Ewidencja materiałów powierzonych w szwalni: 1 200 m cudzej tkaniny i zero złotych w koszcie

Firma jest fikcyjna. Każde działanie w Bimp to prawdziwa funkcja produktu.

Ewidencja materiałów powierzonych w szwalni opiera się w Bimp na jednej fladze. Tkaninę zleceniodawcy przyjmuje się z oznaczeniem „Processing” (przerób), cena zostaje zerowa, a koszt własnych wyrobów liczy się bez cudzych metrów. Poniżej umowna szwalnia przechodzi tę drogę od przyjęcia 1 200 metrów do zwrotu marce reszty 66 metrów.

Marka dzwoni w piątek i pyta, ile jej tkaniny zostało po uszyciu partii bluz. Magazynier otwiera zeszyt, potem idzie mierzyć rolki. Liczby rozjeżdżają się o 40 metrów, a spór o nie trwa do następnego zlecenia.

Jak prowadzić ewidencję materiałów powierzonych w szwalni, jeśli magazyn jest jeden?

„Nitka Plus” (firma umowna) to szwalnia na 30 osób. Dla pięciu marek szyje z ich tkaniny, a do tego wypuszcza własną linię odzieży basic ze swojej. Tkanina wszystkich sześciu właścicieli leży w jednym magazynie.

Cudze metry magazynier prowadzi w zeszycie, własne przepuszcza przez system. Cierpią na tym dwie rzeczy. Marka dostaje rozbieżność w stanie, bo zeszyt liczy inaczej niż rolki. A koszt własnej linii się zniekształca, bo cudza tkanina bez ceny wpadła na tę samą pozycję co własna.

Oto jak to wygląda w liczbach. W magazynie leży 1 000 m własnej tkaniny po 25 PLN i 1 200 m powierzonej po zerze. Średnia cena metra wychodzi 25 × 1 000 / 2 200 = 11,36 PLN. Własna bluza zużywa 1,89 m tkaniny (norma 1,8 m plus 5% strat), więc tkanina w jej koszcie jest wyceniona na 21,48 PLN zamiast 47,25 PLN. Księgowa widzi marżę, której nie ma.

Jak przyjąć tkaninę marki, żeby zera nie wymieszały się z cenami?

Przyjęcie tkaniny powierzonej robi się z flagą „Processing”. W „Supplier order” (zamówienie do dostawcy) i „Goods receipt” (przyjęcie towaru) zdejmuje ona zakaz zerowej ceny, a dla przyjętych towarów automatycznie powstają partie o koszcie 0,00 PLN (Production overview, Goods receipt, Release 122).

W szwalni „Nitka Plus” marka przekazała 1 200 m. Przyjęcie wystawiono bez cen i 1 200 m trafiło do magazynu partiami o zerowej wartości. Zobowiązanie wobec marki za tkaninę nie powstaje: operacje z „Processing” nie zmieniają salda z kontrahentem (Release 122; od wydania 123 zera są dozwolone też w „Customer order” i w sprzedaży, Release 123).

Jak zapisać normę tkaniny ze stratami?

Specyfikacja wyrobu opisuje, ile czego potrzeba. Dla bluzy to tkanina marki z normą 1,8 m i stratą 5%, własne dodatki za 2 PLN i dwa etapy: „Cutting” (krojenie) ze stawką 0,60 PLN i „Sewing” (szycie) ze stawką 4,20 PLN. Strata 5% oznacza, że na wyrób planuje się 1,8 × 1,05 = 1,89 m (Specifications).

Kierownik tworzy „Production order” (zlecenie produkcyjne) na 600 wyrobów z typem „Own processing”. Ten typ zdejmuje blokadę zerowego kosztu materiałów, a tkaninę marki można zarezerwować pod zlecenie. Rezerwa przypisuje metry do konkretnego zlecenia, więc nie pójdą na inną partię (Production order, Reserve materials).

Zapotrzebowanie na tkaninę dla zlecenia to 600 × 1,8 × 1,05 = 1 134 m. Z 1 200 przekazanych metrów w rezerwie jest 1 134, wolne zostaje 66.

Co dzieje się w „Assembly” i przy płacy akordowej?

Na podstawie zlecenia zatwierdza się „Assembly” (dokument wytworzenia wyrobu) (Assembly). Tkanina jest rozchodowana z zerowej partii, gotowe wyroby wchodzą na magazyn. Jeśli faktycznie poszło więcej niż norma, ilość poprawia się w samym dokumencie. Powiedzmy, że szwalnia zużyła 1 140 m zamiast 1 134, wtedy reszta dla marki to 60 m.

