Авансовий звіт: як закрити підзвітні кошти
На цій сторінці
Авансовий звіт в Bimp — документ, яким підзвітна особа підтверджує витрати за виданими їй коштами. Він зменшує борг співробітника, а якщо витрат більше за видане, створює борг компанії перед співробітником. Увімкнувши перемикач «На собівартість», витрати можна віднести на замовлення покупця.
Для чого потрібен авансовий звіт
Авансовий звіт закриває підзвітні кошти: співробітник, який отримав гроші під звіт, підтверджує, на що їх витратив. Це друга половина процесу після видачі підзвітних коштів. Без авансового звіту борг співробітника перед компанією залишається у звіті по підзвітниках.
Як створити авансовий звіт
Авансовий звіт створюють у розділі «Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами», де створюють і видачу підзвітних коштів.
- Відкрийте Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами і натисніть Створити.
- Оберіть Авансовий звіт.
- У секції «Головне» оберіть підзвітну особу та документ-підставу (видачу, за якою звітує співробітник).
- Додайте витрати: для кожної вкажіть статтю витрат і суму. Для витрат на конкретне замовлення вкажіть замовлення покупця.
- Збережіть і проведіть документ.
Що відбувається після проведення
Проведений авансовий звіт відображається у звіті Взаєморозрахунки з підзвітними особами у колонці «Відзвітовано». Витрати потрапляють у звіт Витрати як витрати періоду.
Розрахунок кінцевого залишку: «Початковий залишок» + «Видано» − «Повернено» − «Відзвітовано». Позитивний залишок означає, що борг має співробітник, від’ємний — компанія.
Приклад 1. Видача без звіту. Офіс-менеджер отримав під звіт 500 UAH на канцелярію. Поки авансового звіту немає, кінцевий залишок за ним — 500 UAH: це сигнал нагадати про чеки.
Приклад 2. Перевитрата без авансу. Співробітник витратив власні 100 USD на таксі й готель і надав документи. Бухгалтер проводить авансовий звіт на 100 USD, кінцевий залишок стає −100 USD: компанія винна співробітнику 100 USD.
Як віднести витрати на собівартість замовлення
Щоб витрати з авансового звіту потрапили у собівартість замовлення, увімкніть у секції «Головне» перемикач На собівартість, оберіть підзвітну особу і документ-підставу, вкажіть статтю витрат із групи «Собівартість», суму і замовлення покупця (або замовлення-наряд). Після збереження сума і посилання на документ з’являються у звіті «Накопичена собівартість». Докладно — Накопичення витрат.
Як повернути невикористаний залишок
Якщо співробітник витратив менше, ніж отримав, залишок повертають документом «Повернення підзвітних коштів» — див. Підзвітні кошти. Для відшкодування перевитрати співробітнику потрібна окрема виплата.
Часті питання
Що таке авансовий звіт у Bimp?
Документ, яким підзвітна особа відзвітовує про витрати за отриманими коштами. Проведений звіт збільшує суму в колонці «Відзвітовано» у звіті «Взаєморозрахунки з підзвітними особами».
Що означає від'ємний кінцевий залишок у звіті по підзвітниках?
Компанія винна співробітнику: він витратив власні гроші, і сума перевитрати має бути йому відшкодована.
Як віднести витрати з авансового звіту на собівартість замовлення?
Увімкніть перемикач «На собівартість» у секції «Головне», оберіть статтю з групи «Собівартість» і замовлення покупця. Витрата з'явиться у звіті «Накопичена собівартість».
Чи потрапляють авансові звіти у звіт «Витрати»?
Так, документ «Авансовий звіт» входить у звіт «Витрати» разом із нарахуванням зарплати, надходженням товарів і послуг та іншими витратами.
Про це в Bimp: Фінанси в Bimp