Підзвітні кошти: заявка, видача, повернення

Як працюють підзвітні кошти в Bimp

Підзвітні кошти — це гроші, які компанія видає співробітнику (підзвітній особі) на конкретні потреби: відрядження, закупівлю матеріалів чи господарських товарів. Процес складається з кроків:

1. Заявка на видачу коштів (необов’язково) — запит на кошти.
2. Видача підзвітних коштів — гроші передаються співробітнику, виникає його борг перед компанією.
3. Авансовий звіт — співробітник підтверджує витрати документами: Авансовий звіт.
4. Повернення підзвітних коштів — співробітник повертає невикористаний залишок у касу.

Стан розрахунків видно у звіті Взаєморозрахунки з підзвітними особами.

Як створити заявку на видачу коштів

Заявка на видачу коштів — внутрішній документ, яким офіційно запитують кошти з каси чи рахунку для поточних потреб.

1. Відкрийте Фінанси → Заявка на витрату коштів і натисніть Створити.
2. Заповніть «Коментар» (радимо вказати мету видачі), «Відповідального менеджера», «Номер документа» (автоматично або свій) і «Дату створення».
3. Вкажіть «Суму коштів» і «Ціль видачі» — на що саме вони будуть використані.
4. Оберіть «Тип взаєморозрахунків»: «Безготівковий» або «Готівка». Для готівки з’явиться «Тип готівки» — «Каса» або «Карта».
5. Вкажіть рахунок чи касу, з якої видаватимуть кошти, і збережіть.


Як видати кошти під звіт

Видачу оформлює документ «Видача підзвітних коштів».

1. Відкрийте Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами, натисніть Створити і оберіть Видача підзвітних коштів.

   Створити видачу можна і із закупівель: у Закупівлі → Замовлення постачальникам наведіть курсор на потрібне замовлення і в контекстному меню оберіть «Видача підзвітних коштів», або відкрийте замовлення, натисніть Створити на основі і оберіть цей документ.

2. Заповніть «Коментар» (необов’язково), «Автора», «Відповідального», «Номер документа» і «Дату створення».

3. У полі «Підзвітний» оберіть співробітника, якому видаєте кошти.

4. За потреби вкажіть «Напрям діяльності» і «Проєкт». Стаття витрат і організація підтягуються автоматично, їх можна змінити.

5. У блоці «Оплата» вкажіть «Тип готівки» (Каса чи Карта), «Касу» або картку організації, з якої видаються гроші, і «Суму».

6. На вкладці «Розподіл видачі підзвітних коштів» натисніть Додати і внесіть деталі: «Напрям діяльності», «Проєкт», «Суму» і «Коментар».

7. Збережіть документ.

Як оформити повернення підзвітних коштів

Повернення оформлюють документом «Повернення підзвітних коштів», коли співробітник віддає невикористаний залишок. Створюється він з того самого місця — Фінанси → Розрахунки з підзвітними особами → Створити → Повернення підзвітних коштів. Форма майже збігається з видачею, відрізняється лише назва: у блоці «Оплата» вкажіть касу чи картку, на яку повертаються гроші.

Що відбувається після видачі

Після видачі співробітник отримує борг перед компанією на суму документа, а залишок каси зменшується. Борг закривається авансовим звітом (підтвердження витрат) або поверненням грошей. Якщо підзвітні кошти були видані до початку роботи в Bimp, їх вносять як початкові залишки — див. Початкові залишки: підзвітні особи.