Продаж від замовлення до оплати: огляд процесу

Що таке процес продажу в Bimp

Процес продажу в Bimp — це послідовність пов’язаних документів, кожен з яких відповідає за свою частину угоди: домовленість і резерв, гроші, відвантаження, повернення. Документи не дублюють один одного: наступний створюється на підставі попереднього і бере з нього покупця, договір, позиції й ціни. Усі статті розділу зібрано на сторінці «Продажі».

Базовий ланцюжок:

1. Замовлення покупця — домовленість, рахунок на оплату, резерв товару.
2. Оплата від покупця — надходження коштів, закриття боргу.
3. Продаж товарів, послуг (для послуг — акт виконаних робіт) — факт відвантаження, списання зі складу, виручка і борг клієнта.
4. Повернення товару від покупця і повернення коштів — якщо клієнт відмовився від покупки.

Окремого документа «Рахунок» у Bimp немає: рахунок на оплату — це друкована форма замовлення покупця, див. Друк рахунку, видаткової накладної та експорт в Excel.

Що відбувається на кожному кроці

Кожен документ змінює свою частину обліку: резерв, борг або склад. Таблиця показує, що саме.

Крок	Документ	Резерв	Склад	Борг клієнта	Гроші
1	Замовлення покупця	товар із колонки «Резерв» резервується	залишок не змінюється, зменшується вільний залишок	не виникає	очікувана оплата в платіжному календарі (якщо відмічено)
2	Оплата від покупця	не змінюється	не змінюється	зменшується (або виникає аванс при переплаті)	надходять на рахунок чи в касу
3	Продаж товарів, послуг / акт	резерв списується	товар списується зі складу	виникає: клієнт винен суму продажу	не змінюються
4	Повернення товару	—	товар повертається на склад	зменшується на суму повернення	не змінюються
4	Повернення коштів	—	—	оновлюються взаєморозрахунки	кошти виплачуються клієнту
5	Закриття замовлення (статус «Завершено»)	знімається, якщо залишився	—	—	—

Крок 1. Замовлення покупця: домовленість, рахунок і резерв

Замовлення покупця фіксує, що клієнт хоче купити, за якою ціною і з якого складу. Після збереження воно отримує статус «Новий».

• Резерв. Кількість у колонці «Резерв» не потрапляє у вільний залишок, тож інший менеджер не продасть той самий товар. «Кількість днів резерву» обмежує строк; 0 означає безстроковий резерв. Докладно: Резервування товарів.
• Рахунок. Друкована форма замовлення — рахунок для клієнта.
• Склад не рухається. Товар лишається фізично на складі, поки не створено продаж.

Якщо товару немає на складі, замовлення все одно можна створити — див. Продаж товару, якого немає на складі. Знижки й ціни задаються в замовленні. Склад можна підставляти автоматично: Автовибір складу за напрямом діяльності.

Крок 2. Оплата від покупця: гроші й борг

Оплата від покупця фіксує, що клієнт заплатив, і закриває його борг за замовленнями. Документ створюють з рядка замовлення (іконка Оплата від покупця), з розділу Продажі → Оплата або з Фінанси → Взаєморозрахунки з контрагентами.

• Одну оплату можна розподілити між кількома замовленнями; сума, що перевищує борг, стає авансом по договору. Див. Оплата від покупця, аванси та переплати.
• На одне замовлення можна створити кілька оплат — наприклад, коли клієнт платить частинами.
• Оплата не списує товар зі складу і не знімає резерв: вона впливає лише на розрахунки.
• Оплата в іншій валюті чи на кілька замовлень у різних валютах: Одна оплата на кілька замовлень у різних валютах.

Оплату можна оформити і до відвантаження (передоплата), і після нього. Порядок кроків 2 і 3 залежить від умов угоди.

Крок 3. Відвантаження: продаж товарів, послуг

Документ «Продаж товарів, послуг» — факт відвантаження товару або надання послуги. Саме він списує товар зі складу, фіксує виручку й дебіторську заборгованість клієнта. Без нього товар лишається на балансі компанії, навіть якщо його вже передали клієнту.

