise a gagné 16 000 euros. Les deux chiffres sont justes, et c’est pour qu’ils s’expliquent l’un l’autre qu’il faut une comptabilité de gestion en fabrication.

La comptabilité de gestion est celle que le dirigeant et le directeur financier tiennent pour leurs propres décisions, en dehors des états destinés à l’État. Elle répond aux questions sur le coût de revient d’un produit, la rentabilité des lignes d’activité, l’évolution des charges et l’argent des prochaines semaines. L’entreprise définit elle-même la forme des rapports, aucun formulaire n’est obligatoire.

En quoi la comptabilité de gestion diffère-t-elle de la comptabilité générale ?

La comptabilité générale et fiscale obéit aux règles selon lesquelles l’entreprise rend des comptes à l’État. Les indicateurs, les délais et les formulaires y sont fixés de l’extérieur. La comptabilité de gestion se construit autour des questions du dirigeant : on peut donc y regarder le résultat d’une commande, d’un produit ou d’un canal de vente.

Ces deux comptabilités se complètent. Bimp tient la comptabilité de gestion. Les états comptables et fiscaux réglementaires s’établissent séparément et ne sont pas traités dans cet article.

Quelles questions du dirigeant la comptabilité de gestion règle-t-elle ?

La première question est de savoir ce que coûte un produit. Le coût de revient se compose des matières selon la nomenclature, du « Piecework pay » et d’une part des frais d’atelier, et sans lui on fixe les prix au jugé. La deuxième est de savoir quelle ligne d’activité ou quel canal rapporte. Le gros, la boutique en ligne et les commandes sur mesure ont des marges différentes, que le chiffre d’affaires global moyenne.

La troisième question porte sur la destination des charges et la raison de leur hausse. La quatrième : y aura-t-il assez d’argent pour les salaires et les fournisseurs dans les deux semaines à venir ? Le résultat n’y répond pas, parce que l’argent arrive en retard par rapport à l’expédition, comme l’explique un article sur l’écart de trésorerie entre le P&L et le flux de trésorerie.

À quoi ressemble le mois d’un fabricant en trois chiffres ?

L’exemple est fictif : un atelier fabrique des meubles de rangement. Sur le mois, il a expédié pour 160 000 EUR de produits, mais les clients n’ont eu le temps de payer que 135 000 EUR, les 25 000 EUR restants sont dus. Il a acheté et payé 70 000 EUR de matières, dont 64 000 EUR sont partis en production, de sorte que 6 000 EUR restent en stock.

Les autres charges du mois. Le « Piecework pay » des ouvriers de production, 24 000 EUR. Les frais généraux de production (loyer de l’atelier et salaires des contremaîtres), 15 000 EUR. Les frais administratifs, 16 000 EUR. Les frais de vente, 20 000 EUR. Les intérêts du crédit, 2 000 EUR. L’amortissement du matériel, 3 000 EUR, ne donne lieu à aucun paiement. Toutes les autres charges ont été payées dans le mois.

Voici maintenant trois façons de regarder le même mois.

Les décaissements de 147 000 EUR se composent de 70 000 + 24 000 + 15 000 + 16 000 + 20 000 + 2 000. Les charges du P&L, 144 000 EUR, sont 64 000 + 24 000 + 15 000 + 16 000 + 20 000 + 3 000 + 2 000, où l’on ne retient que les matières consommées, 64 000 EUR, plus l’amortissement.

L’écart de 28 000 EUR se décompose entièrement. Les expéditions non payées augmentent le résultat par rapport à l’argent de 25 000 EUR. Les matières en stock, 6 000 EUR : l’argent est déjà dépensé, mais ce ne seront des charges qu’après la sortie. L’amortissement, 3 000 EUR, réduit le résultat sans sortir un euro, on le retranche donc. Au total, 25 000 + 6 000 - 3 000 = 28 000 EUR, ce qui correspond à l’écart ci-dessus.

Le relevé montre le mouvement de l’argent, le P&L le résultat à l’engagement. On n’explique l’écart entre eux qu’ensemble, si les deux rapports reposent sur les mêmes documents.

Par où commencer la comptabilité de gestion en fabrication ?

La comptabilité commence par les référentiels, les rapports viennent après. Les données entrent dans les rapports avec la structure qu’on leur a donnée à la saisie, et il est difficile de la changer après coup.

La première étape consiste en postes de produits et de charges et leurs groupes. Dans Bimp, chaque ligne du P&L se compose des groupes « Production overheads », « Administrative expenses » et « Selling expenses » : le loyer de l’atelier et celui des bureaux doivent donc se trouver dans des groupes différents. Le paramétrage est décrit dans l’article sur les postes de produits et de charges. Une charge n’entre dans le rapport « Accumulated cost » que si son poste appartient au groupe « Cost price ».

