Закупівля від замовлення до оплати: огляд процесу

Що таке процес закупівлі в Bimp

Процес закупівлі в Bimp — це послідовність пов’язаних документів: домовленість із постачальником, отримання товару чи послуги, оплата, повернення. Наступний документ створюють на підставі попереднього, і він бере з нього постачальника, договір, позиції та ціни. Усі статті розділу зібрано на сторінці «Закупівлі».

Базовий ланцюжок:

1. Замовлення постачальнику — що, скільки, за якою ціною і коли має надійти.
2. Надходження товарів і послуг — факт отримання: товар на склад, борг перед постачальником.
3. Оплата постачальнику — гроші йдуть із рахунку чи каси, борг закривається.
4. Повернення товарів постачальнику і повернення коштів від постачальника — якщо товар повертають.

Перед початком потрібні постачальник і договір. Закупівельні документи — у розділі Закупки: вкладки «Замовлення постачальникам», «Надходження товарів», «Повернення постачальникам», «Оплата постачальникам», «Планування закупок».

Що відбувається на кожному кроці

Кожен документ змінює свою частину обліку: очікувану поставку, склад або борг.

Крок	Документ	Склад	Борг перед постачальником	Гроші
0	Планування закупок (звіт)	не змінюється	не виникає	не змінюються
1	Замовлення постачальнику	залишок не змінюється; кількість враховується як очікувана поставка	не виникає	очікувана оплата в платіжному календарі (якщо відмічено)
2	Надходження товарів, послуг	товар оприбутковується, формується собівартість; витрати за послугами потрапляють у фінансовий результат	виникає на суму надходження	не змінюються
3	Оплата постачальнику	не змінюється	зменшується (або виникає аванс при переплаті)	витрачаються з рахунку чи каси
4	Повернення товарів постачальнику	товар списується зі складу	зменшується	не змінюються
5	Повернення коштів від постачальника	не змінюється	оновлюються взаєморозрахунки	кошти повертаються на рахунок

Крок 1. Замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику фіксує умови закупівлі: постачальника, договір і валюту, склад, позиції, ціни, дату поставки та графік оплат. Його створюють у розділі Закупки, із замовлення покупця (кнопка Створити на підставі) або за результатами звіту планування закупівель. Докладно: Замовлення постачальнику.

• Позиції можна завантажити з Excel: Завантаження позицій з Excel.
• Для закупівлі в іншій валюті обирають валютний договір: Закупівля в іноземній валюті.
• Для оренди, комунальних послуг, пального і витрат на собівартість використовують послуги: Закупівля послуг.
• Правильний розрахунок ПДВ у документі: ПДВ у замовленні постачальнику.

Крок 2. Надходження товарів і послуг

Надходження фіксує факт отримання товару чи послуги. Саме воно збільшує залишок на складі, формує собівартість партії і створює борг перед постачальником. Його створюють кнопкою Створити на підставі із замовлення постачальнику: позиції та ціни переносяться автоматично, а значення колонки «Номенклатура постачальника» потрапляє в партії. Докладно: Надходження товарів і послуг.

Додаткові сценарії:

• облік за серійними номерами: Надходження з серійними номерами;
• доставка, мито та інші витрати, що збільшують собівартість: Додаткові витрати на надходження;
• імпорт із митним оформленням: Імпорт і ВТД.

Крок 3. Оплата постачальнику

Оплата постачальнику фіксує, що ви заплатили, і зменшує борг. Її створюють із замовлення постачальнику або в розділі Закупки, вкладка «Оплата постачальникам». Оплачуйте по конкретному замовленню, за яким оформлено надходження: тоді борг закривається коректно, а взаєморозрахунки в звітах збігаються. Докладно: Оплата постачальнику.

Крок 4. Повернення

Повернення скасовує закупівлю повністю або частково і складається з двох документів: повернення товарів постачальнику (товар залишає склад, борг зменшується) і повернення коштів від постачальника (гроші повертаються на рахунок). Якщо ви вже заплатили за товар і повернули його, потрібні обидва документи.

Як планувати закупівлі

Планування закупівель підказує, що і скільки замовити. Звіт Закупки → Планування закупок порівнює мінімальний залишок, резерви, швидкість попиту та очікувані поставки й показує потребу в колонці «Необхідно закупити». Параметри задають у картці товару. Докладно: Планування закупівель.

Щоб назви товарів у документах збігалися з прайсами постачальників, заповніть номенклатуру постачальника.

Типові сценарії

Ситуація	Які документи створити
Передоплата, потім поставка	замовлення постачальнику → оплата → надходження
Поставка з відстрочкою	замовлення → надходження → оплата в строк із поля «Відтермінування»
Оплата частинами	замовлення → кілька оплат → надходження
Закупівля під замовлення покупця	із замовлення покупця Створити на підставі → Замовлення постачальнику → надходження → продаж
Закупівля в іноземній валюті	замовлення з валютним договором → оплата у валюті → надходження
Оренда, послуги, пальне	замовлення з послугою → оплата → надходження (акт)
Бракований товар	повернення товарів постачальнику → повернення коштів, якщо було оплачено