Rachunkowość zarządcza w produkcji: od czego zacząć

Właściciel zakładu produkcyjnego otwiera wyciąg bankowy za miesiąc i widzi, że na rachunkach jest o 24 000 złotych mniej. Księgowa w tym samym czasie pokazuje raport, według którego firma zarobiła 32 000 złotych. Obie liczby są poprawne, i właśnie po to, żeby się wzajemnie tłumaczyły, potrzebna jest rachunkowość zarządcza w produkcji.

Rachunkowość zarządcza to ewidencja, którą właściciel i dyrektor finansowy prowadzą na własne decyzje, poza sprawozdawczością dla państwa. Odpowiada na pytania o koszt wytworzenia wyrobu, rentowność kierunków, dynamikę kosztów i pieniądze na najbliższe tygodnie. Formę raportów firma określa sama, obowiązkowych wzorów dla niej nie ma.

Czym rachunkowość zarządcza różni się od księgowości?

Księgowość i rozliczenia podatkowe podlegają zasadom, według których firma sprawozdaje się wobec państwa. Skład wskaźników, terminy i formularze są tam narzucone z zewnątrz. Rachunkowość zarządczą buduje się pod pytania kierownika, więc można w niej spojrzeć na zysk pojedynczego zamówienia, wyrobu albo kanału sprzedaży.

Te dwa rodzaje ewidencji się uzupełniają. W Bimp prowadzi się rachunkowość zarządczą. Obowiązkowa sprawozdawczość księgowa i podatkowa jest przygotowywana osobno i w tym artykule nie jest omawiana.

Jakie pytania właściciela zamyka rachunkowość zarządcza?

Pierwsze pytanie: ile kosztuje wyrób. Koszt wytworzenia składa się z materiałów według specyfikacji, „Piecework pay” i udziału kosztów wydziałowych, a bez niego cenę ustala się na oko. Drugie: który kierunek albo kanał przynosi zysk. Hurt, własny sklep internetowy i zamówienia pod konkretnego klienta mają różną marżę, a w ogólnym przychodzie się ona uśrednia.

Trzecie pytanie: dokąd idą koszty i dlaczego wzrosły. Czwarte: czy starczy pieniędzy na wynagrodzenia i dostawców w najbliższe dwa tygodnie. Zysk odpowiedzi na nie nie daje, bo pieniądze wpływają z opóźnieniem względem wysyłki. Ten rozjazd między zyskiem a gotówką opisuje raport przepływów pieniężnych omówiony niżej.

Jak wygląda miesiąc producenta w trzech liczbach?

Przykład jest umowny: zakład wytwarza meble korpusowe. W miesiącu zakład wysłał produkcję za 320 000 PLN, ale klienci zdążyli zapłacić tylko 270 000 PLN, a pozostałe 50 000 PLN są zaległe. Materiałów kupiono i opłacono za 140 000 PLN, do produkcji poszło za 128 000 PLN, więc 12 000 PLN leży na magazynie.

Pozostałe koszty miesiąca. Akord pracowników produkcji 48 000 PLN, koszty wydziałowe (czynsz hali i pensje mistrzów) 30 000 PLN, administracyjne 32 000 PLN, sprzedaży 40 000 PLN, odsetki od kredytu 4 000 PLN. Amortyzacja maszyn 6 000 PLN nie wymaga wypłat. Wszystkie inne koszty opłacono w tym samym miesiącu.

Teraz trzy sposoby spojrzenia na jeden miesiąc.

Wypłaty 294 000 PLN to 140 000 + 48 000 + 30 000 + 32 000 + 40 000 + 4 000. Koszty według RZiS 288 000 PLN to 128 000 + 48 000 + 30 000 + 32 000 + 40 000 + 6 000 + 4 000, gdzie materiałów uwzględniono tylko zużyte za 128 000 PLN, plus amortyzacja.

Rozbieżność 56 000 PLN rozkłada się w całości. Niezapłacone wysyłki podnoszą zysk nad gotówką o 50 000 PLN. Materiały na magazynie za 12 000 PLN: pieniądze już wydano, a kosztem staną się po spisaniu. Amortyzacja 6 000 PLN zmniejsza zysk, ale złotówek nie zabiera, więc się odejmuje. Suma 50 000 + 12 000 - 6 000 = 56 000 PLN zgadza się z różnicą wyżej.

Wyciąg pokazuje ruch pieniędzy, RZiS - wynik metodą memoriałową. Różnicę między nimi wyjaśnia się tylko razem, jeśli oba raporty zbudowano na tych samych dokumentach.

Od czego zacząć rachunkowość zarządczą w produkcji?

Ewidencję zaczyna się od słowników, a raporty idą po nich. Dane trafiają do raportów w takiej strukturze, jaką nadano im przy wprowadzaniu, a zmienić ją wstecz trudno.

Pierwszy krok to pozycje przychodów i kosztów oraz ich grupy. W Bimp każdy wiersz RZiS zbiera się z grup „Production overheads”, „Administrative expenses” i „Selling expenses”, więc czynsz hali i czynsz biura mają leżeć w różnych grupach. Ustawienia opisano w artykule o pozycjach przychodów i kosztów. Koszt trafia do raportu „Accumulated cost” tylko wtedy, gdy jego pozycja należy do grupy „Cost price”.

