Зміст статті
- Чим управлінський облік відрізняється від бухгалтерського?
- Які питання власника закриває управлінський облік?
- Як виглядає місяць виробника у трьох цифрах?
- З чого почати управлінський облік на виробництві?
- Які звіти збирають картину і в якому порядку їх відкривати?
- Що дає автоматизація управлінського обліку і що лишається за людиною?
- Що робить Bimp, а що ні
- Коли програма для обліку ще не потрібна?
- Часті питання
- Управлінський облік - це облік для рішень власника. Він відповідає, скільки коштує виріб, який напрям приносить прибуток і скільки грошей лишиться за два тижні. Форму звіту компанія обирає сама, на відміну від регламентованої звітності.
- Почати можна з чотирьох кроків. Статті доходів і витрат, напрями діяльності, звичка проводити документи вчасно та початкові залишки. Після цього три звіти (P&L, рух грошових коштів, собівартість) дають основу.
- У прикладі виробника прибуток до оподаткування за P&L становить 160 000 грн, а гроші за місяць зменшилися на 120 000 грн. Різницю в 280 000 грн пояснюють неоплачені відвантаження, матеріали на складі й амортизація.
- Bimp веде управлінський облік і не замінює регламентовану бухгалтерську та податкову звітність.
Власник виробництва відкриває банківську виписку за місяць і бачить, що на рахунках стало на 120 000 гривень менше. Бухгалтер у цей самий час показує звіт, за яким компанія заробила 160 000 гривень. Обидві цифри правильні, і саме для того, щоб вони пояснювали одна одну, потрібен управлінський облік на виробництві.
Управлінський облік - це облік, який власник і фінансовий директор ведуть для власних рішень, поза державною звітністю. Він відповідає на питання про собівартість виробу, прибутковість напрямів, динаміку витрат і гроші на найближчі тижні. Форму звітів компанія визначає сама, обов’язкових форм для нього немає.
Чим управлінський облік відрізняється від бухгалтерського?
Бухгалтерський і податковий облік підпорядковані правилам, за якими компанія звітує перед державою. Склад показників, терміни й форми там задано ззовні. Управлінський облік будується під запитання керівника, тому в ньому можна подивитися на прибуток окремого замовлення, виробу чи каналу збуту.
Ці два види обліку доповнюють один одного. У Bimp ведеться управлінський облік. Регламентована бухгалтерська й податкова звітність готується окремо і в цій статті не розглядається.
Які питання власника закриває управлінський облік?
Перше питання - скільки коштує виріб. Собівартість складається з матеріалів за специфікацією, відрядної оплати й частки цехових витрат, і без неї ціну призначають на око. Друге - який напрям чи канал приносить прибуток. Опт, власний інтернет-магазин і замовлення під конкретного покупця мають різну маржу, а в загальній виручці вона усереднюється.
Третє питання - куди йдуть витрати і чому вони зросли. Четверте - чи вистачить грошей на зарплату й постачальників у найближчі два тижні. Прибуток відповіді на нього не дає, бо гроші приходять із запізненням щодо відвантаження, про що докладніше в статті про касовий розрив між P&L і cashflow.
Як виглядає місяць виробника у трьох цифрах?
Приклад умовний: цех випускає корпусні меблі. За місяць цех відвантажив продукції на 1 600 000 грн, але покупці встигли заплатити лише 1 350 000 грн, а решту 250 000 грн заборгували. Матеріалів закуплено й оплачено на 700 000 грн, у виробництво пішло на 640 000 грн, тож 60 000 грн лежить на складі.
Інші витрати місяця. Відрядна оплата виробничих робітників 240 000 грн, загальновиробничі витрати (оренда цеху і зарплата майстрів) 150 000 грн, адміністративні 160 000 грн, збутові 200 000 грн, відсотки за кредит 20 000 грн. Амортизація обладнання 30 000 грн не потребує виплат. Усі інші витрати оплачено в цьому ж місяці.