Szwaczkom płacę akordową nalicza osobny dokument „Piecework pay” na podstawie zatwierdzonego „Assembly”, a kwota trafia do kosztu wyrobów (Piecework scenarios). Za wyrób to 0,60 + 4,20 = 4,80 PLN, za partię 600 × 4,80 = 2 880 PLN. Dodatki na partię kosztują 600 × 2 = 1 200 PLN. Koszty pośrednie szwalni (czynsz, prąd) rozlicza dokument „Cost allocation” (Cost allocation). Niech na 600 wyrobów przypadnie 540 PLN, czyli 0,90 PLN na wyrób.

Zestawienie partii dla marki wygląda tak:

Koszt uszycia jednego wyrobu z tkaniny marki to 2,00 + 4,80 + 0,90 = 7,70 PLN. Partia kosztuje szwalnię 1 200 + 2 880 + 540 = 4 620 PLN. Tkaniny w tej kwocie nie ma, bo jest cudza.

Jak zwrócić marce resztę i uzgodnić liczby?

Resztę zwraca się dokumentem „Supplier return” (zwrot do dostawcy). Tworzy się go na podstawie przyjęcia, a flaga „Processing” jest dziedziczona: surowiec jest rozchodowany po zerowym koszcie (Supplier return). Szwalnia wydaje marce 66 m, marka widzi w swoich zapisach 1 200 - 1 134 = 66 i rozbieżności nie ma.

Co sprawdzić przed uruchomieniem takiego schematu?

Pierwszy punkt to flaga „Processing” w zamówieniu do dostawcy i w przyjęciu: bez niej system nie przyjmie zerowej ceny. Drugi to typ produkcji w „Production order” i „Assembly”, który musi być „Own processing”, bo inaczej materiały o zerowej wartości są zablokowane. Trzeci to norma i procent strat w specyfikacji: z nich liczy się rezerwa i one decydują, ile metrów zostanie marce. Czwarty to termin zwrotu. Resztę najlepiej zwrócić zaraz po zamknięciu zlecenia, póki rolki leżą w szwalni i można je porównać z liczbą w systemie.

Co właściciel widzi w raportach, opisano niżej.

Co właściciel widzi w raportach?

Raport „Stock Movement” trzyma tkaninę marki według partii. Dla zlecenia wygląda to tak: przyjęcie 1 200 m, rozchód w „Assembly” 1 134 m, stan końcowy przed zwrotem 66 m, po zwrocie 0 (Stock Movement report). Filtr po numerze partii pokazuje ruch samej tkaniny powierzonej i nie miesza jej z własną.

Raport „Cost of Produced Goods” stawia obok siebie plan ze specyfikacji i fakt wytworzenia (Cost of Produced Goods report). Teraz własna linia liczy się rzetelnie. Na 400 bluz idzie 400 × 1,89 = 756 m własnej tkaniny po 25 PLN, czyli 18 900 PLN. Dodajemy dodatki 400 × 2 = 800, płacę akordową 400 × 4,80 = 1 920 i koszty pośrednie 400 × 0,90 = 360. Razem 21 980 PLN, na wyrób 21 980 / 400 = 54,95 PLN.

Co to daje szwalni?

W szwalni jest pięć marek i każda przekazuje tkaninę własnym przyjęciem. Dlatego magazynier nie prowadzi już zeszytu: odpowiedź na pytanie „ile zostało” bierze się z dokumentów i raportu. Przed zamknięciem zlecenia kierownik widzi, czy ilość do zwrotu zgadza się ze stanem magazynu, a piątkowy telefon od marki zajmuje minutę.

Marka dostaje resztę razem z dokumentem. Spór o 40 metrów zamyka raport według partii.

Właściciel widzi marżę własnej linii taką, jaka jest: 38,3%. Przy zmieszanej cenie tkaniny wychodziło 67,2%. Decyzję o cenie bluzy podejmuje już na podstawie właściwej liczby. Każdej z pięciu marek szwalnia pokazuje, ile metrów poszło, ile zostało i ile kosztuje uszycie jednego wyrobu bez tkaniny.

O tym, jak prowadzić ewidencję materiałów powierzonych szerzej, przeczytają Państwo w artykule Przerób materiałów powierzonych: jak prowadzić ewidencję u przerabiającego. Strona Zarządzanie magazynem opisuje możliwości magazynowe Bimp szerzej.

Granice scenariusza

Scenariusz obejmuje ewidencję tkaniny zleceniodawcy, normę ze stratami, wytworzenie, płacę akordową i zwrot reszty. Jak wystawić marce fakturę za usługę uszycia (cenę za wyrób), tu nie omawiamy. Jeśli w magazynie leżą i powierzone, i własne metry tej samej tkaniny, wynik rozchodu zależy od metody wyceny w ustawieniach firmy, więc sprawdźcie to na bazie demo. Nazwy przycisków i pole typu produkcji w części artykułów pomocy mają status weryfikacji, więc porównajcie je ze swoją wersją. Bimp to chmurowy ERP dla producentów, tworzony na Ukrainie, a wszystkie liczby w tym przypadku są umowne.

Często zadawane pytania