Звіт «Взаєморозрахунки з підзвітниками»: кошти під звіт і авансові звіти
На цій сторінці
Звіт «Взаєморозрахунки з підзвітниками» показує по кожному співробітнику, скільки коштів йому видано під звіт, скільки підтверджено авансовими звітами і який залишок. Додатний залишок — борг співробітника компанії, від'ємний — борг компанії. Відкрийте «Звіти → Взаєморозрахунки з підзвітниками» і вкажіть період.
Для чого звіт
Звіт «Взаєморозрахунки з підзвітниками» показує, скільки коштів видано співробітникам на господарські потреби, відрядження чи закупівлі, скільки з них підтверджено документами і хто досі винен компанії. Він потрібен, щоб гроші не «зависали» в підзвітних осіб без чеків і щоб вчасно нагадувати про авансові звіти.
Як видавати кошти і здавати звіти, описано в статтях Підзвітні кошти і Авансовий звіт. Загальні механіки звітів описані в статті Звіти в Bimp.
Як сформувати
Щоб отримати звіт, вкажіть період і за потреби співробітників.
- Відкрийте Звіти → Взаєморозрахунки з підзвітниками.
- Відкрийте ліву панель Фільтри і вкажіть «Період», наприклад 01.01.2026 – 15.07.2026.
- У полі «Підзвітник» оберіть одного чи кількох співробітників, якщо потрібен не весь список.
- У верхній панелі налаштуйте «Групувати за» і «Деталізація по».
- Натисніть Сформувати звіт.
Показники
Таблиця показує рух коштів по кожному підзвітнику.
| Колонка | Що означає |
|---|---|
| «Підзвітники / Документи» | Співробітник і при розгортанні документи: видача коштів, повернення, авансові звіти |
| «Початковий залишок» | Борг на початок періоду: додатний — винен співробітник, від’ємний — винна компанія |
| «Видано/Повернуто» | Кошти, які співробітник отримав на руки, і невикористаний залишок, який він повернув у касу |
| «Відзвітовано» | Суми проведених авансових звітів |
| «Кінцевий залишок» | Стан розрахунків на кінець періоду, знак той самий, що й у початковому залишку |
Рядок «Всього» виводить суми окремо за валютами (USD/UAH).
Фільтри і групування
Звіт має фільтр періоду та підзвітника і кілька перемикачів вигляду.
| Елемент | Що робить |
|---|---|
| «Період» | Часовий проміжок аналізу |
| «Підзвітник» | Один або кілька співробітників |
| «Групувати за» | «Підзвітники» або «Валюта» |
| «Деталізація по» | «Документи» або «Валюта» |
| «Показати третій рівень: Документи» | Показує назви й дати документів: авансових звітів, ордерів на видачу |
| «Валюта управлінського обліку» | Показує суми в основній валюті системи |
| «Пошук» над таблицею | Знаходить співробітника за прізвищем |
Приклад використання
Бухгалтер перевіряє розрахунки за 01.01.2026 – 15.07.2026.
- Іваненко Іван Іванович отримав під звіт 500,00 UAH на канцелярію («Видача підзвітних коштів № 2 від 13.03.2026»). Чеків немає, «Відзвітовано» 0, кінцевий залишок 500,00 UAH: співробітник винен компанії, потрібно нагадати про авансовий звіт.
- Петренко А.В. отримав 1 000,00 UAH і відзвітував на 1 000,00 UAH: залишок 0.
- Петров Іван Сергійович поїхав у відрядження за власні кошти й здав «Авансовий звіт № 1 від 07.01.2026» на 100,00 USD. У колонці «Відзвітовано» 100,00 USD, кінцевий залишок −100,00 USD: компанія винна співробітнику цю суму.
Закрити залишок можна: якщо співробітник винен, він повертає гроші в касу, а якщо винна компанія, вона виплачує йому суму.
Чому цифри не збігаються
Видані кошти не видно в звіті. Документ видачі (видатковий касовий ордер або платіжне доручення) має бути проведений, а в ньому має бути вказаний підзвітник. Перевірте дату документа й фільтр «Період».
Авансовий звіт не зменшив борг. Авансовий звіт має бути проведений. Непроведений звіт у таблицю не потрапляє.
Початковий залишок не збігається з минулим періодом. Якщо підзвітні кошти видавали до переходу на Bimp, внесіть їх як початкові залишки: Початкові залишки: підзвітні особи.
Суми різних валют не додаються. Увімкніть «Валюта управлінського обліку», щоб побачити одну суму в основній валюті.
Часті питання
Як у звіті побачити, хто з співробітників не відзвітував за видані кошти?
Відкрийте звіт за потрібний період і знайдіть підзвітників з додатним кінцевим залишком: це сума, видана під звіт, але не підтверджена авансовим звітом або поверненням у касу.
Що означає від'ємний кінцевий залишок у звіті по підзвітниках?
Це борг компанії перед співробітником. Наприклад, співробітник витратив власні 100 USD на відрядження і здав авансовий звіт, а гроші під звіт не отримував: залишок буде −100 USD.
Коли дані потрапляють у звіт?
Автоматично після проведення касових чи банківських документів видачі коштів під звіт (видатковий касовий ордер, платіжне доручення) та авансових звітів.