Тепер три способи подивитися на один місяць.
| Погляд | Розрахунок | Результат, грн |
|---|---|---|
| Банківська виписка (рух грошей) | Надходження 1 350 000 - виплати 1 470 000 | -120 000 |
| Звіт про прибутки та збитки (P&L) | Виручка 1 600 000 - витрати 1 440 000 | +160 000 |
| Розбіжність | 160 000 - (-120 000) | 280 000 |
Виплати 1 470 000 грн складаються з 700 000 + 240 000 + 150 000 + 160 000 + 200 000 + 20 000. Витрати за P&L 1 440 000 грн - це 640 000 + 240 000 + 150 000 + 160 000 + 200 000 + 30 000 + 20 000, де матеріалів узято лише використані на 640 000 грн, плюс амортизація.
Розбіжність у 280 000 грн розкладається повністю. Неоплачені відвантаження збільшують прибуток над грошима на 250 000 грн. Матеріали на складі на 60 000 грн - гроші вже витрачено, а витратами вони стануть після списання. Амортизація 30 000 грн зменшує прибуток, але гривень не забирає, тому віднімається. Підсумок 250 000 + 60 000 - 30 000 = 280 000 грн збігається з різницею вище.
Виписка показує рух грошей, P&L - результат за нарахуванням. Різницю між ними пояснюють лише разом, якщо обидва звіти побудовані на тих самих документах.
З чого почати управлінський облік на виробництві?
Облік починається з довідників, і звіти йдуть після них. Дані потрапляють у звіти тією структурою, яку їм задано при введенні, а змінити її заднім числом важко.
Перший крок - статті доходів і витрат та їх групи. У Bimp кожен рядок P&L збирається з груп «Загальновиробничі витрати», «Адміністративні витрати» і «Витрати на збут», тому оренда цеху й оренда офісу мають лежати в різних групах. Налаштування описано в статті про статті доходів і витрат. Витрата потрапляє у звіт «Накопичена собівартість» лише тоді, коли її стаття належить до групи «Собівартість».
Другий крок - напрями діяльності та проєкти. Якщо опт і роздріб мають різну маржу, окремі розрізи потрібні вже в першому документі, бо потім їх важко відновити. Як це зробити, пояснює стаття про проєкти та напрями діяльності.
Третій крок - проведення документів вчасно. Звіти Bimp будуються лише за проведеними документами, тож непроведена оплата чи продаж у них не з’явиться. Коли облік веде кілька людей, звичку закривати документи в той самий день закладають окремим правилом.
Четвертий крок - початкові залишки. Оборотно-сальдова відомість коректна лише за наявності залишків по рахунках обліку, а залишки грошей, запасів і розрахунків потрібні для будь-якої звірки. Порядок описано в статті про введення початкових залишків.
Усе це відбувається до першого звіту. Перший місяць іде на зведення початкових даних, тому його цифри лишаються лише приблизною точкою відліку для наступних.
Які звіти збирають картину і в якому порядку їх відкривати?
Загальні можливості всіх звітів описано в статті «Звіти в Bimp». Усі вони мають однаковий екран із періодом, фільтрами, полями «Групувати за» та «Деталізація по» і збереженням шаблону. На старті вистачає шести.
| Звіт | Яке питання закриває | Докладно в довідці |
|---|---|---|
| «Доходи та витрати (P&L)» | Чи прибутковий бізнес, які групи витрат найбільші | P&L |
| «Рух грошових коштів» | Скільки грошей надійшло й витрачено фактично | Рух грошових коштів |
| «Собівартість випущеної продукції» | Скільки матеріалів пішло на виріб і яка собівартість одиниці | Собівартість випуску |
| «Накопичена собівартість» | Які витрати накопичено й скільки з них розподілено на продукцію | Накопичена собівартість |
| «Валовий прибуток» | Які товари, покупці чи менеджери дають маржу | Валовий прибуток |
| «Оборотно-сальдова відомість» | Чи сходяться залишки й обороти по рахунках | ОСВ |
Порядок відкриття випливає з того, як з’являються питання. Спершу P&L, бо він показує, чи є що аналізувати. Потім рух грошових коштів, який пояснює, чому прибуток не збігається з рахунком, як у прикладі вище. Потім собівартість, якщо валовий прибуток просів, і валовий прибуток, якщо треба знайти товар чи покупця, на яких втрачається маржа. Оборотно-сальдова відомість потрібна для звірки залишків, коли звіти показують дивні цифри.