• Створюють його кнопкою Створити на підставі в замовленні або іконкою продажу в рядку замовлення; позиції, ціни й розгорнутий опис переносяться автоматично.
• Для часткового відвантаження змініть кількість у документі: на одне замовлення можна створити кілька продажів.
• Для послуг той самий документ оформлює надання послуги; друкована форма — «Акт виконаних робіт». Дата документа має дорівнювати даті надання послуги, майбутньою датою його не створити. Див. Акт виконаних робіт.
• Збір замовлення зі сканером: Збирання замовлення сканером.

Після продажу з’являється борг клієнта (якщо оплата ще не надійшла) або він закривається раніше внесеною оплатою. Видно його у звіті «Взаєморозрахунки з покупцями»; продаж потрапляє у звіт «Продажі» (Звіт «Продажі»).

Крок 4. Повернення: товар і гроші

Повернення скасовує продаж повністю або частково і складається з двох окремих документів.

Що повертається	Документ	Що змінює
Товар	Повернення товару від покупця — створюється з вкладки Продажі → Повернення, позиції підтягуються з продажу	товар повертається на склад, зменшується борг клієнта
Гроші	Повернення коштів покупцю — з вкладки «Повернення» або з Фінанси → Розрахунки з контрагентами	кошти виплачуються клієнту, оновлюються взаєморозрахунки

Якщо клієнт уже заплатив і повернув товар, потрібні обидва документи: інакше каса показуватиме гроші, яких фактично вже немає. Для повернення конкретної серії з проданої партії є окрема інструкція: Повернення конкретної серії.

Крок 5. Закриття замовлення

Замовлення закривають, коли товар відвантажено (послугу надано) і гроші отримано. Для цього змініть його статус на «Завершено» (або інший статус із увімкненим перемикачем «Закрите замовлення»): резерв, що залишився, знімається, а замовлення потрапляє в архів і приховується зі списку. Щоб побачити архів, натисніть Архів над списком замовлень. Статуси й автоматичне зняття резерву описано в статті Статуси замовлення.

Як документи пов’язані між собою

Документи ланцюжка зв’язує функція «Створити на підставі»: новий документ запам’ятовує, з якого створений, і бере з нього покупця, договір і позиції. Із замовлення покупця можна створити продаж, оплату від покупця, замовлення постачальнику (якщо товару не вистачає) і переміщення запасів; список доступних документів залежить від типу поточного. Докладніше: Створення документа на підставі.

Побачити весь ланцюжок можна на вкладці «Зв’язки» замовлення покупця: це дерево пов’язаних документів. Над деревом є кнопки «Розгорнути всі», «Згорнути всі», «Оновити» і поле «Пошук» за номером документа чи контрагентом. Якщо ви щойно створили документ в іншій вкладці, натисніть «Оновити».


Приклад. Менеджер відкриває замовлення на 12 400 грн і на вкладці «Зв’язки» бачить оплату від покупця та замовлення постачальнику, але не бачить документа «Продаж товарів, послуг». Висновок: гроші надійшли, товар замовили в постачальника, а клієнту ще не відвантажили. Див. Вкладка «Зв’язки».

Типові сценарії

Ситуація	Які документи створити
Передоплата, потім відвантаження	замовлення → оплата → продаж
Відвантаження з відстрочкою	замовлення → продаж → оплата після відстрочки
Оплата частинами	замовлення → кілька оплат (різні суми) → продаж
Послуга	замовлення → продаж із друком «Акт виконаних робіт» → оплата
Товару немає на складі	замовлення → замовлення постачальнику на підставі замовлення → після надходження продаж
Клієнт повернув товар після оплати	повернення товару від покупця → повернення коштів покупцю
Клієнт відмовився до відвантаження	зміна статусу замовлення на скасований (знімає резерв); якщо вже була оплата — повернення коштів

Додаткові можливості

• Масовий друк документів і ТТН: Масовий друк документів, Друк ТТН (форма 1-ТН).
• Експортні документи: Проформа-інвойс і пакувальний лист.
• Планування цілей продажів на період: План продажів.
• Продаж без власного складу: Дропшипінг і прайс комісіонера.