Drugi krok to kierunki działalności i projekty. Jeśli hurt i detal mają różną marżę, osobne przekroje są potrzebne już w pierwszym dokumencie, bo potem trudno je odtworzyć. Jak to zrobić, wyjaśnia artykuł o projektach i kierunkach działalności.

Trzeci krok to księgowanie dokumentów na czas. Raporty Bimp buduje się tylko według zaksięgowanych dokumentów, więc niezaksięgowana płatność czy sprzedaż się w nich nie pojawi. Gdy ewidencję prowadzi kilka osób, nawyk zamykania dokumentów tego samego dnia zapisuje się osobną regułą.

Czwarty krok to stany początkowe. Zestawienie obrotów i sald jest poprawne tylko wtedy, gdy są stany na kontach ewidencji, a stany środków, zapasów i rozrachunków są potrzebne do każdego uzgodnienia. Kolejność opisano w artykule o wprowadzaniu stanów początkowych.

Wszystko to dzieje się przed pierwszym raportem. Pierwszy miesiąc idzie na zebranie danych początkowych, więc jego liczby są tylko przybliżonym punktem odniesienia dla następnych.

Jakie raporty składają się na obraz i w jakiej kolejności je otwierać?

Ogólne możliwości wszystkich raportów opisano w artykule „Reports in Bimp”. Wszystkie mają ten sam ekran z okresem, filtrami, polami „Group by” i „Detail by” oraz zapisem szablonu. Na start wystarczy sześć.

Kolejność otwierania wynika z tego, jak pojawiają się pytania. Najpierw RZiS, bo pokazuje, czy jest co analizować. Potem przepływy pieniężne, które wyjaśniają, dlaczego zysk nie zgadza się z rachunkiem, jak w przykładzie wyżej. Potem koszt wytworzenia, jeśli zysk brutto spadł, i zysk brutto, jeśli trzeba znaleźć towar albo klienta, na których ucieka marża. Zestawienie obrotów i sald jest potrzebne do uzgodnienia stanów, gdy raporty pokazują dziwne liczby.

Szczegółowo o strukturze raportu mówi pomoc o raporcie „Income and expenses (P&L)”, a o tym, jak liczy się koszt wytworzenia wyrobu, pisze strona Bimp dla producentów.

Co daje automatyzacja rachunkowości zarządczej i co zostaje po stronie człowieka?

Automatyzacja usuwa ręczne uzgadnianie między plikami. Magazyn, produkcja, sprzedaż i pieniądze zapisują się w jednej bazie, więc wysyłka, spisanie materiałów i płatność trafiają do raportów bez przenoszenia liczb. Program do rachunkowości zarządczej producenta daje koszt wytworzenia według specyfikacji, przekrój według kierunków i takie same liczby dla wszystkich, którzy patrzą na raport.

Decyzji program nie podejmuje. Pozycje kosztów, reguły rozliczania kosztów wydziałowych na wyroby i wybór przekrojów określa człowiek, a program je odtwarza. Jeśli czynsz hali postanowiono rozliczać według liczby wyprodukowanych wyrobów, dokument „Cost allocation” (rozdzielenie kosztów pośrednich) przeniesie go na wyroby według tego klucza, a sam klucz wybiera właściciel.

Co robi Bimp, a czego nie robi

Bimp to ukraiński chmurowy system ERP dla producentów, a raporty zarządcze są zebrane w menu „Reports”. Buduje się je według zaksięgowanych dokumentów, filtruje według okresu, kierunków działalności i projektu, grupuje i szczegółowi, a szablony filtrów zapisuje. Koszt wytworzenia liczy się według specyfikacji, a koszty pośrednie przenosi się na wyroby dokumentem „Cost allocation”, opisanym w artykule o koszcie wytworzenia w Bimp. Przegląd możliwości finansowych jest na stronie Finanse.

Granice są takie. Bimp prowadzi rachunkowość zarządczą i nie zastępuje obowiązkowej sprawozdawczości księgowej i podatkowej, więc raportu RZiS nie należy używać jako deklaracji podatkowej. Jakość raportów zależy od ustawionych pozycji, kierunków i od tego, czy dokumenty zaksięgowano. Planowania budżetu według pozycji ten artykuł nie omawia.

Kiedy program do ewidencji jeszcze nie jest potrzebny?

W małej produkcji wystarcza arkusz. Ewidencję prowadzi jedna osoba, asortyment składa się z kilku pozycji, stany widać na półce, a na pytanie o zysk odpowiada jeden plik. W takich warunkach program dodaje ustawień, a pożytku daje niewiele.

Sygnał, że arkuszy już za mało, może być jeden: dwie osoby dają różne odpowiedzi na to samo pytanie o stan czy zysk i każda patrzy do swojego pliku.

Miesiąc w przykładzie pokazał, że „zysk” i „pieniądze” mogą różnić się o 56 000 złotych, a obie liczby będą dokładne. Rachunkowość zarządcza istnieje po to, żeby każda z nich miała wyjaśnienie, które można prześledzić po dokumentach.

Dalej w temacie: rachunek zysków i strat producenta z przykładem raportu i rozliczanie kosztów pośrednich na koszt wytworzenia.

Często zadawane pytania