Початкові залишки: підзвітні особи — аванси й перевитрати

Що вносять у вкладку про підзвітні особи

Вкладка «Взаєморозрахунки з підзвітними особами» фіксує гроші, які вже видано співробітникам на господарські витрати чи відрядження, але вони ще не відзвітували. Без неї ці суми «зникнуть» з обліку: у касі їх немає, а звіту про витрату ще не було.

Приклад. Менеджер із закупівель отримав 5 000 грн на фурнітуру і ще не надав чеки. Цю суму вносять як залишок на нього.

Перед початком

Створіть документ «Введення початкових залишків» — Введення початкових залишків — і додайте співробітників у довідник. Як працювати з підзвітними коштами далі — Підзвітні кошти та Авансовий звіт.

Як заповнити вкладку

Відкрийте документ, перейдіть на вкладку «Взаєморозрахунки з підзвітними особами» й натисніть Додати.

1. «Співробітник» — оберіть особу, за якою числиться заборгованість чи перевитрата.
2. «Перевитрата» — не ставте галочку, якщо співробітник винен гроші компанії (йому видали аванс). Поставте галочку, якщо компанія винна співробітнику: він витратив власні кошти на бізнес.
3. «Валюта» — валюта, в якій видано кошти (UAH, USD тощо).
4. «Сума розрахунків» — сума в обраній валюті.
5. «Сума обліку» — сума у валюті обліку компанії.
6. «Коментар» — призначення коштів, наприклад «Аванс на паливо від 20.03»; це допоможе при звірці.
7. Збережіть документ.

Дані вносяться станом на дату документа «Введення початкових залишків».

Як перевірити результат

Відкрийте звіт «Взаєморозрахунки з підзвітними особами»: у ньому має бути кожен співробітник із правильною сумою і напрямом боргу.