Докладно про структуру звіту йдеться в довідці про звіт «Доходи та витрати (P&L)», а про розрахунок собівартості виробу - у статті про собівартість продукції.
Що дає автоматизація управлінського обліку і що лишається за людиною?
Автоматизація управлінського обліку прибирає ручну звірку між файлами. Склад, виробництво, продажі й гроші пишуть в одну базу, тому відвантаження, списання матеріалів і оплата потрапляють у звіти без перенесення цифр. Програма для управлінського обліку виробника дає собівартість за специфікацією, розріз за напрямами й однакові цифри для всіх, хто дивиться звіт.
Рішення за програмою не приймаються. Статті витрат, правила розподілу цехових витрат на вироби й вибір розрізів визначає людина, і програма їх відтворює. Якщо оренду цеху вирішили розподіляти за кількістю випущених виробів, документ «Розподіл витрат» перенесе її на вироби за цією базою, а саму базу обирає власник.
Що робить Bimp, а що ні
Bimp - українська хмарна ERP для виробників, і управлінські звіти зібрано в меню «Звіти». Вони будуються за проведеними документами, фільтруються за періодом, напрямами діяльності й проєктом, групуються й деталізуються, шаблони фільтрів зберігаються. Собівартість рахується за специфікацією, а непрямі витрати переносяться на вироби документом «Розподіл витрат», який описано в статті про собівартість у Bimp. Огляд фінансових можливостей є на сторінці Фінанси.
Межі такі. Bimp веде управлінський облік і не замінює регламентовану бухгалтерську й податкову звітність, тому звіт P&L не слід використовувати як податкову декларацію. Якість звітів залежить від налаштованих статей, напрямів і від того, чи проведено документи. Планування бюджету за статтями ця стаття не розглядає.
Коли програма для обліку ще не потрібна?
У дрібному виробництві таблиці вистачає. Облік веде одна людина, асортимент складається з кількох позицій, залишки видно на полиці, а на питання про прибуток відповідає один файл. У таких умовах програма додає налаштувань, а користі майже не дає.
Сигнали, що таблиць уже мало, описано в статті про те, коли виробництву потрібна ERP. Тут достатньо одного: дві людини дають різні відповіді на те саме питання про залишок чи прибуток, і кожна дивиться у свій файл.
Місяць у прикладі показав, що «прибуток» і «гроші» можуть різнитися на 280 000 гривень і при цьому обидві цифри будуть точними. Управлінський облік існує, щоб кожна з них мала пояснення, яке можна проглянути за документами.
Далі за темою: P&L виробника з прикладом звіту і розподіл накладних витрат на собівартість.
Часті питання
Що таке управлінський облік на виробництві?
Це облік, який власник і фінансовий директор ведуть для власних рішень. Він показує собівартість виробів, прибутковість напрямів, витрати за статтями і рух грошей. Формат звітів визначає компанія, обов'язкових форм немає.
Чим управлінський облік відрізняється від бухгалтерського?
Бухгалтерський і податковий облік ведуть за встановленими правилами для звітності перед державою. Управлінський будується під питання керівника, тому може мати розрізи за виробами, замовленнями й напрямами, яких регламентована звітність не вимагає.
З яких звітів почати управлінський облік?
З трьох. Звіт про прибутки та збитки (P&L) показує результат за нарахуванням, звіт про рух грошових коштів показує фактичні гроші, звіт про собівартість випущеної продукції показує вартість виробу. Разом вони пояснюють, чому прибуток і гроші розходяться.
Чи потрібна програма для управлінського обліку?
Для невеликого асортименту й одного облікового працівника вистачає таблиці. Коли дані вносять троє й більше людей, з'являється виробництво за специфікаціями і кілька каналів збуту, таблиці перестають збігатися між собою, і облік переносять у програму.
Чи замінює Bimp бухгалтерську звітність?
Ні. Bimp веде управлінський облік: звіти по собівартості, прибутку, витратах і грошах. Регламентована бухгалтерська й податкова звітність готується окремо.
На демонстрації Bimp ERP фахівець пройде ваш процес від специфікації до звітів «Доходи та витрати (P&L)» і «Рух грошових коштів». Достатньо одного виробу та опису, як облік ведеться зараз.
Замовити демо