La deuxième étape, ce sont les lignes d’activité et les projets. Si le gros et le détail ont des marges différentes, il faut des coupes séparées dès le premier document, car on les rétablit difficilement ensuite. L’article sur les projets et lignes d’activité explique comment faire.

La troisième étape est la validation des documents à temps. Les rapports de Bimp ne se construisent que sur les documents validés : un paiement ou une vente non validé n’y figurera pas. Quand plusieurs personnes tiennent la comptabilité, l’habitude de clôturer les documents le jour même s’inscrit dans une règle à part.

La quatrième étape concerne les stocks initiaux. La balance générale n’est correcte que si les comptes de comptabilité ont leurs soldes, et les soldes de trésorerie, de stocks et de règlements sont nécessaires pour tout rapprochement. La procédure est décrite dans l’article sur la saisie des soldes d’ouverture.

Tout cela se fait avant le premier rapport. Le premier mois sert à consolider les données initiales : ses chiffres ne restent qu’un point de repère approximatif pour les suivants.

Quels rapports donnent l’image d’ensemble, et dans quel ordre les ouvrir ?

Les possibilités communes à tous les rapports sont décrites dans l’article « Reports in Bimp ». Ils ont tous le même écran, avec la période, les filtres, les champs « Group by » et « Detail by » et l’enregistrement d’un modèle. Pour démarrer, six suffisent.

L’ordre d’ouverture découle de la façon dont les questions apparaissent. D’abord le P&L, parce qu’il montre s’il y a quelque chose à analyser. Puis le flux de trésorerie, qui explique pourquoi le résultat ne correspond pas au compte, comme dans l’exemple ci-dessus. Puis le coût de revient, si la marge brute a baissé, et la marge brute, s’il faut trouver le produit ou le client sur lequel la marge se perd. La balance générale sert à rapprocher les soldes quand les rapports affichent des chiffres étranges.

La structure du rapport est détaillée dans l’aide sur le rapport « Income and expenses (P&L) ».

Qu’apporte l’automatisation de la comptabilité de gestion, et que reste-t-il à l’humain ?

L’automatisation de la comptabilité de gestion supprime le rapprochement manuel entre fichiers. Le stock, la production, les ventes et la trésorerie écrivent dans une seule base : l’expédition, la sortie de matières et le paiement arrivent donc dans les rapports sans recopier les chiffres. Un logiciel de comptabilité de gestion pour fabricant donne le coût de revient d’après la nomenclature, les coupes par ligne d’activité et des chiffres identiques pour tous ceux qui regardent le rapport.

Le logiciel ne prend pas les décisions. Les postes de charges, les règles de « Cost allocation » (répartition des frais indirects) d’atelier sur les produits et le choix des coupes sont arrêtés par une personne, et le programme les reproduit. Si l’on décide de répartir le loyer de l’atelier selon le nombre de produits fabriqués, le document « Cost allocation » le reportera sur les produits avec cette clé, mais c’est le dirigeant qui choisit la clé.

Ce que fait Bimp, et ce qu’il ne fait pas

Bimp est un ERP cloud ukrainien pour les fabricants, et les rapports de gestion sont réunis dans le menu « Reports ». Ils se construisent sur les documents validés, se filtrent par période, ligne d’activité et projet, se regroupent et se détaillent, et les modèles de filtres s’enregistrent. Le coût de revient se calcule d’après la nomenclature, et les charges indirectes se reportent sur les produits avec le document « Cost allocation », décrit dans l’article sur le coût de revient dans Bimp. Une vue d’ensemble des fonctions financières figure sur la page Finances.

Les limites sont les suivantes. Bimp tient la comptabilité de gestion et ne remplace pas les états comptables et fiscaux réglementaires : le P&L ne doit donc pas servir de déclaration fiscale. La qualité des rapports dépend des postes et des lignes d’activité paramétrés et de la validation des documents. La planification budgétaire par poste n’est pas traitée dans cet article.

Quand un logiciel n’est-il pas encore nécessaire ?

Dans une petite production, un tableur suffit. Une seule personne tient la comptabilité, la gamme tient en quelques références, les stocks se voient sur l’étagère et un fichier répond à la question du résultat. Dans ces conditions, un logiciel ajoute du paramétrage pour peu d’utilité.

Le signe qu’un tableur ne suffit plus est simple : deux personnes donnent des réponses différentes à la même question sur un stock ou un résultat, chacune regardant son propre fichier.

Le mois de l’exemple a montré que le « résultat » et l’« argent » peuvent différer de 28 000 euros, et que les deux chiffres restent exacts. La comptabilité de gestion existe pour que chacun ait une explication que l’on peut retrouver dans les documents.

À lire ensuite : le compte de résultat d’un fabricant avec un exemple de rapport et la répartition des charges indirectes sur le coût de revient.

Questions fréquentes