Закупівля послуг: оренда, пальне і витрати на собівартість

Куди потрапляє витрата на послугу

Витрата на куплену послугу потрапляє туди, куди вказує поле «Рахунок обліку витрат» (стаття витрат) у картці послуги. Залежно від групи статті є два сценарії:

Група статті витрат	Куди потрапляє витрата	Приклади
Адміністративні, витрати на збут, загальновиробничі	у фінансовий результат (звіт про прибутки й збитки) у місяці надходження	оренда офісу, зв’язок, охорона, реклама, паливо
«Собівартість» (зокрема «Незавершене виробництво»)	накопичується окремо й не зменшує прибуток, доки не розподілена на конкретний продаж, замовлення чи випуск	послуги субпідрядника, участь у тендері

Для обох сценаріїв ланцюжок документів однаковий: замовлення постачальнику → надходження (акт, що відображає витрату) → оплата постачальнику. Оплата й визнання витрат — окремі події: оплата змінює рух грошей, надходження — фінансовий результат. Весь процес закупівлі від замовлення до оплати зібрано в одній статті.

Як налаштувати послугу для витрат періоду

Послугу для оренди, комунальних, зв’язку чи пального налаштовують у довіднику номенклатури.

1. Відкрийте довідник номенклатур і створіть або відкрийте картку послуги, наприклад «Оренда офісу» (тип «Послуга»).
2. На вкладці «Рахунки обліку» у полі «Стаття витрат» (в інтерфейсі також «Рахунок обліку витрат») оберіть статтю з однієї з груп:
   • «Адміністративні витрати» — оренда офісу, зв’язок, охорона;
   • «Витрати на збут» — реклама, оренда шоуруму;
   • «Загальновиробничі витрати» — оренда цеху, комунальні виробництва.
3. Збережіть картку.

Як оформити оренду чи комунальні послуги

Оренду оформлюють замовленням постачальнику з послугою, оплатою та надходженням, які можуть бути в різні місяці.

Приклад. Компанія «АйТі-Софт» орендує офіс за 20 000 грн на місяць. Бухгалтер платить 28 грудня за січень. Якщо відразу списати витрату, прибуток грудня занизиться, а січня завищиться. Тому оплата йде в грудні, а витрата визнається в січні.

1. Відкрийте Закупки → Замовлення постачальникам і натисніть Створити.
2. Оберіть постачальника (орендодавця чи провайдера), договір і дати.
3. На вкладці «Товари, послуги» додайте послугу: «Кількість» 1, «Ціна» 20 000 грн. Перевірте «Стаття витрат» у рядку — зазвичай вона підтягується з картки.
4. Збережіть замовлення.
5. Для оплати створіть на підставі замовлення оплату постачальнику (28 грудня). Гроші підуть з рахунку, але прибуток грудня не зміниться.
6. Коли настане період витрат (наприклад, останній день місяця оренди) або надійде акт, створіть на підставі замовлення «Надходження». Саме воно запише витрату у фінансовий результат того місяця, датою якого проведене.

Інші способи фіксувати витрати періоду: Витрати періоду, податки та інші витрати.

Як вести облік палива

Паливо обліковують як послугу (рекомендовано) або як товар.

Спосіб	Коли підходить	Що відбувається
Як послуга	потрібно, щоб витрата одразу потрапила у звіти	сума після надходження потрапляє у витрати; додаткових списань немає
Як товар	треба бачити залишок літрів чи талонів на балансі до використання	після надходження паливо на складі; для витрат потрібен окремий документ «Списання»

Приклад. Кур’єрська компанія з 5 авто раніше прибутковувала бензин як товар, а водії не звітували про використання. У складі «висіли» тонни палива, а прибуток був завищений. Після переходу на облік «як послуга» витрата з’являється в день заправки.

Налаштування методу «Як послуга»:

1. Створіть номенклатуру з типом «Послуга» і назвою, наприклад, «Дизельне пальне».

2. У полі «Рахунок обліку витрат» оберіть статтю з групи витрат залежно від призначення транспорту: адміністративні, маркетингові чи виробничі. Наприклад: група «Адміністративні витрати» → стаття «Транспортні витрати» → підстаття «Паливо».

   

3. Коли водій заправився або куплено талони, створіть «Замовлення постачальнику», а на його підставі «Надходження товарів». У момент проведення сума потрапляє у звіти «Витрати» та «Доходи і витрати», а борг перед АЗС збільшується у звіті «Взаєморозрахунки з постачальником».

4. Коли розраховуєтесь, створіть оплату постачальнику.

Як купити послугу на собівартість

Витрати на собівартість майбутнього продажу накопичують окремо, щоб не спотворити прибуток поточного місяця. Це корисно, коли ви платите зараз, а виручку отримаєте через місяці.

Приклад. Агенція «CreativePro» бере участь у тендері на івент. Підрядник виготовляє 3D-візуалізацію сцени за 10 000 грн. Сам івент відбудеться за два місяці. Витрати потрібно зафіксувати зараз, але віднести до собівартості івенту лише після продажу.

1. У картці послуги («Послуги підрядника», «Участь у тендері») у полі «Рахунок обліку витрат» оберіть статтю з групи Собівартість. Зазвичай це системна стаття «Незавершене виробництво» або створена вами стаття типу «Собівартість».
2. Створіть замовлення постачальнику: Закупки → Замовлення постачальникам → Створити, оберіть субпідрядника, додайте послугу й вартість. Перевірте, що в рядку підтягнулась саме стаття групи «Собівартість». Якщо там стоять адміністративні витрати, накопичення не відбудеться, і витрати спишуться одразу.
3. На підставі замовлення створіть «Надходження» (акт виконаних робіт від постачальника). Після проведення:
   • з’являється борг перед постачальником;
   • прибуток поточного місяця не зменшується;
   • сума потрапляє у звіт «Накопичені витрати» і чекає розподілу на конкретний об’єкт.
4. Щоб перевірити накопичене, відкрийте Звіти і звіт «Накопичені витрати»: там послуги, куплені, але ще не включені в собівартість.
5. Щоб віднести суму на конкретний товар, послугу, замовлення покупця чи випуск продукції, створіть документ «Розподіл витрат» — див. Розподіл непрямих витрат на собівартість і Накопичення витрат.